Новый методический документ о контроле в сфере архивного дела (часть 2)

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 5 / 2023

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Росархив утвердил Руководство по соблюдению обязательных требований при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле. Во второй части статьи, которую публикуем в этом номере журнала, мы систематизировали в табличной форме, какие документы можно предъявить при проверке, чтобы доказать соблюдение обязательных требований законодательства об архивном деле и правил работы с НТД.

Окончание статьи. Начало в № 04 / 2023

Какие документы предъявлять к проверке соблюдения законодательства об архивном деле

Рассмотрим содержание обязательных требований из части 1 Руководства и попытаемся их интерпретировать по отношению ко всем организациям, соблюдающим Закон № 125-ФЗ¹.

В Таблице 1 показаны основные виды и разновидности документов, которые рекомендуем предъявлять при документальных проверках, а в последующем – при заполнении чек-листов.

Часть 1 Руководства службам делопроизводства желательно проработать совместно со службами управления рисками, внутреннего контроля и юридическими службами для контроля рисков. Для негосударственных организаций это прежде всего внутренние риски, которые контролируют органы управления и участники (акционеры) организации. Состав и актуальность документов (по сроку их действия) контролирует служба делопроизводства, качество оформления учетных документов обеспечивает архив, который обычно включается в эту службу как структурное подразделение.

Но на самом деле задача службы делопроизводства – не подготовка к проверкам, а решение сверхзадачи – создание и поддержание внутреннего организационного порядка в работе с документами, которые находятся в зоне ответственности первого руководителя.

Таблица 1

№ пункта части 1 Руководства	Содержание обязательного требования	Необходимые документы (в актуальном состоянии)
2	Создание архива в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов	Положение об архиве, которое ставится на контроль по признаку актуальности, актуализируется не реже 1 раза в 5 лет или в связи с изменениями направлений деятельности, изменением состава документального фонда и создания документов преимущественно в электронной форме (требуется актуализировать раздел «Профиль архива», т.е. состав документов, подлежащих передаче на архивное хранение). Негосударственные организации не упоминаются в п. 2 Руководства, они могут не создавать архивы, но обязаны обеспечивать архивное хранение документов. В этом случае по опыту лучших практик разрабатывается положение об архивном хранении, издается приказ о назначении ответственного за архивное хранение (с его письменного согласия) с внесением изменений в должностную инструкцию и/или трудовой договор (заключение дополнительного соглашения к нему)
3	Обеспечение финансовых, материально-технических и иных условий, необходимых для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов	Бюджетная роспись, бюджетная смета...