Своевременное обнаружение отсутствующих документов в деле или, наоборот, фиксация наличия полного комплекта документов при технической обработке дел могут в дальнейшем обезопасить от лишних претензий работников, ответственных за делопроизводство или архив организации. В чем уязвимость таких методов защиты, как составление внутренней описи документов дела, листа-заверителя, подшивка или переплет дела, включение данных о нем в опись дел. Что было бы оптимально делать, мы рассказали в статье.
Не секрет, что порой в сформированных для архивного хранения делах отсутствуют некоторые документы, которые должны быть, но вот так случилось, что их нет. Сейчас мы не будем разбираться, по какой причине это произошло, – предлагаем рассмотреть порядок действий работников, ответственных за делопроизводство 1 или архив организации 2, чтобы им не оказаться крайними в такой ситуации.
Как обезопасить себя ответственному за делопроизводство
Для начала давайте вспомним, что отбор документов, подлежащих передаче в архив организации (далее – архив), в структурных подразделениях должен производиться ежегодно 3. В результате экспертизы ценности документов определяют:
- какие из них необходимо передавать в архив (на них составляются описи дел постоянного и долговременного хранения, по личному составу);
- а у каких документов сроки хранения уже истекли и они подлежат выделению к уничтожению (на них составляются соответствующие акты) 4.
Пример 1. Отметка об отсутствующих документах в листе-заверителе дела
Дела, подлежащие передаче в архив, должны быть упорядочены – технически оформлены (документы подшиты, листы пронумерованы, обложки дел оформлены, листы-заверители составлены) и описаны (составлены описи дел 5). И уже на этом этапе, если обнаруживается недокомплект документов в деле, в структурном подразделении организовывается розыск отсутствующих документов. И вот тут первая загвоздка: ни одним нормативным документом (возможно, только если локальным нормативным актом) не установлено точно, в течение какого времени проводится розыск документов, которые еще не переданы в архив. И тем не менее из совокупности положений п. 19, 20 и 23 Правил 2023 года, очевиден вывод, что розыск документов на этапе формирования дел не должен превышать 1 года с даты завершения документа в делопроизводстве, поскольку именно в течение 1 года проводится упорядочение завершенных дел.
Поэтому на практике очень быстро создается комиссия, расследующая факт необнаружения документа, и так же быстро документ признается утраченным, о чем составляется соответствующий акт. А зачастую бывает и так, что никакого розыска не проводится – сформировали дело и забыли об отсутствующем документе.
Независимо от того, проводился розыск отсутствующего документа или нет, информация о некомплектности документа или об отсутствии документа обязательно должна быть отражена в...
