Как получить квалифицированную электронную подпись в УЦ ФНС России

Согласно ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случаев, для которых нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

В 2023 году на законодательном уровне произошел ряд изменений, касающихся получения усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Рассмотрим, что нужно сегодня для получения УКЭП в удостоверяющем центре (УЦ) ФНС России.

Кому налоговая выдает УКЭП

Сразу уточним, что ехать напрямую в удостоверяющий центр этого ведомства не надо – на сайте ФНС России есть список налоговых инспекций, которые являются пунктами выдачи УКЭП¹.

Например, в Москве это делает только Межрайонная ИФНС № 46, а в Санкт-Петербурге – Межрайонная ИФНС № 15.

Кто может получить УКЭП в налоговой? По общему правилу это:

• юридические лица (а точнее, их руководители, которые действуют без доверенности от имени организации, в т.ч. иностранные граждане);
• индивидуальные предприниматели;
• нотариусы;
• руководители филиалов или представительств иностранного юридического лица.

Действительно, большинство отечественных юрлиц получают УКЭП в УЦ ФНС России. Исключением стали лишь:

• кредитные организации;
• операторы платежных систем;
• некредитные финансовые организации;
• индивидуальные предприниматели, осуществляющие виды деятельности, перечисленные в ч. 1 ст. 76.1 Федерального закона от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации»;
• должностные лица государственных органов, органов местного самоуправления, а также подведомственных им организаций;
• посольства (сложную ситуацию с ними поясним далее).

Кредитным организациям УКЭП выдают в УЦ Банка России, а должностным лицам государственных и муниципальных органов – в УЦ Федерального казначейства.

Организации, имеющие право бесплатно получить УКЭП в УЦ ФНС России, могут это сделать не только в налоговой инспекции, но и у доверенных лиц УЦ ФНС России (см. Рисунок 1). У них есть свои особенности в порядке выдачи УКЭП, которые стоит прояснить до обращения к ним на их сайтах. Далее в статье мы будем говорить о порядке получения УКЭП именно в налоговой.

Где и для чего можно использовать УКЭП, полученную в УЦ ФНС России? На всех электронных площадках и сервисах для входа и подписания документов:

• при представлении отчетности в федеральные органы исполнительной власти (ФОИВ) и фонды: ФНС России, Социальный фонд России и др., для участия в государственных и коммерческих закупках. Из самых распространенных сайтов (сервисов, площадок) назовем, к примеру:
  • портал госзакупок zakupki.gov.ru,
  • электронную торговую площадку Сбербанка sberbank-ast.ru,
  • портал госуслуг Российской Федерации gosuslugi.ru,
  • сервис «Представление налоговой и бухгалтерской отчетности в электронной форме» на сайте ФНС России nalog.gov.ru,
  • портал Росфинмониторинга portal.fedsfm.ru,
  • портал ЕГАИС ФСРАР egais.ru,
  • портал сервисов Росалкогольрегулирования service.fsrar.ru,
  • портал ЛесЕГАИС lesegais.ru и др.;
• при регистрации онлайн-касс в ФНС России;
• работе в любых системах электронного документооборота;
• подписании любых электронных документов!

Порядок получения УКЭП

Что потребуется руководителю организации для получения УКЭП в налоговой:

• заявление на выдачу УКЭП. Его можно предварительно заполнить и отправить через «Личный кабинет налогоплательщика для физических лиц» (на руководителя юридического лица) или через «Личный кабинет индивидуального предпринимателя» (непосредственно на индивидуального предпринимателя). Для отправки заявления подписание электронной подписью не требуется. Пользователи «Личного кабинета юридического лица» также могут сформировать и направить заявление;
• основной документ, удостоверяющий личность (обычно паспорт),
• а также ИНН и СНИЛС физлица, получающего УКЭП;
• ИНН организации³;
• носитель ключевой информации (USB-токен), который должен быть сертифицирован ФСБ России или ФСТЭК России – это могут быть:
  • SafeNet:
    • eToken 5110 и аналоги;
  • JaCarta:
    • JaCarta Pro,
    • JaCarta LT,
    • JaCarta-2 ГОСТ и аналоги;
  • Рутокен:
    • Рутокен Lite,
    • Рутокен S,
    • Рутокен 2.0 и аналоги.

Можно предоставить полученный ранее ключевой носитель, если он имеет действующий сертификат соответствия ФСТЭК или ФСБ России. Приобрести новый ключевой носитель можно у производителей, их дистрибьюторов, у операторов электронного документооборота, доверенных лиц удостоверяющего центра ФНС России, а также в вендинговых аппаратах, установленных прямо в налоговых инспекциях.

Если с документами и данными все в порядке, то руководителю организации выдадут УКЭП быстро. Если возникнут проблемы, то должны уложиться в срок до 5 дней. Получать токен с записанными ключами УКЭП руководителю придется лично.

