Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

В конце года традиционно во многих организациях производится «инвентаризация» доверенностей. Многие из них оформлялись на 1 календарный год или до конца текущего года. Если в них и далее есть необходимость, то они как бы «переиздаются» в конце года на следующий, тогда в новой доверенности можно четко указать период ее действия, например, с 01.01.2021 по 31.12.2021.

Откуда появилась любовь к «годовым» доверенностям? Все просто. Если вы не знаете период ее надобности, то лучше не делать ее бессрочной, чтобы потом в один прекрасный момент не пришлось заниматься ее отзывом (это трудоемкая процедура), и что еще хуже – чтобы через несколько лет о ее существовании не забыли. Хорошей практикой является возвращение работником перед увольнением всех полученных им доверенностей. Но если это вовремя сделано не было, то ежегодная «инвентаризация» призвана исправить подобные упущения.

Учет выданных доверенностей в журнале и их ежегодная «инвентаризация», отзыв одних и «переиздание» других доверенностей в конце года – разумная процедура. Только заметьте, если передача полномочий оформлялась не только доверенностью, но и распорядительным документом, то его тоже нужно «переиздать» в случае, когда в нем срок полномочий тоже был ограничен годом. Желательно, чтобы между окончанием действия старой и началом действия новой аналогичной доверенности не было временного зазора (вдруг как раз в него попадет действие поверенного, потерявшего бдительность), а «нахлест» периодов действия таких доверенностей вполне допустим.

В ст. 185 ГК РФ написано: «доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами». При этом доверитель – ​это тот, кто выдает доверенность, а поверенный (или представитель)– ​тот, кому выдают доверенность. И люди, и организации могут выступать в качестве доверителя и поверенного.

Выделяют 3 основные разновидности доверенностей:

• генеральная содержит широкий спектр полномочий (ее часто выдают руководителю филиала или представительства организации);
• специальная доверяет сделать неограниченное количество однородных действий (например, получать корреспонденцию на почте, см. Пример 4);
• разовая выдается для совершения конкретного действия (например, для заключения определенного договора).

Что должно быть в доверенности

Доверенность от имени компании подписывает ее руководитель (директор, генеральный директор) или иное лицо, у которого есть такое право в соответствии с законом или учредительными документами. Иным лицом может быть, например, руководитель филиала организации. Доверенность от имени индивидуального предпринимателя подписывает он сам.

Доверенность скрепляется печатью, если она есть. Оттиск печати с 01.09.2013 перестал быть обязательным реквизитом ­доверенности, предусмотренным ГК РФ. Но если вы ее не поставите, те, кому будет предъявляться доверенность, могут усомниться в ее подлинности и запросить учредительные документы, в которых будет указано на отсутствие печати у организации. На практике доверенности без печати встречаются довольно редко. Оттиск печати старайтесь ставить так, чтобы он не закрывал личного росчерка подписи.

Иногда в доверенностях указывают поле для подписи поверенного, но это необязательно.

Нотариальная форма доверенности обычно требуется для доверителей – ​физических лиц. Организация и индивидуальный предприниматель, как правило, выдают доверенности в простой письменной форме.

Однако доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, должна быть нотариально заверена (п. 3 ст. 187 ГК РФ). Если иное не указано в доверенности или не установлено законом, представитель, передавший полномочия другому лицу в порядке передоверия, не утрачивает соответствующие полномочия (п. 6 ст. 187 ГК РФ).

Конечно, доверенность лучше оформлять в виде отдельного документа. Это удобнее и привычнее. Но полномочия представителя могут содержаться и в другом документе – ​договоре, протоколе собрания¹.

Место совершения доверенности писать в ней нужно. Обратите внимание: место и дата указываются словами полностью без каких-либо сокращений.

Дата выдачи доверенности необходима (без нее она ничтожна), а вот срок ее действия может отсутствовать – в этом случае она сохраняет силу в течение 1 года (ст. 186 ГК РФ). Раньше действовал предельный срок действия доверенностей в 3 года, но с 01.09.2013 он был отменен. И теперь доверенность можно выдать на любой срок, даже на 10–20–30 лет. Чаще всего можно встретить фразу «Настоящая доверенность выдана на срок 1 (Один) год без права передоверия», но может быть указан и конкретный период, например, «Настоящая доверенность выдана на период с 01 января 2021 года по 31 декабря 2021 года с правом передоверия». Даты в тексте лучше писать буквенно-цифровым способом, их потом сложнее исказить.

Номер на доверенности может отсутствовать.

Текст обычно конструируется в следующем порядке: кто кому что доверяет, на какой срок, с правом передоверия или без. Причем целое длинное предложение (кто кому что доверяет) может быть разбито на несколько абзацев, чтобы визуально выделить каждый из этих блоков (см. Пример 4).

Если доверителем или поверенным является:

• организация, то мало указать ее наименование (оно, скорее всего, окажется не уникальным), надо вписать еще ИНН и ОГРН организации и Ф.И.О. ее руководителя, который подписывает доверенность (либо иного уполномоченного лица), можно добавить другие сведения (см. Примеры 1 и 4);
• об индивидуальном предпринимателе принято писать Ф.И.О. и реквизиты свидетельства о госрегистрации (листа записи), см. Пример 2;
• для физлица указывают Ф.И.О., паспортные данные и адрес регистрации, желательно еще дату и место рождения (Примеры 3 и 4).

