В этом номере журнала подробно рассматриваем этап согласования проектов договоров: вопросы, которые необходимо урегулировать в Договорном регламенте; список согласующих лиц / подразделений и их функции; порядок прохождения процедуры согласования (в т.ч. вы узнаете, как грамотно закрепить и контролировать сроки, чтобы дисциплинировать согласующих лиц); как оформить лист согласования и замечания к проекту договора при внутреннем согласовании, а также протокол разногласий и протокол согласования разногласий при оттачивании формулировок договора с контрагентом; и не забудьте, что ряд сделок требует одобрения совета директоров или общего собрания акционеров / участников, собственника имущества – на эту длительную процедуру тоже нужно предусмотреть время.
Этап согласования проекта договора
Согласование проекта договора (для конкретной сделки или типовой формы) и других документов, определенных Договорным регламентом, – это процедура проверки и удостоверения согласующими соответствия условий проекта законодательству, интересам организации и внутренним документам.
Если речь идет о проекте двухстороннего (или более) договора с конкретным контрагентом, то до того как ответственный исполнитель направит его на согласование внутри своей организации, его условия должны быть согласованы со сторонней компанией – рекомендуем придерживаться этой позиции.
В Договорном регламенте должны быть определены следующие принципиальные моменты, касающиеся процедуры согласования:
1. Какие документы кроме договоров (дополнительные соглашения, заявки, спецификации и иные) 1 попадают под действие Договорного регламента. Для определенных разновидностей договоров / документов могут быть предусмотрены более упрощенные или более жесткие процедуры согласования либо разный состав согласующих лиц. Чем более рисковый договор, тем больше ему должно быть уделено внимания.
2. Схема согласования проектов договоров в организации:
- централизованная – когда в компании определено структурное подразделение, отвечающее за процесс согласования, например, договорный отдел. Ответственный исполнитель предоставляет проект договора в это подразделение, которое и осуществляет процесс согласования, т.е. централизованно передает проект договора всем согласующим, а после согласования при отсутствии замечаний передает договор на подписание, при наличии замечаний – ответственному исполнителю для их устранения;
- децентрализованная – когда ответственный исполнитель сам передает проект договора согласующим подразделениям;
- смешанная – когда на каких-то этапах согласования используется централизованная схема, а на других – децентрализованная. На практике этот вариант используется достаточно редко.
3. Список согласующих подразделений и должностных лиц. Как правило, в любой организации обязательными согласующими подразделениями / работниками являются:
- руководитель ответственного исполнителя;
- юридический отдел / юрисконсульт;
- финансово-экономическая служба;
- главный бухгалтер;
- служба безопасности (если в вашей организации проверка всех контрагентов будет осуществляться до подготовки проекта договора, то целесообразно службу безопасности вообще исключить из списка согласующих).
Этот минимальный список согласующих может быть дополнен:
- заинтересованным подразделением – структурное подразделение, принимающее участие в согласовании проекта договора по вопросам, входящим в его компетенцию. В качестве заинтересованного подразделения может выступать, например, отдел качества, производственное управление и т.п.;
- любым иным структурным подразделением в зависимости от особенностей деятельности организации. Так для юридических лиц, работающих по Федеральному закону «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 № 223-ФЗ, можно рекомендовать включение в список согласующих структурного подразделения, отвечающего за проведение процедур размещения заказа (это может быть отдел закупок).
В организации может быть предусмотрен отдельный список согласующих для проектов договоров, заключаемых по типовой форме. При ее разработке она уже согласовывалась со всеми необходимыми структурными подразделениями, потому изготовленный по ней «стандартный» договор с вписанной переменной информацией требует обычно минимум внимания.
Перечень функций всех участников договорного процесса может закрепляться в виде отдельного приложения к Договорному регламенту.
Пример 24. Функции отдельных участников Договорного регламента (не включающего этап проверки контрагента и проведения переговоров) при децентрализованной схеме согласования
10. В соответствии с настоящим Регламентом определены функции участников процесса:
10.1. Функции ответственного исполнителя:
- получение необходимого объема информации о контрагенте;
- подготовка и представление необходимых документов, предусмотренных настоящим Регламентом, для согласования и заключения договоров;
- организация подготовки проектов договоров в соответствии с требованиями настоящего Регламента, предусматривающих наибольшие выгоды для организации, с учетом нормативной базы в пределах должностных обязанностей по предмету будущих договоров;
- принятие всех мер, направленных на то, чтобы контрагенты работали по текстам договоров, разработанным в организации, включая типовые формы и шаблоны договоров;
- своевременное обращение в юридический отдел с целью оформления дополнительного соглашения к договору о пролонгации с уточнением срока действия и суммы договора;
- организация согласования проекта договора и подготовка необходимых документов, предусмотренных Регламентом;
- инициация разработки типовых форм договоров;
- в случае необходимости осуществление государственной регистрации договора;
- своевременная доставка договора контрагенту, своевременный возврат подписанного договора от контрагента в организацию;
- организация надлежащего выполнения сторонами договора принятых на себя обязательств;
- своевременная подготовка дополнительных соглашений к договору при изменении его отдельных условий;
- подготовка (либо запрос у контрагента) и своевременное предоставление в бухгалтерию первичных учетных документов (например: акты выполненных работ / оказанных услуг, акты приема-передачи), счетов-фактур и пр.;
- своевременное получение сведений от контрагентов о причинах неисполнения / ненадлежащего исполнения контрагентом своих обязательств (включая этапы);
- информирование своего руководителя о причинах неисполнения договора как со стороны контрагента, так и со стороны организации.