Если УКЭП получает руководитель филиала или представительства иностранного юрлица, то состав предъявляемых в налоговую документов меняется. С собой нужно принести:

• основной документ, удостоверяющий личность;
• ИНН и СНИЛС физического лица – руководителя филиала;
• ИНН иностранной организации;
• КПП филиала (представительства) иностранной организации;
• сведения о номере записи аккредитации филиала (представительства) иностранной организации (НЗА);
• нотариально заверенная доверенность о наделении на территории России необходимыми полномочиями руководителя филиала, представительства иностранного юридического лица;
• сертифицированный носитель ключевой информации (токен).

Руководители филиалов отечественного юрлица могут получить УКЭП? Вспомним ключевую фразу о том, что УЦ ФНС России выдает УКЭП руководителям, «которые действуют без доверенности». А в ГК РФ есть императивная норма о том, что руководители филиала и представительства действуют на основании доверенности – поэтому они получают УКЭП не в УЦ ФНС России.

Юридически значимый электронный документооборот невозможен без подписания документов электронными подписями и, как показала практика, при их получении могут возникать определенные сложности.

Так, в 2022 году в связи с изменениями законодательства РФ возникли проблемы с получением УКЭП у иностранных организаций, не включаемых по законодательству в Единый государственный реестр налогоплательщиков (ЕГРН), находящихся на территории РФ и имеющих в своем штате сотрудников – граждан РФ (например, посольства и представительства иностранных организаций). Среди них как раз и оказались представительства иностранных организаций и посольство, которым наша компания оказывала помощь в подготовке отчетности. Из-за отсутствия в ЕГРН сведений по этим юрлицам были трудности с однозначной идентификацией людей, являющихся их руководителями. Более того, отсутствовал законодательно утвержденный список документов, которые таким организациям необходимо предоставить в удостоверяющий центр для получения УКЭП.

Наша компания является разработчиком программного обеспечения для ведения учета и подготовки отчетности, в т.ч. экспертом в разработке форм и форматов электронных документов (см. Рисунок 2). Именно поэтому мы регулярно привлекаемся к соответствующей работе в интересах самих ФОИВ, что позволяет нам задавать интересующие вопросы на разных уровнях и в составе различных межведомственных комиссий и некоммерческих ассоциаций. Когда возникла проблема у наших клиентов, для выправления изъяна правовой базы мы совместно с Ассоциацией РОСЭУ также инициировали переписку с ФНС и Минцифры России, попросив вернуть выпавшие категории налогоплательщиков в правовое поле в части возможности получения ими УКЭП (ну и как следствие – возможности сдачи отчетности по каналам связи с УКЭП).

В результате появились необходимые изменения в нормативных правовых актах, и теперь руководители филиалов и представительств иностранных компаний могут получить УКЭП в удостоверяющем центре ФНС.

Однако с иностранными посольствами вопрос пока не решен – нет конкретного перечня документов для получения УКЭП их сотрудниками и руководителем. Сегодня при обращении в удостоверяющий центр ФНС России для получения УКЭП они получат отказ и будут перенаправлены в любой доверенный удостоверяющий центр. Но проблема в том, что в ФНС не выдадут УКЭП, т.к. не могут идентифицировать их руководителей, а в других УЦ не выдадут, т.к. руководители посольств действуют без доверенности.

Справедливости ради стоит отметить, что таких «неучтенных налогоплательщиков» единицы. Для большинства организаций проблем не возникает. Вот что в итоге посещения налоговой получит обычный заявитель:

• лицензию на средство электронной подписи (криптопровайдер) на весь срок действия УКЭП (по желанию заявителя);
• записанные на носитель:
  • ключ электронной подписи – это уникальная последовательность символов, с помощью которой создается УКЭП. Доступ к нему должен быть только у владельца УКЭП;
  • ключ проверки электронной подписи – он является открытым, т.к. доступ к нему должен быть у всех получателей документов, которые подписаны данной УКЭП;
  • квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (его еще называют открытым ключом) – это документ, подтверждающий, что УКЭП принадлежит конкретному владельцу (он может оформляться как на бумаге, так и в электронном виде; налоговая его записывает на токен).

Срок действия ключей – 15 месяцев. Ключи электронной подписи не экспортируемые, т.е. их нельзя скопировать или извлечь из носителя во избежание рисков компрометации и нанесения ущерба их владельцу. Не стоит забывать про безопасность! Если еще пару лет назад можно было «клонировать» USB-токен на внешний носитель и пользоваться всем офисом (бухгалтеру, рядовому менеджеру или начальнику, помимо генерального директора), то теперь это сделать затруднительно – электронная подпись на токене стала «не открепляемой», экспорт содержимого на внешний носитель стал невозможным.

Обратите внимание, получение УКЭП в налоговой – это только полдела, чтобы ею можно было пользоваться, на компьютер еще надо установить дополнительное программное обеспечение (см. Рисунок 3). Порой еще специ­фическое ПО надо доустанавливать, чтобы можно было пользоваться УКЭП на конкретной площадке.