Использование стандартов в организации хранения электронных документов

Российские специалисты архивно-документационной отрасли обычно знают о существовании стандартов в области делопроизводства и архивного дела и достаточно активно их используют в своей работе. Однако, как правило, речь идет о стандартах, существующих еще с советских времен и касающихся прежде всего вопросов оперативной работы с документами (в первую очередь, с организационно-распорядительной документацией):

• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст);
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, действует редакция от 14.05.2018).

Вопросов организации хранения электронных документов во всем их многообразии по вполне понятным причинам эти стандарты изначально не затрагивали. А последующие попытки привести их в соответствие с реалиями электронной эпохи отстают от темпов изменений в законодательстве, технологиях, процессах деловой деятельности и государственного управления.

Нехватку современных стандартов собственной разработки можно и нужно компенсировать за счет адаптации подходящих международных стандартов, и в последние десятилетия такая работа проводится достаточно активно. В ней участвуют как ведущий научно-исследовательский институт отрасли ВНИИДАД, так и другие заинтересованные стороны.

За последние десятилетия в мире появилось немало стандартов по вопросам управления информацией и документацией, которые могут использоваться, в т.ч. при создании электронных архивов и организации хранения электронных документов. Поскольку электронные архивы представляют собой подвид информационных систем, то к ним применим большой круг стандартов по вопросам обеспечения надежности, катастрофоустойчивости, информационной безопасности, защиты персональных данных и т.д. Немало интересного и полезного можно почерпнуть из стандартов, касающихся обеспечения доверия и представления документов и информации в качестве доказательств.

В данной статье речь пойдет о том, как и в чем в работе с электронными документами длительного и постоянного срока хранения нам могут помочь стандарты, которые напрямую относятся к данной тематике:

• ГОСТ Р 54471-2011 / ISO/TR15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» (утв. приказом Росстандарта от 18.10.2011 № 466-ст);
• ГОСТ Р 54989-2012 / ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» (утв. приказом Росстандарта от 17.09.2012 № 325-ст);
• ГОСТ Р ИСО 13008-2015 «Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов» (утв. приказом Росстандарта от 21.07.2015 № 924-ст).

Особенности современной стандартизации

Чтобы правильно использовать стандарты, следует помнить, что Федеральный закон от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» в ст. 4 установил: стандартизация в Российской Федерации основывается на добровольности применения документов по стандартизации.

В «Рекомендациях по стандартизации» 2012 года отмечается, что «стандарты должны быть основаны на обобщенных результатах науки, техники и практического опыта и направлены на достижение оптимальной пользы для общества».

Как документ, обобщающий практический опыт, стандарт особенно может помочь там, где своего опыта пока что недостаточно. Именно поэтому в России переводятся на русский язык и адаптируются международные стандарты, разработанные на основе реального опыта работы наших зарубежных коллег.

Те стандарты, о которых далее пойдет речь, содержат высокоуровневые требования, не вдаваясь при этом в детали и особенности конкретных современных информационных технологий, что позволяет их использовать практически всем организациям, вне зависимости от размеров, вида деятельности и уровня информатизации.

Как можно и нужно использовать стандарты

Чтобы получить максимальный эффект от применения стандартов, необходим творческий подход. Стандарты можно применять по-разному – главное, чтобы это приносило пользу как самой организации, так и специалистам в области управления информацией и документацией.

В контексте обеспечения сохранности электронных документов стандарты наиболее часто применяются (это можно комбинировать):

• как инструмент убеждения высшего руководства и представителей других специальностей, когда требуется, опираясь на авторитетные источники, донести до них те вопросы и проблемы в области управления документами и информацией, которые требуют принятия ими решений или выполнения действий;
• в качестве методического документа, который позволяет не только взглянуть на проблему комплексно, но и получить новые знания и навыки, помогающие решать на практике задачу обеспечения сохранности информации и документов;
• как чек-листы для проверки того, что были приняты во внимание все необходимые ключевые моменты, связанные с организацией хранения электронных документов;
• как основа для разработки и совершенствования локальных нормативных актов организации;
• как документы, помогающие наладить взаимодействие и взаимопонимание с контрагентами, особенно с зарубежными.

