Деловая переписка с партнерами из арабского мира и Ирана

На каком бланке вести иностранную переписку

В п. 3.65 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) говорится о том, что если письмо направляется зарубежному партнеру, оно:

• сначала составляется на русском языке,
• затем проходит согласование со всеми заинтересованными лицами организации,
• после чего переводится на один из иностранных языков (язык адресата или английский язык) и
• оформляется на бланке письма, предназначенном для переписки с зарубежными адресатами.

Форму такого бланка каждая организация разрабатывает самостоятельно. При этом «шапка» письма может быть составлена как на русском (государственном), так и на английском (международном) языке. При использовании английского языка расположение реквизитов может быть традиционным для нас (Пример 1) либо для англосаксонского мира (Пример 2) – как видите, разница есть.

О «двуязычных» бланках ГОСТ Р 7.0.97-2016 говорит применительно:

• к внутрироссийской переписке, рекомендуя размещать реквизиты бланка сначала на русском языке, а потом на государственном языке субъекта РФ. Причем ГОСТ адресует эту рекомендацию органам власти и организациям республик РФ, использующих наряду с русским государственный язык республики (п. 6.8);
• к международной переписке (в Примере 3 мы показали «двуязычный» бланк письма).

ГОСТ Р 7.0.97-2016 допускает расположение одинаковых реквизитов:

• на одном уровне: слева на русском, справа на другом языке – получается угловой бланк письма (см. Пример 3) или
• сначала на русском, а ниже на другом языке – получается продольное расположение реквизитов (этот пример приведен в самом ГОСТе – мы показали его во фрагменте данного стандарта).

Заметьте, что дублировать принято все реквизиты бланка письма, кроме регистрационного номера письма и ссылки на номер и дату инициативного документа.

Но если вы ведете интенсивную переписку с партнерами из каких-то стран, то можете разработать отдельные бланки для таких корреспондентов на их родном языке, что покажет знание вами их традиций и особое почтение – это повысит шансы на успешный деловой контакт.

Общие правила

Очень часто в деловом мире знакомство начинается с письма. Именно по переписке в первое время вас оценивают как личность, и именно от этого зависит, будут ли отношения развиваться либо они прекратятся. Поэтому умение правильно писать деловые письма очень ценно.

Грамотно составленное письмо состоит из ряда внутренне связанных частей, которые должны быть выстроены в логическом порядке по отношению друг к другу. Любые деловые письма имеют четкую структуру, элементы которой должны присутствовать в каждом сообщении.

К обязательным элементам текста письма относятся:

• Вступление – оно содержит краткую информацию о теме сообщения, благодаря чему адресат узнает, о чем именно будет говориться дальше и стоит ли на это тратить время. Каким бы ни было письмо, следует помнить о необходимости персонального обращения. Для этого нужно заранее выяснить полное имя и должность адресата. Указав официальную должность и адрес в «шапке» письма, стоит назвать имя получателя во вступительной части.
• В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. В этой части необходимо убедить, доказать (например, что в проводимом совещании / конференции стоит участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т.д.). Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия.
• Заключение – это выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т.д. Письмо может содержать только одну заключительную часть.

Для отечественной и восточной практики деловой переписки характерен «МЫ-ПОДХОД», когда при подаче информации отправитель и адресат позиционируются...