В нашей компании часто создаются:
1) регламенты / инструкции / памятки, описывающие порядок действий сотрудников. Часть таких документов создается по требованию законодательства или по соображениям руководства в вопросах безопасности;
2) другая часть документов касается принятых бизнес-процессов, стандартных процедур выполнения работы по функционалу. Например, Инструкция по оборудованию рабочего места (когда, кто и как должен его организовать), Правила организации совещаний и т.п. При этом часто такие документы распространяются не на всю компанию, а на отдельные подразделения или вообще только на 1 подразделение.
Проблема, с которой мы столкнулись: все документы проходят утверждение директором. Нужно распечатать и подписать, потом сложить на хранение. Копятся архивы. За несколько лет, которые я работаю в компании, ни разу никому бумажная версия документов из 2-й группы не пригодилась! Но при этом:
В последнее время отмечаю тенденцию согласования и утверждения документов по электронной почте.
Вопросы:
Действующее законодательство говорит, прежде всего:
Нормативно-методические документы по управлению документами говорят, что документы и информация – это актив организации, который имеет ценность. За его сохранность отвечает руководитель организации.
Уже широко применяются практики издания, хранения, направления на исполнение и рассылки (трансляции) документов исключительно в электронном виде. Организации при этом базируются на концепции управления документами (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007), согласно которой форма представления оригинала документа определяется сроком его хранения (потому что долго гарантированно сохранять электронные документы мы еще не научились).
Если регламенты, инструкции и памятки по оперативным вопросам деятельности и соответствующие приказы об их утверждении и введении в действие имеют оперативный срок хранения (как правило, 5 лет и до 10 лет включительно), то в системе электронного документооборота (СЭД):
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Был разработан локальный нормативный акт организации. Как корректно назвать приказ: «О введении в действие» или «Об утверждении и введении в действие»?
Что говорит законодательство о 3 видах электронных подписей (простой, неквалифицированной и квалифицированной) и других ключевых понятиях. Структура, содержание и примеры формулировок для Регламента применения простой ЭП внутри организации и Регламента применения квалифицированной ЭП при взаимодействии с другими организациями. Какие документы стоит создавать в виде электронных подлинников, подписанных ЭП, как организации решать этот вопрос.
Какие кадровые документы нельзя оформлять в электронном виде? Их перечень в ТК РФ конкретный и краткий. Какие условия важно соблюсти работодателю, чтобы перевести в электронный вид ознакомление с приказом о работе в выходной день, получение на это согласия у работника, полный цикл работы с графиком отпусков? Вопросы читателей стали поводом для этой статьи:
В новых архивных Правилах, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, сказано, что основной файл архивного электронного документа должен быть в PDF/A. При этом многие разработчики электронного архива предлагают хранить файл основного документа в том формате, в котором он был создан, и визуализированную копию в PDF/A. Не является ли это нарушением требований новых Правил?
В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?
Подробно описан опыт Отделения ПФР по Тверской области по внедрению сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»: как заключить договор, что и кому придется делать, кому можно направить документы электронно через этот сервис. Как определить видовой состав и объемы пересылаемых электронно документов (простыми и заказными отправлениями), как на основе этих данных рассчитать бюджет проекта, на чем можно сэкономить. Как формировать пакеты документов и реестры для отправки, какую отчетность по результатам отправки вы получите. Как лучше внедрять новый проект постепенно (чтобы не рисковать).
Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.
Был разработан локальный нормативный акт организации. Как корректно назвать приказ: «О введении в действие» или «Об утверждении и введении в действие»?
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
