Обратите внимание: не стоит все свои вопросы для выяснения ситуации по всем направлениям документационного обеспечения управления (ДОУ) в организации помещать в одно длинное письмо. Лучше это делать дозировано: замечено, что если собирать сведения по принципу «один вопрос – одно письмо», то респонденты отвечают намного подробнее, чем когда им приходится писать целое сочинение на тему «Как устроено наше делопроизводство». Кстати, необязательно ограничиваться только электронной почтой: для мелких уточнений существует еще телефон, а для опроса одновременно нескольких человек – видеоконференции.
В самом первом письме-запросе информации (см. Пример 3 в первой части статьи в № 10` 2016) мы уже запрашивали учетные документы архива. Вспомним: компании должны были – разумеется, при их наличии – выслать нам электронные копии номенклатуры дел, описей дел постоянного, временного хранения и по личному составу, актов передачи дел на хранение в государственные (муниципальные) архивы, актов об уничтожении документов1. Тогда же обнаружилось, что ни в одной из компаний группы таких документов нет. Только в ООО «Весна» безнадежно застрял на этапе согласования проект номенклатуры дел на 2016 год (см. ответ в Примере 4).
Однако отсутствие грамотно налаженной системы хранения документов и структурного подразделения под названием «Архив» еще не означает, что компания вовсе не хранит свои документы. Наша задача на этом этапе аудита выяснить, как именно она это делает. Для чего можно направить очередное письмо-запрос, в котором попросить респондентов своими словами описать их систему хранения и уничтожения документов (показано в Примере 13).
Пример 13. Электронное письмо-запрос об организации хранения документов
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Должно ли дочернее общество руководствоваться внутренними актами (положениями, регламентами) органов управления основного общества?
В Группе компаний приказы подписывает Генеральный директор (ГД) и есть полномочия Исполнительных директоров (ИД) по подписанию приказов управляемых обществ. Может ли ИД подписывать изменения в приказ, если основной приказ подписывал ГД?
Что верно с юридической и делопроизводственной точки зрения для дочерней организации: «Введение в действие, принятие к исполнению» Инструкций и Положений, если они утверждены учредителем дочерней организации (Головной компанией, далее – ГК) и направлены для разработки и введения в действие аналогичного документа в «дочке»? По сути получается, что ЛНА практически без изменений (или совершенно без изменений) переносится на бланк «дочки», формируется приказ о введении в действие и утверждении нового документа. В преамбуле приказа присутствует ссылка на основной документ ГК.
Стоит ли переподписывать приказы по Обществу, если должность подписанта в ранее действующих приказах убрали из штатной структуры? Например: — приказ в конце 2020 г. подписал Директор по производству, — в январе 2021 г. должность убрали из штатной структуры и ввели Исполнительного директора.
В условиях финансового кризиса многие предприятия пытаются снизить свои затраты любыми возможными способами, в том числе сокращая штат. В статье предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр, во-первых, поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а во-вторых, обосновать наем новых.
Как организовать архив своими силами с нуля? В первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы разбираем следующие вопросы: какие организации обязаны создавать свой архив? чем грозит утрата документов, которые вы обязаны были хранить? какие нормативные документы нужно разработать и какие вопросы в них урегулировать? какие существуют требования к помещению архива и условиям хранения документов? как оптимально зонировать его пространство? как систематизировать документы (какой вариант при каком виде деятельности компании оптимален)? как упорядочить процесс передачи дел в архив из структурных подразделений?
Должно ли дочернее общество руководствоваться внутренними актами (положениями, регламентами) органов управления основного общества?
Делимся опытом, как на 2 крупных предприятиях смогли на 70% сократить время обработки входящей корреспонденции и на 30% трудозатраты на переписку между обществами внутри Группы компаний. Это стало возможным благодаря радикальному изменению привычных технологий и выходу на альтернативные методы работы.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