10.2. Функции руководителя ответственного подразделения:
- проведение маркетинговых исследований касательно предмета договора;
- обоснование целесообразности заключения договора;
- выбор контрагента (если внутренними документами не предусмотрена конкурентная процедура закупки);
- проверка соответствия условий договора интересам организации;
- проверка условий договора на предмет возможности осуществления контроля за исполнением любых обязательств организации и контрагента;
- проверка необходимости осуществления предварительных / последующих согласительных / уведомительных внутрикорпоративных / внешних процедур, связанных с заключением договора как со стороны организации, так и со стороны контрагента, в том числе: одобрения крупных сделок, сделок с заинтересованностью, обременением и др., подачи ходатайств или уведомлений в ФАС РФ и т.п.;
- планирование сроков и процедуры заключения договоров с учетом времени, необходимого для их согласования, визирования, регистрации и т.п.;
- согласование проекта договора, в том числе в части четкого определения предмета договора, ценовой политики, номенклатуры продукции и / или товаров (работ, услуг), ответственности сторон и др.;
- контроль за исполнением договоров, в т.ч. соблюдение сроков исполнения договора в целом и по этапам;
- осуществление контроля за соблюдением сроков платежей по договору;
- урегулирование спорных вопросов по договору;
- контроль за своевременным предоставлением в управление бухгалтерского учета и аудита актов (например: акты выполненных работ, приема-передачи), счетов-фактур и пр.;
- постоянный контроль за надлежащим исполнением сторонами условий договора;
- своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств по договору;
- инициирование претензионной и судебной работы в случае неисполнения контрагентом своих обязательств совместно с юридическим отделом;
- своевременная подготовка и направление документов в юридический отдел для подготовки документов для одобрения сделок, предусмотренных Уставом;
- иные вопросы, связанные с заключением, исполнением договора.
10.3. Функции руководителя заинтересованного подразделения:
- соблюдение сроков визирования проекта договора специалистами заинтересованного подразделения, осуществляющими визирование;
- согласование проекта договора по вопросам, входящим в компетенцию специалистов заинтересованного подразделения;
- формулировка положений проекта договора, которые относятся к компетенции сотрудников заинтересованного подразделения.
10.4. Функции главного бухгалтера:
- осуществление контроля за корректностью формулировки предмета договора для целей его (договора) последующего учета;
- контроль наличия и формулировка в проекте договора момента перехода права собственности и других условий, с которыми связывается постановка на бухгалтерский учет и снятие с него;
- проверка соответствия условий договора налоговому законодательству (в т.ч. внесение предложений по корректировке условий договора в целях приведения в соответствие с налоговым законодательством и оптимизации налогообложения);
- оценка налоговых последствий заключения и исполнения договора, включая проверку условий договора с точки зрения влияния на формирование налогооблагаемой базы;
- оценка налоговых рисков, контроль за корректностью формулировок договора для избежания неблагоприятных налоговых последствий;
- определение в случаях значительного финансового риска необходимости запроса копии бухгалтерского баланса контрагента;
- проверка правильности расчета ставок и сумм налогов в договорах;
- проверка условий договора, касающихся порядка и сроков представления документов по исполнению договора;
- соблюдение сроков визирования проектов договоров;
- учет исполнения обязательств по договорам путем сплошного, непрерывного и документального их учета.
10.5. Функции юридического отдела:
- организация договорной работы в организации;
- разработка проектов договоров (включая типовые договоры) и проектов иных документов к договорам, предусмотренных настоящим Регламентом;
- проверка соответствия законодательству проектов договоров и иных документов к ним, включая определение порядка налогообложения;
- осуществление контроля наличия лицензии (в предусмотренных законодательством случаях), ее соответствия предмету договора, соотношения сроков действия лицензии со сроками действия (исполнения) договора;
- проверка полномочий лиц, заключающих договоры;
- определение необходимости одобрения сделки советом директоров / общим собранием акционеров и подготовка документов для одобрения сделки;
- принятие мер по разрешению разногласий с контрагентами по проектам договоров;
- обеспечение нотариального удостоверения отдельных видов договоров;
- анализ договорной работы в организации, подготовка предложений по ее совершенствованию;
- ведение претензионно-исковой работы в организации.
В Договорном регламенте необходимо определить не только список согласующих лиц, но и их дублеров на период отсутствия «основных бойцов» (отпуск, временная нетрудоспособность, командировка). В таких случаях процесс согласования может осуществлять:
- работник, автоматически исполняющий обязанности отсутствующего (на основании приказа, должностной инструкции, например, в период отсутствия финансового директора все его функции осуществляет...
