Аудит делопроизводства в группе компаний (часть 2)

Маршруты документов

Одна из самых масштабных работ при аудите – работа с маршрутами документов. Их нужно а) описать, б) проанализировать. План оптимизации будет составлен позже при внедрении единой системы делопроизводства в компаниях.

Как известно из теории, в делопроизводстве выделяются 3 основных потока документов:

• входящий,
• исходящий и
• внутренний.

Это правило является общим для всех. А вот маршруты документов в каждой организации свои, и именно на них мы и обратим внимание. Ориентируясь на информацию о видах документов, собранную ранее, нужно описать маршрут каждого из них. Хотя если выражаться более точно, то по одному маршруту могут идти несколько документов или целая группа.

В качестве примеров приведем схемы маршрутов входящих документов в двух компаниях группы. В Примере 8 (ООО «Лето») видно, что маршрут входящих документов вполне выстроен. Что касается ООО «Осень» (Пример 9), то эта компания демонстрирует явно децентрализованный подход к работе с входящими документами. Он тоже имеет право на существование после существенной доработки, но только не в будущей единой системе делопроизводства нашей группы компаний (ГК), в основе которой – тотальная централизация ДОУ на уровне всей ГК. Очевидно, что ООО «Осень» ждут более глубокие и серьезные изменения, чем ООО «Лето».