Одним из изменений законодательства в области электронной подписи стало использование точной даты и времени подписания электронного документа, которое обеспечивается применением метки доверенного времени. Этот механизм связан с долговременным хранением электронных документов и меняет подходы к технологии, применяемой в электронных архивах.
Для понимания механизма долговременной сохранности электронного документа необходимо сначала разобрать, что входит в состав электронного документа, как устроена электронная подпись, какие есть способы ее создания и механизмы проверки.
В настоящее время сложилось двоякое толкование термина «электронный документ». Под электронным документом может пониматься:
Первый подход основан на определении 2010 года, закрепленном в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» 1:
электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Второй подход к электронному документу первоначально был сформулирован Пленумом Верховного Суда РФ 2. Определение исключает двойное толкование понятия электронного документа и вводит более точные формулировки:
электронный документ – документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью.
На последнее определение мы и будем ориентироваться в этой статье.
В состав электронного документа входят:
К содержательной части относятся 3 файла:
Комбинация файла основного документа и файла отсоединенной электронной подписи является юридически значимым электронным документом, при условии положительного результата проверки электронной подписи.
Файл визуализации имеет регистрационный номер и отметку об электронной подписи 3 с указанием номера сертификата ключа квалифицированной электронной подписи (см. Пример 1).
Пример 1. Расположение и состав отметки об электронной подписи при визуализации документа
Файл...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Какие кадровые документы нельзя оформлять в электронном виде? Их перечень в ТК РФ конкретный и краткий. Какие условия важно соблюсти работодателю, чтобы перевести в электронный вид ознакомление с приказом о работе в выходной день, получение на это согласия у работника, полный цикл работы с графиком отпусков? Вопросы читателей стали поводом для этой статьи:
Можно подписывать акт выполненных работ по гражданско-правовому договору с одной стороны собственноручной подписью исполнителя, а с другой – УКЭП руководителя организации-заказчика?
Какие документы в сфере дополнительного профессионального образования нельзя подписывать электронной цифровой подписью? Также прошу подсказать, есть ли ограничения в подписании усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) приказов по основной деятельности и по учебной деятельности (срок хранения – постоянный), служебных записок, учебно-тематических планов, справок об обучении?
Что говорит законодательство о 3 видах электронных подписей (простой, неквалифицированной и квалифицированной) и других ключевых понятиях. Структура, содержание и примеры формулировок для Регламента применения простой ЭП внутри организации и Регламента применения квалифицированной ЭП при взаимодействии с другими организациями. Какие документы стоит создавать в виде электронных подлинников, подписанных ЭП, как организации решать этот вопрос.
В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?
Подробно описан опыт Отделения ПФР по Тверской области по внедрению сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»: как заключить договор, что и кому придется делать, кому можно направить документы электронно через этот сервис. Как определить видовой состав и объемы пересылаемых электронно документов (простыми и заказными отправлениями), как на основе этих данных рассчитать бюджет проекта, на чем можно сэкономить. Как формировать пакеты документов и реестры для отправки, какую отчетность по результатам отправки вы получите. Как лучше внедрять новый проект постепенно (чтобы не рисковать).
Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.
Как отразить в номенклатуре дел электронные оригиналы, копии и проекты документов? Что делать с гибридными делами, в которых есть и бумажные, и электронные документы? Как зафиксировать локализацию документов: в своих и чужих информационных системах, на своем сервере и на компьютерах работников? Сначала рассказываем о правилах, закрепленных в нормативных документах (они достаточно скудны), а потом показываем примеры – как это делается на практике.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