Нередко можно услышать рассуждения о том, что хотя стандарт и применяется на добровольной основе, но если уж организация решила хоть как-то его использовать, то все положения стандарта становятся для нее обязательными. Это мнение не опирается на действующее законодательство. Сегодня стандарт, по сути, методический документ, и организация, вообще говоря, вправе сама решить, какие из его положений использовать в своей деятельности, а какие нет. Такое выборочное использование положений стандарта сейчас часто является единственно рациональным в условиях непрекращающихся быстрых перемен в законодательстве, технологиях, методах ведения деловой деятельности и общественных ожиданиях, неизбежно приводящих к частичному устареванию требований и рекомендаций.

Положения стандартов не применяются, если они противоречат существующей нормативно-правовой базе, регламентирующей деятельность организации.

В то же время следует понимать, что при определенных обстоятельствах стандарт, действительно, может превратиться в обязательный для исполнения документ. Это происходит в том случае, если обязательность соблюдения стандарта устанавливается применимым законодательством, контрактными обязательствами, решениями вышестоящей организации, собственными решениями организации и т.д.

ГОСТ Р 54471-2011 «Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности»

В течение многих лет, начиная с 1996 года, лидером в разработке стандартов допустимости электронных документов и информации в качестве доказательств в ходе судебных разбирательств и расследований, а также обеспечения сохранения их юридической и доказательной силы является Великобритания.

Регулярно обновляемые британские стандарты и поддерживающие их рекомендации послужили основой для разработки аналогичных стандартов в других странах, а также на их основе был разработан технический отчет Международной организации по стандартизации (ИСО) ISO/TR 15801:2017 «Управление контентом – Сохраняемая в электронном виде информация – Рекомендации по обеспечению доверия и надежности» (Document management – Electronically stored information – Recommendations for trustworthiness and reliability), который был адаптирован в России (в предыдущей редакции) как ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009.

С августа 2023 года рабочая группа WG9 «Управление контентом – Сохраняемая электронным образом информация» (Document management – Information stored electronically) технического подкомитета ИСО TC171/SC1 занимается обновлением этого документа и его преобразованием в международный стандарт. Необходимость такого преобразования связана с тем, что согласно новой политике ИСО технические отчеты не могут содержать каких-либо требований. Как и прежде, инициатором проекта стал Британский институт стандартов (BSI). Российские эксперты также принимают участие в этой работе. Проект предполагается выполнить за 36 месяцев и опубликовать новый стандарт в октябре 2025 года.

ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 подготовлен ООО «Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)» на основе собственного аутентичного перевода на русский язык международного технического отчета ИСО.

Российский стандарт содержит описание рекомендуемой практики электронного хранения деловой и иной информации в электронной форме. Он применим к электронным объектам в любой форме:

• от традиционных отсканированных графических образов, электронных таблиц и подготовленных в текстовых редакторах документов
• до более современных форм, таких как электронная почта, веб-контент, мгновенные сообщения, файлы чертежей, подготовленных в системах автоматизированного проектирования, блоги, вики и т.д.

Стандарт описывает порядок внедрения и эксплуатации систем управления информацией и документами, которые могут рассматриваться как надежные (заслуживающим доверия образом хранящие электронную информацию). В нем описаны меры и средства, с помощью которых в любое время можно было бы доказать, что контент конкретного электронного объекта, созданного или существующего в компьютерной системе, не изменился с момента его создания в этой системе или с момента импорта в нее.

Данный стандарт помогает тем, кто только начинает заниматься организацией хранения электронной информации и документации, поскольку дает возможность оценить, в какой степени имеющаяся у организации система управления информации и документации позволяет решать соответствующие задачи.

Прежде всего, стандарт рекомендует разработать внутренний нормативный документ, закрепляющий политику организации в области управления и хранения информации и документов. Политика должна (помимо общих для всех информационных систем вопросов, таких как обеспечение надежности, физической и информационной безопасности и защиты персональных данных) еще и содержать разделы, в которых:

• указывается, какая информация подпадает под действие данной Политики;
• сформулирована политика в отношении:
  • носителей информации;
  • файловых форматов электронных объектов и контроля версий;
  • соответствующих стандартов управления информацией;
  • установления и отслеживания сроков хранения информации и документов, а также выполнения установленных действий по истечении этих сроков;
• определена ответственность за управление информацией;
• определен порядок осуществления контроля над исполнением этой Политики.

В стандарте не только перечислены разделы Политики, но и разъясняется, какие вопросы должны быть освещены в каждом из разделов. Это позволяет сотрудникам с нуля разработать Политику, отвечающую реальным потребностям их организации.

