Top.Mail.Ru
Рассказываем о приказах о приеме на работу, о переводе, о предоставлении отпуска: почему их можно не издавать; что нужно взвесить и на что обратить внимание, чтобы понять, как лучше действовать вашей организации – продолжить их оформлять или отказаться. Аналогично рассматриваем и ряд других кадровых документов.

За последнее время в трудовом законодательстве появилось много новых требований, которые адресованы работодателям. Но некоторые процессы, хотя и немного, упростились – в основном это касается рядовых кадровых процедур.

Приказ о приеме на работу

С 22 ноября 2021 г. была изменена ст. 68 ТК РФ, а именно – отменили правило об оформлении приема на работу приказом. Теперь принятие человека в штат подтверждается непосредственно трудовым договором с подписями сторон – рукописными или электронными (если в компании внедрен кадровый электронный документооборот).

Фрагмент документа

Статья 68 «Оформление приема на работу» Трудового кодекса РФ

Прием на работу оформляется трудовым договором. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Таким образом, приказ о приеме на работу составлять больше не обязательно, но компания имеет право продолжить это делать, если так выстроен документооборот и удобно его вести.

По сути, приказ – это формальность в рамках процесса, по которому многие просто привыкли работать. И мы рекомендуем клиентам отказываться от него (достаточно тщательнее формулировать трудовой договор). И вот почему:

  • Во-первых, это упростит документооборот и избавит вас от лишних бумаг, которых и так немало. Если в компании в год принимается 100 и более сотрудников, представьте, сколько это сэкономит времени – руководителю и специалисту по кадрам.
  • Во-вторых, этого документа нет в числе истребуемых при проверках, в частности, в чек-листах Государственной инспекции труда (ГИТ). Несмотря на мораторий на плановые проверки, ориентироваться с точки зрения рисков мы рекомендуем именно на чек-листы. Другими словами, рисков от отсутствия приказа у работодателей нет. Более того, если до 2021 г. в судебной практике встречались дела, где в числе доказательств трудовых отношений требовали и договор, и приказ, то начиная с 2022 г. мы не встречали ни одного спора, где роль играл именно приказ о приеме на работу. Работодатель / сотрудник (истец / ответчик) может предъявить его в суде, но он не будет играть роли при принятии решения.
  • Наконец, мы рекомендуем не оформлять приказы и по следующей причине: чтобы между трудовым договором и приказом не было противоречий (например, в дате приема на работу). Если такое случится, то при конфликте у работника появляется весомый аргумент.

Обратите внимание: приказ об увольнении по-прежнему является обязательным для оформления, там указывается основание и дата увольнения, работник должен быть ознакомлен с ним под подпись.

Приказ о переводе

Несмотря на разные толкования на сей счет, приказ о переводе на другую работу никогда не значился в ТК РФ в числе обязательных1. Также его нет и в числе обязательных в проверочных листах ГИТ. Поэтому издавать его или нет – работодатель определяет самостоятельно. Интересно, кстати, что Роструд в декабре 2021 г. подтвердил, что приказ не является обязательным, но все же порекомендовал его издавать, а в 2023 г. на сайте «Онлайнинспекция» вновь озвучил необязательность документа.

Однако есть нюанс:

  • Да, ст. 72 ТК РФ ссылается на письменное соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора при переводе сотрудника на другую должность, в другое структурное подразделение. И этого документа будет вполне достаточно, если подписать его.
  • Но ст. 72.1, 72.2 ТК РФ говорят о ситуациях (см. «!» далее), когда перевод возможен в одностороннем порядке – по инициативе работодателя (например, ремонтные работы при аварии, при простое). Этот перевод в любом случае надо оформлять, а значит, нужен будет приказ о переводе на другую работу (изменение трудовой функции и/или структурного подразделения).

Таким образом, для базовых случаев перевода приказ не нужен, а для экстренных ситуаций он может стать единственным доказательством.

Фрагмент документа

Статья 72 «Изменение определенных сторонами условий трудового договора» Трудового кодекса РФ

Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

Фрагмент документа

Статья 72.1 «Перевод на другую работу» Трудового кодекса РФ

Фрагмент документа

Статья 72.2 «Временный перевод на другую работу» Трудового кодекса РФ

В этой связи можно согласиться с аргументом Роструда о том, что приказ нужен для упорядочивания документов. Если компании удобно издавать такие приказы, особенно если случаются ситуации с односторонним временным переводом, то приказы лучше продолжить издавать. Но если вы ратуете за уменьшение документооборота – от них можно и отказаться. Рисков работодатель также не несет. Просто в этом случае уделите больше внимания составлению соглашения о переводе с сотрудником – чтобы там были и новые обязанности (и/или подразделение), и дата перевода.

Здесь может возникнуть еще один вопрос – на какой документ-основание ссылаться в трудовой книжке в записи о переводе, если приказ не издается? Ведь именно на него прямо указывает порядок ведения трудовых книжек, утвержденный Минтрудом России. Ответ на этот вопрос уже дали на портале Роструда:

Фрагмент документа

Консультация на портале Роструда онлайнинспекция.рф (https://онлайнинспекция.рф/questions/view/160156)

Ответ:

Если работодатель не издал приказ о переводе работника на другую работу, то в трудовой книжке, по нашему мнению, следует указать дополнительное соглашение к трудовому договору и его реквизиты.

