Рассказываем о приказах о приеме на работу, о переводе, о предоставлении отпуска: почему их можно не издавать; что нужно взвесить и на что обратить внимание, чтобы понять, как лучше действовать вашей организации – продолжить их оформлять или отказаться. Аналогично рассматриваем и ряд других кадровых документов.
За последнее время в трудовом законодательстве появилось много новых требований, которые адресованы работодателям. Но некоторые процессы, хотя и немного, упростились – в основном это касается рядовых кадровых процедур.
Приказ о приеме на работу
С 22 ноября 2021 г. была изменена ст. 68 ТК РФ, а именно – отменили правило об оформлении приема на работу приказом. Теперь принятие человека в штат подтверждается непосредственно трудовым договором с подписями сторон – рукописными или электронными (если в компании внедрен кадровый электронный документооборот).
Фрагмент документа
Статья 68 «Оформление приема на работу» Трудового кодекса РФ
Прием на работу оформляется трудовым договором. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Таким образом, приказ о приеме на работу составлять больше не обязательно, но компания имеет право продолжить это делать, если так выстроен документооборот и удобно его вести.
По сути, приказ – это формальность в рамках процесса, по которому многие просто привыкли работать. И мы рекомендуем клиентам отказываться от него (достаточно тщательнее формулировать трудовой договор). И вот почему:
- Во-первых, это упростит документооборот и избавит вас от лишних бумаг, которых и так немало. Если в компании в год принимается 100 и более сотрудников, представьте, сколько это сэкономит времени – руководителю и специалисту по кадрам.
- Во-вторых, этого документа нет в числе истребуемых при проверках, в частности, в чек-листах Государственной инспекции труда (ГИТ). Несмотря на мораторий на плановые проверки, ориентироваться с точки зрения рисков мы рекомендуем именно на чек-листы. Другими словами, рисков от отсутствия приказа у работодателей нет. Более того, если до 2021 г. в судебной практике встречались дела, где в числе доказательств трудовых отношений требовали и договор, и приказ, то начиная с 2022 г. мы не встречали ни одного спора, где роль играл именно приказ о приеме на работу. Работодатель / сотрудник (истец / ответчик) может предъявить его в суде, но он не будет играть роли при принятии решения.
- Наконец, мы рекомендуем не оформлять приказы и по следующей причине: чтобы между трудовым договором и приказом не было противоречий (например, в дате приема на работу). Если такое случится, то при конфликте у работника появляется весомый аргумент.
Обратите внимание: приказ об увольнении по-прежнему является обязательным для оформления, там указывается основание и дата увольнения, работник должен быть ознакомлен с ним под подпись.
Приказ о переводе
Несмотря на разные толкования на сей счет, приказ о переводе на другую работу никогда не значился в ТК РФ в числе обязательных. Также его нет и в числе обязательных в проверочных листах ГИТ. Поэтому издавать его или нет – работодатель определяет самостоятельно. Интересно, кстати, что Роструд в декабре 2021 г. подтвердил, что приказ не является обязательным, но все же порекомендовал его издавать, а в 2023 г. на сайте «Онлайнинспекция» вновь озвучил необязательность документа.
Однако есть нюанс:
- Да, ст. 72 ТК РФ ссылается на письменное соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора при переводе сотрудника на другую должность, в другое структурное подразделение. И этого документа будет вполне достаточно, если подписать его.
- Но ст. 72.1, 72.2 ТК РФ говорят о ситуациях (см. «!» далее), когда перевод возможен в одностороннем порядке – по инициативе работодателя (например, ремонтные работы при аварии, при простое). Этот перевод в любом случае надо оформлять, а значит, нужен будет приказ о переводе на другую работу (изменение трудовой функции и/или структурного подразделения).
Таким образом, для базовых случаев перевода приказ не нужен, а для экстренных ситуаций он может стать единственным доказательством.
Фрагмент документа
Статья 72 «Изменение определенных сторонами условий трудового договора» Трудового кодекса РФ
Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.
