Какие обязательства ГК РФ теперь накладывает на стороны, вступающие в переговоры, даже если по их окончании договор заключен не будет? Как можно регламентировать и фиксировать результаты переговоров?
Как подготовить проект договора (кто что должен делать)? Чем отличаются типовая форма и шаблон договора? Как относиться к проекту, предлагаемому контрагентом? И как разработать свой «с нуля», в т.ч. с использованием конструктора договоров?
Какие способы защиты договора от подделки существуют? Как оформить парафирование или прошивку? Какие специальные бланки, штампы и печати можно использовать?
Этап переговоров
Данный этап не является обязательным при заключении всех договоров. Но в связи с внесением в 2015 году в Гражданский кодекс РФ статьи 434.1 «Переговоры о заключении договора» этот этап договорной работы стал весьма актуальным. Что же появилось нового?
Теперь недобросовестного контрагента можно будет привлечь к ответственности. Это произойдет, например, если контрагент, с которым планируется заключить договор:
- представит неполную или недостоверную информацию (например, скроет данные о финансовых проблемах своей организации);
- без объяснения причин прервет переговоры, но из-за их ведения ваша организация упустит возможность заключить аналогичный договор с другой компанией1;
- раскроет данные, являющиеся коммерческой тайной вашей организации, даже если договор с ним вы в итоге не подписали.
Еще одно новшество: с партнером можно заключить Соглашение о порядке ведения переговоров (это право дает пункт 5 статьи 434.1 ГК РФ). В соглашении нужно указать:
- критерии добросовестных переговоров;
- критерии недобросовестных действий при проведении переговоров;
- ответственность за нарушение процесса переговоров, например, можно определить неустойку за нарушение соглашения о переговорах;
- порядок распределения расходов, связанных с переговорами;
- иные права и обязанности сторон, включая обязанность о неразглашении конфиденциальной информации.
Если такое соглашение может быть подписано между организациями, вступающими в переговоры, то Порядок проведения переговоров может регламентировать этот процесс внутри вашей организации (т.е. быть ее самостоятельным ЛНА либо разделом Договорного регламента, реже это делают приказом по основной деятельности). В нем стоит отразить:
- перечень вопросов, при решении которых требуется проведение переговоров;
- общие правила проведения переговоров;
- перечень руководителей, которые имеют полномочия на проведение переговоров;
- формы проведения переговоров (заседания, консультации, обмен документами);
- ответственных за организационное и техническое сопровождение переговоров;
- порядок подписания с контрагентом Соглашения о проведении переговоров;
- порядок документирования переговоров и правила хранения всех документов, касающихся процесса переговоров;
- образцы используемых документов (например, протокола проведения переговоров (см. Пример 11), соглашения о проведении переговоров).
Если по поводу предыдущих двух стадий договорной работы (проверка контрагента и ведение переговоров) мы говорили, что их можно регламентировать как в Договорном регламенте, так и другими способами, то следующие стадии договорной работы важно отразить именно в нем, поскольку они непосредственно связаны с документооборотом договоров:
- подготовка проекта договора;
- согласование проекта договора;
- подписание, регистрация, гос. регистрация, оперативное хранение;
- исполнение, включая закрытие / пролонгацию.
Далее в этом номере журнала мы разберемся с подготовкой проекта договора, а к его согласованию перейдем уже в следующем номере.
Пример 11. Протокол встречи деловых партнеров
Этап подготовки проекта договора
В Договорном регламенте должны быть определены требования к подготовке проекта договора:
- кто будет ответственным исполнителем по договору, обычно это работник организации, инициирующий его заключение. Непосредственно на него возлагаются обязанности по подготовке, заключению договора и исполнению договорных обязательств (другие службы, например, юридическая, финансовая, ему лишь «помогают»);
- договор должен заключаться в простой письменной форме в виде единого документа;
- подготовленный проект договора должен:
- максимально отражать интересы вашей организации,
- соответствовать требованиям законодательства,
- содержать все существенные условия. В некоторых компаниях для ответственных исполнителей юристы готовят перечень существенных условий договоров, оформляемых в виде приложения к договорному регламенту, которые позволяют повысить юридическую грамотность ответственных исполнителей и сократить время на согласование проектов договоров. Допускается использование смешанных или непоименованных в ГК РФ видов договоров,
- содержать определенные сведения, например: дату, место заключения, полное наименование сторон, дату и номер лицензии, кто выдал (при наличии лицензируемого вида деятельности), должность, фамилию,...