Одну доверенность можно выдать нескольким представителям одновременно, а также от нескольких доверителей. Если вы заключили договор с юридической фирмой на оказание услуг, то доверенность оформляется от вашей организации на конкретных сотрудников этой компании. Как правило, в доверенности указывается сразу несколько человек в качестве поверенных (на случай, если кто-то заболеет, уйдет в отпуск и т. п.).

Выдавать несколько подлинников или нет

Часто организации сталкиваются с просьбой выдать на руки несколько подлинных экземпляров доверенности. Например, многие прикладывают оригинал доверенности к важному подписываемому по ней документу (например, к заключаемому договору). Иметь несколько подлинников доверенности – ​нормальная практика. Это удобнее и самой организации-доверителю – ​не придется каждый раз изготавливать новую доверенность, если представитель отдал единственный подлинник. Более того, отсутствие подлинника доверенности может обнаружиться в самый неподходящий момент.

Как заверять копии доверенности

Нотариальная копия доверенности, как правило, составляется в случае, если ее подлинник тоже оформлен нотариально. Нотариальная копия доверенности равнозначна по силе оригиналу.

Но в подавляющем большинстве случаев заверить копию доверенности может выдавшая ее оригинал организация, следуя предписаниям рекомендательного ГОСТ Р 7.0.97-2016 и обязательного Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».

Загвоздка в том, что в отметке о заверении копии надо указывать место нахождения оригинала (номер дела в издавшей оригинал организации). Если она сохраняет себе экземпляр выданных доверенностей, то данную фразу она сможет вписать, а если не сохраняет, то отметку о заверении копии придется оставить без нее. Посмотрите в Примерах 5 и 6, как это можно оформить.

Журнал учета доверенностей

В целях надлежащего учета доверенностей в организации и контроля за представителями рекомендуем вести журнал учета доверенностей (обязанности по его ведению нет). В нем можно фиксировать: когда и кому выдана доверенность, с какими полномочиями, на какой срок, когда и почему была отменена, когда возвращена и пр.

При необходимости отмены всех доверенностей, выданных прежним директором, по журналу будет легче отследить всех лиц, которым были выданы доверенности. Это поспособствует их надлежащему уведомлению об отмене и возврату подлинников доверенностей в организацию для уничтожения.

Никаких требований к форме журнала не установлено. Его можно вести в произвольном виде, включив любые удобные вам графы.

Кроме подписи поверенного о получении оригинала доверенности в журнале («1» в Примере 7) организации желательно сохранять себе нечто еще, хотя бы чтобы потом можно было «реанимировать» содержание документа. Например, встречаются такие подходы:

• создаются несколько оригиналов одной доверенности, один из которых остается в организации и на нем в получении такой доверенности просят расписаться поверенного (см. Пример 8);
• следующий вариант похож на предыдущий, но организация оставляет себе незаверенную копию и просит расписаться поверенного на ней в получении ее оригинала (тоже как в Примере 8);
• оригинал доверенности остается в организации, а поверенному отдается нотариально заверенная копия.

При наличии подписи о получении доверенности на экземпляре или копии, оставшейся в организации, журнал учета доверенностей можно вести в электронном виде, что гораздо удобнее.

Возвращение «истекших» доверенностей

«По прекращении доверенности лицо, которому она выдана, или его правопреемники обязаны немедленно вернуть доверенность», – это сказано в п. 3 ст. 189 ГК РФ. Зачем изымать из обращения и так уже недействующие доверенности? Чтобы у мошенников было меньше доступного материала для «творчества».

Если разовые доверенности, скорее всего, уже выполнили свою задачу и многие из них уже отданы при подписании по ним каких-то документов, то генеральные и специальные доверенности вполне могут остаться на руках у поверенных к моменту истечения срока их действия. Но не все знают нормы ГК РФ, поэтому обязанность вернуть работодателю каждую доверенность, оставшуюся у работников на руках, действие которой прекратилось, нужно зафиксировать в локальном нормативном акте или периодически издавать на эту тему приказ. Данную процедуру опять же целесообразно делать хотя бы раз в год – обычно в рамках «инвентаризации» доверенностей в конце года, тем более что доверенности могли выдаваться не только работникам организации.

Если организация хранит копии / оригиналы выданных доверенностей, то возвращенные экземпляры подшиваются рядом с ранее хранимыми. В журнале учета доверенностей делается отметка о возврате («2» в Примере 7).

Отмена доверенности

Если раньше намеченного срока надо прекратить действие доверенности, то доверитель может ее отозвать (ст. 188 ГК РФ), исключение составляют безотзывные доверенности, но таких обычно мало⁵. Необходимость отмены доверенности возникает зачастую в ходе смены директора организации или при конфликте с самим представителем.

