Состав присутствовавших в протоколе комиссии

Какими нормативными и методическими документами зафиксированы правила оформления протоколов. Кого записывать в присутствующих, а кого – в приглашенных на заседание. Как оформить в протоколе ситуации: когда председатель комиссии отсутствует и вместо него заседание ведет другой член комиссии; часть членов комиссии отсутствует; кворум для принятия решений имеется (когда его нужно определять не только для всего заседания, но и для отдельных вопросов, поставленных на голосование). Как отражать во вводной части протокола фамилии, инициалы, должности присутствующих, приглашенных, председателя и секретаря. Когда поименный состав переносится в отдельный список, который становится приложением к протоколу. Кого приглашают на заседание аттестационной комиссии. Показываем 6 примеров вводной части протокола (для разных ситуаций) и образец списка присутствующих на заседании. Поводом для статьи стал вопрос читателя.

Вопрос в тему

Просим разъяснить, какие требования предъявляются к оформлению протокола заседания комиссии, а именно к списку присутствовавших и членам комиссии?

Где этот список должен располагаться: сразу после наименования «Протокол заседания комиссии?» Допускается ли указанных лиц разместить в самом конце документа, т.е. после термина «Постановили»?

В этом простом вопросе присутствует интерес к профессиональной методологии, интерес к историческому процессу развития, формализации и унификации текстового документа, т.к. из сплошного связного текста на протяжении длительного времени продолжают выделяться и отделяться от него повторяющиеся части, элементы. Эти элементы пока не признаются самостоятельными реквизитами, а рассматриваются как блоки и формальные части текста, которые имеют свое место на площади стандартного листа бумаги и должны оформляться единообразно. В протоколах и актах, которые принадлежат к системе организационно-распорядительной документации, состав присутствующих рассматривается как вводная часть текста. Тенденция формализации текста и выделения из него самостоятельных элементов (почти реквизитов) прослеживается наиболее наглядно и находит свое закрепление в действующих нормативных и методических документах по делопроизводству.

Где зафиксированы общие правила оформления протоколов

Общие правила оформления реквизитов и текста протокола лучше изучать на основе:

Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях(утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44). См. п. 3.34–3.41, Приложения № 4 и № 5; п. 3.37 о вводной и основной частях текста протокола (процитируем далее);
Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления(утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199). См. п. 3.3.10 и Приложение № 9 об оформлении протокола.

В связи с утверждением ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (это новая редакция ГОСТ Р 7.0.97-2016) в следующем 2026 году ожидается утверждение методических рекомендаций по его применению. В них, скорее всего, будут приведены образцы и примеры оформления протоколов.

Фрагмент документа

Пункт 3.37 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)

3.37. Текст протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола указываются фамилии председателя (председательствующего); секретаря; фамилии участников, присутствующих на заседании; лиц, приглашенных на заседание; повестка дня.

Если количество присутствующих на заседании превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола. Например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их обсуждения с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

В основной части протокола фиксируется ход заседания.

Когда на заседании комиссии секретарь (или назначенный ответственным за ведение протокола член комиссии) фиксирует ход заседания и принятые решения, то он фактически составляет черновик протокола, в котором могут допускаться отметки свободной формы о присутствующих и отсутствующих, причинах отсутствия и т.п. организационные моменты.

Но протокол как официальный документ должен быть оформлен в течение 1–3 дней с даты заседания по форме и правилам, которые установлены нормативными правовыми актами, методическими документами и Инструкцией по делопроизводству конкретной организации.