Большинство организаций реализует смешанный документооборот и использует для хранения информации различные типы аналоговых и цифровых носителей, а также облачное хранение. Выбирать конкретные типы носителей информации нужно с учетом различающихся требований к хранению информации (требований к доступности информации, к срокам хранения, к защите персональных данных, к обеспечению информационной безопасности и т.д.).

В стандарте подчеркивается, что особенное внимание нужно уделить:

• вопросам установления сроков хранения, причем не только документов, но и информации, образующейся в деятельности организации, а также
• действиям, которые необходимо выполнить по истечении сроков хранения (обычно речь идет об уничтожении либо о передаче на постоянное архивное хранение).

В разделе 5 рассматриваются процедуры, связанные с функционированием доверенной системы управления документами и информацией. Руководство по процедурам должно охватывать следующие вопросы (не ограничиваясь ими):

• сбор и включение в систему информации;
• сбор и включение в систему графических образов документов;
• сбор и включение в систему данных;
• индексирование;
• процедуры создания заверенных копий электронной информации;
• передача файлов;
• сохранение документов;
• обеспечение долговременной сохранности информации;
• уничтожение информации;
• резервное копирование и восстановление системы;
• поддержание системы;
• безопасность и защита;
• использование услуг, оказываемых по контракту;
• автоматизация деловых операций (workflow);
• отметки даты и времени;
• контроль версий;
• ведение документации.

Одно только перечисление заслуживающих внимания вопросов показывает: чтобы обеспечить доверие к электронным документам и информации, требуется на всех этапах их жизненного цикла тщательно документировать все действия с документами и информацией.

Стандарт также разъясняет, какие ключевые технологические вопросы должны быть решены (раздел 6). Соответствующий перечень включает:

• руководство по системе;
• выбор носителей информации и подсистемы хранения;
• уровни доступа;
• контроль целостности системы;
• обработка графических образов;
• методы сжатия;
• разделение формы и введенной информации, «снятие» формы;
• факторы окружающей среды;
• миграция;
• удаление и/или уничтожение информации.

Этот раздел стандарта может помочь при общении с ИТ-специалистами, когда нужно объяснить, какая поддержка от них потребуется для решения поставленных задач.

Раздел 7 стандарта посвящен контрольной информации. Отмечается, что «при подготовке информации для использования в качестве доказательства какого-либо события или транзакции часто бывает необходимо представить дополнительную поддерживающую информацию. Эта информация может включать в себя такие сведения, как дата сохранения информации, данные о перемещении информации с носителя на носитель и доказательства контролируемого функционирования системы». Контрольная информация (в том виде, как она описана в стандарте) представляет собой совокупность информации, необходимой для документирования истории всех существенных событий, связанных с хранимой информацией и доверенной системой управления документами и информацией.

Стоит обратить внимание на то, что в данном ГОСТ вопрос организации хранения электронной информации и документов является составной частью всей системы управления информацией и документами.

ГОСТ Р 54989-2012 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»

Технический отчет ISO/TR 18492 «Приложения для управления контентом» (Document management applications) был подготовлен подкомитетом SC3 по общим вопросам технического комитета ИСО ТС171.

Международный документ был разработан на основе национального стандарта США, который обобщил опыт электронных архивистов Национальных Архивов США (NARA). Этот стандарт отражает высокоуровневую точку зрения на проблему обеспечения долговременной сохранности электронных документов.

Российский ГОСТ Р 54989-2012 был разработан ООО «Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)» на основе собственного аутентичного перевода на русский язык технического отчета ИСО.

В стандарте отмечается, что при сборе и сохранении аутентичных электронных документов, а также обеспечении доступа к ним во времени организации сталкиваются с 4 основными проблемами:

• многие используют в своей деловой деятельности широкий набор пакетов программ и форматов хранения данных в целях создания и использования электронных документов. При организации хранения таких документов отвечающим за это структурным подразделениям будет сложно получить доступ ко всему соответствующему программному обеспечению и/или поддерживать все эти пакеты программ и форматы;
• часть электронных документов, вероятно, окажется зависимой от программного обеспечения, и, соответственно, их можно будет использовать только в рамках определенной программной среды;
• операционные системы и прикладное программное обеспечение со временем неизбежно будут заменяться более новыми и производительными продуктами, имеющими больше функциональных возможностей. Это означает, что придется периодически перемещать электронные документы из текущей программной среды в новую;
• некоторые электронные документы, вероятно, будут доступны лишь в унаследованных информационных системах, не имеющих автоматических средств миграции.