Если доверенность выдана от физического лица в нотариальной форме, то ее отмена осуществляется также через нотариуса. Нотариус вносит в реестр соответствующую отметку, и все действия, совершенные представителем после отмены доверенности, недействительны.

Отмена доверенности в простой письменной форме от организации или индивидуального предпринимателя оформляется следующим образом.

1. Издается приказ об отмене. В нем нужно указать дату выдачи доверенности и данные представителя (Ф.И.О., паспортные данные и адрес регистрации, указанные в доверенности). Отменить можно как одну доверенность (см. Пример 9), так и несколько сразу (Пример 10). Если в организации не ведется журнал выданных доверенностей, новый директор может не знать реквизитов доверенностей и даже лиц, которым она выдана. Тогда в приказе можно указать на отмену всех доверенностей, выданных в определенный период.

Сразу оговоримся, что издание подобных приказов (как в Примере 9) не обязательно, процедура отмены доверенностей может запускаться и «автоматически» в ситуациях, прописанных в локальных нормативных актах. Например, при увольнении работник должен вернуть работодателю полученные доверенности, а по тем, что он вернуть не может, стартует процедура их отмены.

2. Извещаются поверенный (представитель) и третьи лица.

В соответствии с п. 1 ст. 189 ГК РФ лицо, выдавшее доверенность и впоследствии отменившее ее, обязано известить об отмене поверенного и известных ему третьих лиц, для представительства перед которыми дана доверенность. Такими третьими лицами могут быть контрагенты и суд.

Если третьему лицу будет «предъявлена доверенность, о прекращении которой оно не знало и не должно было знать, то права и обязанности, приобретенные в результате действий лица, полномочия которого прекращены, сохраняют силу для представляемого и его правопреемников» (п. 2 ст. 189 ГК РФ). Поэтому так важно уведомлять третьих лиц, для представительства перед которыми была выдана доверенность. См. Пример 13.

Формы извещений представителя и третьих лиц законодателем не определены. В этих извещениях можно не указывать дату отмены доверенности, данный факт происходит в момент доставки извещения адресату в силу п. 1 ст. 165.1 ГК РФ. Из этого можно сделать вывод, что извещение должно быть письменным и доставлено способом, позволяющим определить дату доставки и получателя (оптимальна будет курьерская доставка либо заказным письмом с описью вложений и уведомлением о вручении). Из извещения должно быть понятно, какая доверенность какого поверенного от какого доверителя отменяется, а причину отмены можно не указывать. Подписать извещение должен руководитель организации либо иное уполномоченное лицо. Печать ставить не обязательно, но и как в ситуации с самой доверенностью, здесь ее оттиск тоже лучше поставить.

Если поверенный может прийти к вам в офис, то процесс доставки «упраздняется» сам собой, и в извещение имеет смысл добавить зоны для подписи:

• поверенного о получении извещения («1» в Примере 11) и
• представителя доверителя о возврате ему доверенности («2» там же).

Если извещение адресуется работнику доверителя, то в адресате кроме Ф.И.О. достаточно указать должность («3» там же). Если не штатному сотруднику, то там лучше добавить в скобках идентификационные данные человека из доверенности (паспортные данные, место регистрации).

Вы наверняка столкнетесь с ситуацией, когда какие-то доверенности поверенные вернуть не могут, одни уже «израсходованы» (отданы при подписании документов и совершении иных порученных действий), другие потеряны и только единицы могут быть утаены со злым умыслом. В любом случае доверитель может (но не обязан) документировать факт невозврата доверенности актом (Пример 12), если поверенный и его откажется подписывать, то это подтверждается 2-м комплектом подписей (см. «1» и «2» в Примере 12). Кроме составителя акта изложенные в нем сведения должны подтвердить не менее 2 свидетелей. В конфликтной ситуации поверенный может упорствовать и ничего не подписывать, тогда подписи свидетелей и акт вам могут пригодиться. Если же человек случайно потерял доверенность, то ему легче в этом сознаться и подписать акт (см. «3» там же), тогда 2-ю зону заполнять не потребуется (как в Примере 12).

Если невозможно известить представителя и контрагентов, то сведения об отмене доверенностей можно опубликовать в газете «Коммерсантъ» (абз. 3 п. 1 ст. 189 ГК РФ) . Для этого подпись директора на заявлении об уведомлении нужно заверить у нотариуса. Третьи лица считаются извещенными об отмене доверенности по истечении 1 месяца со дня публикации. Но такой способ уведомления является альтернативным. Лучше напрямую уведомить поверенных и контрагентов, суды.

Суды необходимо уведомить те, в которых рассматриваются дела с участием вашей организации в качестве истца, ответчика или др. Это делается для того, чтобы представитель, чья доверенность отменена, не смог повлиять от вашего имени на исход дела (например, чтобы он не отказался от иска, не признал иск и т. п.). Уведомление в суд лучше оформить не в виде письма (Пример 13), а в более привычной для суда форме (см. Пример 14). Абсолютно все суды уведомлять не нужно. В суде при необходимости также можно ссылаться на публикацию в газете «Коммерсантъ» и приобщить скриншот соответствующей записи на официальном сайте https://www.kommersant.ru/.