Рассмотрим содержание обязательных требований из части 1 Руководства и попытаемся их интерпретировать по отношению ко всем организациям, соблюдающим Закон № 125-ФЗ 1.
В Таблице 1 показаны основные виды и разновидности документов, которые рекомендуем предъявлять при документальных проверках, а в последующем – при заполнении чек-листов.
Часть 1 Руководства службам делопроизводства желательно проработать совместно со службами управления рисками, внутреннего контроля и юридическими службами для контроля рисков. Для негосударственных организаций это прежде всего внутренние риски, которые контролируют органы управления и участники (акционеры) организации. Состав и актуальность документов (по сроку их действия) контролирует служба делопроизводства, качество оформления учетных документов обеспечивает архив, который обычно включается в эту службу как структурное подразделение.
Но на самом деле задача службы делопроизводства – не подготовка к проверкам, а решение сверхзадачи – создание и поддержание внутреннего организационного порядка в работе с документами, которые находятся в зоне ответственности первого руководителя.
См. статью «Архив как “наказание”» в № 11’ 2021. Какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение? Кому придется раскошелиться на его оборудование и ведение архивной работы по всем правилам? Кто может прийти с проверкой? За какие нарушения, кого и как могут наказать? Возможные варианты ответственности мы свели в 2 таблицы. Показали не только теорию – статьи по КоАП РФ, но и объяснили тенденцию их применения
См. статью «Номенклатура дел – обязательный документ для организации?» в № 11’ 2021
Без Положения об ЭК экспертиза ценности не действительна? Ответ см. в № 5’ 2023
Таблица 1
| № пункта части 1 Руководства | Содержание обязательного требования | Необходимые документы (в актуальном состоянии) |
| 2 | Создание архива в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов |
Положение об архиве, которое ставится на контроль по признаку актуальности, актуализируется не реже 1 раза в 5 лет или в связи с изменениями направлений деятельности, изменением состава документального фонда и создания документов преимущественно в электронной форме (требуется актуализировать раздел «Профиль архива», т.е. состав документов, подлежащих передаче на архивное хранение). Негосударственные организации не упоминаются в п. 2 Руководства, они могут не создавать архивы, но обязаны обеспечивать архивное хранение документов. В этом случае по опыту лучших практик разрабатывается положение об архивном хранении, издается приказ о назначении ответственного за архивное хранение (с его письменного согласия) с внесением изменений в должностную инструкцию и/или трудовой договор (заключение дополнительного соглашения к нему) |
| 3 | Обеспечение финансовых, материально-технических и иных условий, необходимых для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов | Бюджетная роспись, бюджетная смета... |
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
1 мая 2024 года вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.109–2024 о метаданных. Главная ценность этой статьи в том, что она написана одним из его разработчиков. Таким образом, вы получаете информацию «из первых рук»: для чего он разработан, что в нем есть.
Рассказываем о 3 отечественных стандартах (созданных на базе международных), которые помогут вам обеспечить достоверность и долговременную сохранность электронных документов, конвертировать их из одного формата в другой, мигрировать из одной системы в другую. Эти стандарты обобщают лучший практический опыт. Мы объясняем, что из них можно взять. Они помогут вам наладить работу с электронными документами, достигнуть большего взаимопонимания со своим руководством и ИТ-специалистами.
Как сгруппированы метаданные о документе в новом ГОСТ, какой подход использовался ранее. На примере приказа по основной деятельности показали, какие метаданные о реквизитах этого документа, о действиях с ним, а также чисто технические метаданные стоит предусмотреть в СЭД, СХЭД или иной специальной системе.
Являются ли положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 обязательными? Если нет, то можно ли заложить иные правила оформления организационно-распорядительных документов в локальном нормативном акте организации? Как документировать добровольное присоединение организации к стандарту? Что в этом случае необходимо детализировать в Инструкции по делопроизводству организации об оформлении документов? Объясняем на примере приказов и распоряжений. Вопросы читателя стали поводом для подробного разбора этой интересной темы.
Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.
Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.
18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы
Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