Правовое обоснование:

Согласно п. 9 Приложения № 2 к приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, о награждениях, предусмотренных настоящим Порядком, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней, а об увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Другие способы упростить документооборот

Об отмене обязательности других кадровых документов буквально в законодательстве не говорится. Но косвенно «под нож» могут пойти ряд других документов в связи с отменой необходимости применения госкомстатовских унифицированных форм первичных документов по учету кадров и некоторых кадровых процессов. В числе основных можно выделить:

  • личная карточка работника (форма № Т-2) и тому подобные документы;
  • служебное задание, отчет о выполненной в командировке работе и командировочное удостоверение (формы № Т-10, Т-10а)2;
  • приказ о предоставлении отпуска работнику(ам) (формы № Т-6, Т-6а).

Относительно приказа на отпуск уточним, что без него можно работать, только если полностью соблюдаются правила ТК РФ: наличие графика отпусков на год, уведомления об отпуске, оформление разделения отпуска на части. И если все работает по отлаженной схеме, приказы можно не издавать3. Иначе же отсутствие приказа можно будет расценить как непредоставление отпуска сотруднику, а это серьезное нарушение, влекущее санкции.

И если тот или иной кадровый документ, который не признается трудовым законодательством в качестве обязательного, в компании не издается, но его условия прописаны в другом, с этим «можно жить».

При этом издавать отдельные локальные нормативные акты (ЛНА) по каждой из кадровых процедур тоже не обязательно. Например, вместо принятия отдельных Положений о служебных командировках и оплате труда (если система оплаты простая) можно внести соответствующие по содержанию разделы в Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Но мы не рекомендуем это делать – каждый кадровый процесс в компании лучше регулировать отдельным ЛНА. В случае изменений вам будет проще их внести, утвердить и ознакомить сотрудников.

Что касается оптимизации документооборота в целом, то мы рекомендуем подойти к вопросу с двух сторон:

  • Первая – спросить, зачем нужен документ и какая норма закона его регулирует. Если цель неявная и закон об этом не говорит, возможно его не стоит создавать.
  • Вторая – риски. Посмотрите проверочные листы ГИТ, которые являются базовым фактором при возможных штрафах, и оцените, на что может пожаловаться сотрудник при отсутствии документа. И помните, что всегда важен баланс. Для работодателя документальный фонд – основная линия защиты при получении претензий со стороны проверяющих или трудовом споре с работником. Если документ необязательный, но составлен грамотно, полностью коррелируется с ЛНА и иными организационно-распорядительными документами компании, он может стать важным элементом защиты. Поэтому надо задать еще один вопрос – не несет ли отсутствие документа новых рисков для организации.

Сноски 3

  1. Прим. ред.: Однако до тех пор, пока не отменили с 01.01.2013 применение унифицированных форм по учету кадров (в т.ч. приказа о переводе на другую работу, о приеме на работу, о предоставлении отпуска и др.), утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, их применяли все работодатели в обязательном порядке. При этом само упоминание приказа о переводе на другую работу в ТК РФ встречается применительно к обязанности работодателя предоставить работнику копию такого приказа (естественно, при его наличии) по письменному заявлению работника в срок не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Вернуться назад
  2. С 08.01.2015 не нужно оформлять командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты о выполненной в ходе командировки работе (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Вернуться назад
  3. См. разъяснение на сайте онлайнинспекция.ру: https://онлайнинспекция.рф/questions/view/170671 Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Сроки хранения различных приказов

Отличаются ли приказы по основной деятельности и приказы по охране труда? Можно ли их хранить в одной папке с приказами по основной деятельности?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Можно ли знакомить в электронном виде с кадровым приказом и графиком отпусков?

Какие кадровые документы нельзя оформлять в электронном виде? Их перечень в ТК РФ конкретный и краткий. Какие условия важно соблюсти работодателю, чтобы перевести в электронный вид ознакомление с приказом о работе в выходной день, получение на это согласия у работника, полный цикл работы с графиком отпусков? Вопросы читателей стали поводом для этой статьи:

Ознакомление с приказами

С какими разновидностями приказов работодатель обязан ознакомить работника в силу требований ТК РФ и других нормативных правовых актов. А с какими не обязан, но это лучше сделать в интересах самого работодателя. Как можно закрепить эту обязанность во внутренних нормативных документах организации. Показаны варианты оформления ознакомления как в рукописном виде на бумажном документе, так и в электронном виде.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним

Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Приказ об увольнении: все тонкости оформления

В этом номере журнала читайте 1 часть статьи, чтобы узнать: какие формы приказа о прекращении трудового договора можно использовать? как разработать свою? какие статистические коды можно задействовать? когда рядом с полным наименованием работодателя надо указывать сокращенное? как можно сократить длинное наименование документа из унифицированной формы № Т-8 Госкомстата РФ «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнение)»? как правильно заполнять даты издания приказа, увольнения работника и его ознакомления с этим документом? как в форму № Т-8 Госкомстата РФ вписывать сведения о факте прекращения трудового договора и увольнении, как при этом понимать фразу «ненужное зачеркнуть»?