Фрагмент документа
Статья 72.1 «Перевод на другую работу» Трудового кодекса РФ
Фрагмент документа
Статья 72.2 «Временный перевод на другую работу» Трудового кодекса РФ
В этой связи можно согласиться с аргументом Роструда о том, что приказ нужен для упорядочивания документов. Если компании удобно издавать такие приказы, особенно если случаются ситуации с односторонним временным переводом, то приказы лучше продолжить издавать. Но если вы ратуете за уменьшение документооборота – от них можно и отказаться. Рисков работодатель также не несет. Просто в этом случае уделите больше внимания составлению соглашения о переводе с сотрудником – чтобы там были и новые обязанности (и/или подразделение), и дата перевода.
Здесь может возникнуть еще один вопрос – на какой документ-основание ссылаться в трудовой книжке в записи о переводе, если приказ не издается? Ведь именно на него прямо указывает порядок ведения трудовых книжек, утвержденный Минтрудом России. Ответ на этот вопрос уже дали на портале Роструда:
Фрагмент документа
Консультация на портале Роструда онлайнинспекция.рф (https://онлайнинспекция.рф/questions/view/160156)
Ответ:
Если работодатель не издал приказ о переводе работника на другую работу, то в трудовой книжке, по нашему мнению, следует указать дополнительное соглашение к трудовому договору и его реквизиты.
Правовое обоснование:
Согласно п. 9 Приложения № 2 к приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, о награждениях, предусмотренных настоящим Порядком, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней, а об увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Другие способы упростить документооборот
Об отмене обязательности других кадровых документов буквально в законодательстве не говорится. Но косвенно «под нож» могут пойти ряд других документов в связи с отменой необходимости применения госкомстатовских унифицированных форм первичных документов по учету кадров и некоторых кадровых процессов. В числе основных можно выделить:
-
личная карточка работника (форма № Т-2) и тому подобные документы;
-
служебное задание, отчет о выполненной в командировке работе и командировочное удостоверение (формы № Т-10, Т-10а);
-
приказ о предоставлении отпуска работнику(ам) (формы № Т-6, Т-6а).
Относительно приказа на отпуск уточним, что без него можно работать, только если полностью соблюдаются правила ТК РФ: наличие графика отпусков на год, уведомления об отпуске, оформление разделения отпуска на части. И если все работает по отлаженной схеме, приказы можно не издавать. Иначе же отсутствие приказа можно будет расценить как непредоставление отпуска сотруднику, а это серьезное нарушение, влекущее санкции.
И если тот или иной кадровый документ, который не признается трудовым законодательством в качестве обязательного, в компании не издается, но его условия прописаны в другом, с этим «можно жить».
При этом издавать отдельные локальные нормативные акты (ЛНА) по каждой из кадровых процедур тоже не обязательно. Например, вместо принятия отдельных Положений о служебных командировках и оплате труда (если система оплаты простая) можно внести соответствующие по содержанию разделы в Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Но мы не рекомендуем это делать – каждый кадровый процесс в компании лучше регулировать отдельным ЛНА. В случае изменений вам будет проще их внести, утвердить и ознакомить сотрудников.
Что касается оптимизации документооборота в целом, то мы рекомендуем подойти к вопросу с двух сторон:
- Первая – спросить, зачем нужен документ и какая норма закона его регулирует. Если цель неявная и закон об этом не говорит, возможно его не стоит создавать.
- Вторая – риски. Посмотрите проверочные листы ГИТ, которые являются базовым фактором при возможных штрафах, и оцените, на что может пожаловаться сотрудник при отсутствии документа. И помните, что всегда важен баланс. Для работодателя документальный фонд – основная линия защиты при получении претензий со стороны проверяющих или трудовом споре с работником. Если документ необязательный, но составлен грамотно, полностью коррелируется с ЛНА и иными организационно-распорядительными документами компании, он может стать важным элементом защиты. Поэтому надо задать еще один вопрос – не несет ли отсутствие документа новых рисков для организации.
