Организационные мероприятия службы делопроизводства в конце и начале года

В конце года все подразделения организации охватывает предпраздничная суета. Но это не только подготовка поздравлений и списков на их рассылку, а и завершение расчетов с клиентами и контрагентами, свое­временная передача актов приемки-сдачи работ и услуг по договорам, заключение дополнительных соглашений на новый срок к продолжающимся договорам, сверка полномочий и сроков действия выданных доверенностей, завершение процедур согласования проектов документов, подготовка отчетов об исполнении заданий, документов и поручений, защита бюджетов на следующий год (и в зависимости от фонда оплаты труда – согласование штатных расписаний) и даже попытки избавиться от документов, которые еще не стали архивными и т.п. Во всех этих процедурах служба делопроизводства является обязательным участником или помощником, ответственным исполнителем и «регистратором», общекорпоративным координатором и «курьером».

Подведением итогов, формированием аналитических отчетов и составлением планов по основным направлениям собственной деятельности службе делопроизводства приходится заниматься в самом конце декабря и в первые после новогодних праздников январские дни.

Рассмотрим некоторые организационные мероприятия по основным направлениям деятельности службы делопроизводства, которые обеспечивают непрерывность, последовательность и системный подход к ­технологии делопроизводства и о которых не следует забывать.

Систематизация документального фонда

Служба делопроизводства отвечает за систематизацию документального фонда организации путем разработки номенклатуры дел, которая является многофункциональным документом. В момент ее утверждения на следующий год она выполняет свою функцию как плановый и организационный документ, а через год она становится в основном учетным и отчетным документом, т.к. в январе года, следующего за годом действия номенклатуры, к ней составляется итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел.

В ноябре-декабре прошлого года в приказ об утверждении номенклатуры дел на 2014 год служба делопроизводства должна была предусмотрительно включить пункт с поручением представить в службу делопроизводства итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений на 2014 год, подписанные руководителями подразделений, причем не позднее 20-х чисел января 2015 г. Если этого не было сделано, то в декабре текущего года необходимо успеть подготовить приказ по административно-организационной деятельности (срок хранения – 5 лет) со следующими «поручительским» пунктом:

Форма итоговой записи может быть просто заимствована из Приложения 7 к Основным правилам работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002) или перенесена из Приложений № 18 и 19 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). При необходимости в эту утвержденную форму можно дополнительно внести графу для учета электронных документов, созданных в виде электронного оригинала и подлежащих формированию в электронные дела (показана в ­Примере 2, мы добавили в нее графу 3).

А в январе 2015 года на основании номенклатур дел и итоговых запи­сей к ним, полученных от структурных подразделений, необходимо перенести сведения о заведенных «переходящих» делах в сводную номенклатуру дел организации и оформить итоговую запись к ней, которую подписывает руководитель службы делопроизводства.

Итоговая запись к сводной номенклатуре дел на 2014 год передается в архив организации (в дело фонда), а если организация является источником комплектования – то и в государственный или муниципальный архив (в соответствующее наблюдательное дело источника...