В стандарте выделены 6 ключевых факторов, которые нужно принять во внимание при разработке стратегии долговременной сохранности:

• читаемость электронных документов,
• интерпретируемость электронных документов,
• идентифицируемость электронных документов,
• доступность электронных документов,
• понятность электронных документов,
• аутентичность электронных документов.

В стандарте отмечается, что хранители информации должны подготовить документацию, описывающую их политику и процедуры, и подчеркивается, что «такая документация послужит дополнительным подтверждением аутентичности электронных документов при их использовании в качестве свидетельств (доказательств) и поможет обеспечить согласованность и единообразие их обработки. Кроме того, такая документация поможет хранителю информации давать ответы на вопросы о достоверности документов, которые обычно поднимаются в ходе судебных разбирательств».

Политика, направленная на реализацию стратегии долговременной сохранности, должна включать:

• раздел, содержащий положение о том, что обеспечение долговременной сохранности аутентичных и пригодных к использованию документов является целью хранителя информации, а также перечень других целей и обязанностей хранителя;
• описание вида ответственности за хранение, которую хранитель информации берет на себя в отношении электронных документов;
• описание хорошей практики управления электронными документами, которой придерживается хранитель информации;
• указание обстоятельств, при которых будут проводиться действия по миграции, а также соответствующие методы и обоснования этих действий;
• описание видов аудита, которые предполагается проводить, на соответствие установленным требованиям;
• разъяснение ролей, исполняемых персоналом хранителя информации, и описание всех обязанностей, передаваемых на аутсорсинг.

В стратегию долговременной сохранности электронных документов также предлагается включить:

• контроль качества – свидетельства, показывающие, каким образом осуществлялось управление электронными документами. Это могут быть:
  • все соответствующие политики и процедуры;
  • документация, отражающая любые потери данных в ходе миграции;
  • результаты периодически проводимых аудитов качества, целью которых является обеспечение исполнения этих политик и процедур;
• безопасность – обеспечение защиты электронных документов от модификации, внесения изменений и от утраты.

ГОСТ Р ИСО 13008-2015 «Процессы конверсии и миграции электронных документов»

Эксперты в области электронной архивации постоянно подчеркивают, что на достаточно длительных интервалах времени обеспечить пригодность к использованию электронных документов в их первоначальном виде практически нереально, а при отсутствии возможности использования говорить о сохранности документов нет смысла. Проблема в первую очередь связана с непрекращающимися быстрыми изменениями технологий.

Из-за этого многие документы в электронной форме для обеспечения их непрерывной доступности и пригодности к использованию в какой-то момент времени необходимо будет:

• преобразовать из одного формата в другой (провести конверсию) и/или
• переместить из одной системы в другую (мигрировать).

Стандарт ГОСТ Р ИСО 13008-2015 был подготовлен компанией «ЭОС Тех» на основе собственного аутентичного перевода на русский язык международного стандарта ISO 13008:2012 «Информация и документация – Процессs конверсии (миграции) электронных документов» (Information and documentation – Digital records conversion and migration process), который, в свою очередь, был разработан на основе подготовленного международной ассоциацией специалистов по управлению документами и информацией ARMA International национального стандарта США ANSI/ARMA 16-2007 «Процесс конверсии электронных документов: Планирование программы, требования, процедуры» (The Digital Records Conversion Process: Program Planning, Requirements, Procedures).

В ноябре 2021 года Международная организация по стандартизации (ИСО) опубликовала обновленную 2-ю редакцию своего стандарта ISO 13008:2022, и в настоящее время идет работа по подготовке на ее основе новой редакции отечественного стандарта.

Стандарт дает рекомендации по проведению конверсии документов из одного формата в другой и миграции документов из одной аппаратной и/или программной конфигурации в другую.

Стоит отметить, что российские архивисты и специалисты по управлению документами пока с необходимостью проведения массовой конверсии и миграции электронных документов не сталкивались. В нашей стране есть опыт проведения таких работ в отношении информации, хранящейся в научных базах данных, но для электронных документов требуется приложить гораздо больше усилий для того, чтобы при проведении этих процедур обеспечить возможность использования документов в современной технологической среде, при этом без ущерба для их юридической и доказательной силы.

Стандарт содержит требования в плане управления документами, а также описывает организационные и деловые рамки для выполнения процессов конверсии и миграции, вопросы технологического планирования и мониторинга (использования мер контроля) над ходом процессов. Для каждого из этих процессов перечислены этапы, компоненты и конкретные методологии.

