Какие кадровые приказы стали необязательны

За последнее время в трудовом законодательстве появилось много новых требований, которые адресованы работодателям. Но некоторые процессы, хотя и немного, упростились – в основном это касается рядовых кадровых процедур.

Приказ о приеме на работу

С 22 ноября 2021 г. была изменена ст. 68 ТК РФ, а именно – отменили правило об оформлении приема на работу приказом. Теперь принятие человека в штат подтверждается непосредственно трудовым договором с подписями сторон – рукописными или электронными (если в компании внедрен кадровый электронный документооборот).

Таким образом, приказ о приеме на работу составлять больше не обязательно, но компания имеет право продолжить это делать, если так выстроен документооборот и удобно его вести.

По сути, приказ – это формальность в рамках процесса, по которому многие просто привыкли работать. И мы рекомендуем клиентам отказываться от него (достаточно тщательнее формулировать трудовой договор). И вот почему:

• Во-первых, это упростит документооборот и избавит вас от лишних бумаг, которых и так немало. Если в компании в год принимается 100 и более сотрудников, представьте, сколько это сэкономит времени – руководителю и специалисту по кадрам.
• Во-вторых, этого документа нет в числе истребуемых при проверках, в частности, в чек-листах Государственной инспекции труда (ГИТ). Несмотря на мораторий на плановые проверки, ориентироваться с точки зрения рисков мы рекомендуем именно на чек-листы. Другими словами, рисков от отсутствия приказа у работодателей нет. Более того, если до 2021 г. в судебной практике встречались дела, где в числе доказательств трудовых отношений требовали и договор, и приказ, то начиная с 2022 г. мы не встречали ни одного спора, где роль играл именно приказ о приеме на работу. Работодатель / сотрудник (истец / ответчик) может предъявить его в суде, но он не будет играть роли при принятии решения.
• Наконец, мы рекомендуем не оформлять приказы и по следующей причине: чтобы между трудовым договором и приказом не было противоречий (например, в дате приема на работу). Если такое случится, то при конфликте у работника появляется весомый аргумент.

Обратите внимание: приказ об увольнении по-прежнему является обязательным для оформления, там указывается основание и дата увольнения, работник должен быть ознакомлен с ним под подпись.

Приказ о переводе

Несмотря на разные толкования на сей счет, приказ о переводе на другую работу никогда не значился в ТК РФ в числе обязательных¹. Также его нет и в числе обязательных в проверочных листах ГИТ. Поэтому издавать его или нет – работодатель определяет самостоятельно. Интересно, кстати, что Роструд в декабре 2021 г. подтвердил, что приказ не является обязательным, но все же порекомендовал его издавать, а в 2023 г. на сайте «Онлайнинспекция» вновь озвучил необязательность документа.

Однако есть нюанс:

• Да, ст. 72 ТК РФ ссылается на письменное соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора при переводе сотрудника на другую должность, в другое структурное подразделение. И этого документа будет вполне достаточно, если подписать его.
• Но ст. 72.1, 72.2 ТК РФ говорят о ситуациях (см. «!» далее), когда перевод возможен в одностороннем порядке – по инициативе работодателя (например, ремонтные работы при аварии, при простое). Этот перевод в любом случае надо оформлять, а значит, нужен будет приказ о переводе на другую работу (изменение трудовой функции и/или структурного подразделения).

Таким образом, для базовых случаев перевода приказ не нужен, а для экстренных ситуаций он может стать единственным доказательством.

В этой связи можно согласиться с аргументом Роструда о том, что приказ нужен для упорядочивания документов. Если компании удобно издавать такие приказы, особенно если случаются ситуации с односторонним временным переводом, то приказы лучше продолжить издавать. Но если вы ратуете за уменьшение документооборота – от них можно и отказаться. Рисков работодатель также не несет. Просто в этом случае уделите больше внимания составлению соглашения о переводе с сотрудником – чтобы там были и новые обязанности (и/или подразделение), и дата перевода.

Здесь может возникнуть еще один вопрос – на какой документ-основание ссылаться в трудовой книжке в записи о переводе, если приказ не издается? Ведь именно на него прямо указывает порядок ведения трудовых книжек, утвержденный Минтрудом России. Ответ на этот вопрос уже дали на портале Роструда:

Другие способы упростить документооборот

Об отмене обязательности других кадровых документов буквально в законодательстве не говорится. Но косвенно «под нож» могут пойти ряд других документов в связи с отменой необходимости применения госкомстатовских унифицированных форм первичных документов по учету кадров и некоторых кадровых процессов. В числе основных можно выделить:

• личная карточка работника (форма № Т-2) и тому подобные документы;
• служебное задание, отчет о выполненной в командировке работе и командировочное удостоверение (формы № Т-10, Т-10а)²;
• приказ о предоставлении отпуска работнику(ам) (формы № Т-6, Т-6а).

Относительно приказа на отпуск уточним, что без него можно работать, только если полностью соблюдаются правила ТК РФ: наличие графика отпусков на год, уведомления об отпуске, оформление разделения отпуска на части. И если все работает по отлаженной схеме, приказы можно не издавать³. Иначе же отсутствие приказа можно будет расценить как непредоставление отпуска сотруднику, а это серьезное нарушение, влекущее санкции.

И если тот или иной кадровый документ, который не признается трудовым законодательством в качестве обязательного, в компании не издается, но его условия прописаны в другом, с этим «можно жить».

При этом издавать отдельные локальные нормативные акты (ЛНА) по каждой из кадровых процедур тоже не обязательно. Например, вместо принятия отдельных Положений о служебных командировках и оплате труда (если система оплаты простая) можно внести соответствующие по содержанию разделы в Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Но мы не рекомендуем это делать – каждый кадровый процесс в компании лучше регулировать отдельным ЛНА. В случае изменений вам будет проще их внести, утвердить и ознакомить сотрудников.

Что касается оптимизации документооборота в целом, то мы рекомендуем подойти к вопросу с двух сторон:

• Первая – спросить, зачем нужен документ и какая норма закона его регулирует. Если цель неявная и закон об этом не говорит, возможно его не стоит создавать.
• Вторая – риски. Посмотрите проверочные листы ГИТ, которые являются базовым фактором при возможных штрафах, и оцените, на что может пожаловаться сотрудник при отсутствии документа. И помните, что всегда важен баланс. Для работодателя документальный фонд – основная линия защиты при получении претензий со стороны проверяющих или трудовом споре с работником. Если документ необязательный, но составлен грамотно, полностью коррелируется с ЛНА и иными организационно-распорядительными документами компании, он может стать важным элементом защиты. Поэтому надо задать еще один вопрос – не несет ли отсутствие документа новых рисков для организации.