Ценно то, что в стандарте разъясняется, когда может возникнуть необходимость проведения конверсии и миграции, – это полезно знать не только специалистам в области управления документации и информацией. Данные знания также могут помочь при разъяснении ситуации высшему руководству и коллегам.

В качестве причин проведения конверсии называются:

• переход на другой формат: например, когда сохраненные в закрытом (проприетарном) формате документы преобразуются в открытый формат (как вариант: из старого файлового формата Word в формат PDF/A);
• устаревание формата: когда, например, документы, хранящиеся в устаревшем, но все еще читаемом формате .doc для программ подготовки текстов, преобразуются в подходящий современный формат .docx.

В качестве причин проведения миграции называются:

• появление необходимости мигрировать документы из одной структуры в другую. Например, документы из ряда унаследованных баз данных могут быть реорганизованы в новую объединенную базу данных;
• замена платформы, на которой были созданы документы, вследствие чего возникает необходимость их миграции на новую платформу;
• деловая целесообразность, например, с целью перехода на новую систему с улучшенными функциональными возможностями.

Стоит отметить, что в оперативной деятельности данные процедуры в той или иной мере проводятся практически во всех организациях, использующих в своей работе информационные технологии, однако далеко не всегда проводящие конверсию и миграцию специалисты задумываются о том, насколько правильно организована эта работа и насколько точно она задокументирована.

В стандарте описаны этапы работ, которые должны быть описаны в руководствах по процедурам конверсии и миграции:

• планирование: шаги процедур, методы, кадровые и иные ресурсы, необходимые для успешного проведения конверсии/миграции целевых электронных документов;
• тестирование: тесты, необходимые для того, чтобы убедиться в способности запланированных процедур и методов обеспечить успешную конверсию/миграцию документов;
• собственно конверсия и/или миграция: шаги процедур, которые должны быть выполнены в ходе непосредственного выполнения конверсии и/или миграции целевых электронных документов;
• валидация: методы и шаги процедур, которые должны использоваться для проверки успешного прохождения электронными документами конверсии или миграции. Такая проверка, выполняемая с использованием документированной процедуры для протоколирования хода процесса конверсии или миграции, дает третьим сторонам уверенность в том, что аутентичность документов была сохранена. В процедурах обеспечения качества должны быть перечислены шаги, необходимые для обеспечения контролируемости и защищенности процесса конверсии или миграции. По завершении конверсии и миграции должны выдаваться отчеты об ошибках;
• окончательное утверждение итогов: подписи, необходимые для подтверждения успешного завершения конверсии или миграции в соответствии с утвержденной политикой и процедурами;
• документирование: подробная документация, отражающая ход процесса конверсии или миграции и формируемая во время выполнения и по завершении каждого проекта конверсии или миграции.

В стандарте также приведены более детальные сведения о процедурах, выполняемых на каждом из этапов процесса конверсии или миграции.

Совершенно понятно, что по тем или иным причинам конкретной организации могут подойти не все рекомендации стандарта, однако в любом случае он дает представление о том, к чему нужно стремиться и почему. С помощью стандарта также можно оценить, насколько работы в конкретной организации соответствуют хорошей международной практике.

Подводим итоги

Опыт применения стандартов в практической работе показывает, что в них содержится много полезной для российских специалистов информации и рекомендаций, позволяющих нам получать новые знания, повышать свою квалификацию, разрабатывать отвечающие текущим потребностям организации современные локальные нормативные акты и организовывать хранение электронных документов и информации на более высоком уровне.

Поскольку стандарты разрабатываются специалистами и для специалистов, то некоторые рекомендации в полном объеме можно оценить только в реальной практической работе, иногда после накопления собственного опыта. Ввиду этого к стандартам полезно регулярно возвращаться и перечитывать их – порой их содержание «раскрывается» с совершенно неожиданных сторон.

Отметим также, что иногда бывает полезно возвращаться к старым стандартам и к старым версиям современных стандартов, особенно в том случае, когда речь идет о документах, пришедших к нам из стран, которые пока что опережают нас в каких-то вопросах. Об этом в первую очередь следует помнить тем, кто до сих пор много работает с бумажными документами или со съемными электронными носителями вроде CD- и DVD-дисков. Многие стандарты «живут» во времени, и с появлением новых редакций в них появляется актуальная, новая информация и в то же время нередко утрачивается информация, связанная с более старыми технологиями и методами работы.