В этом номере журнала мы рассмотрим остальные разделы Примерной инструкции. Например, покажем перечень сведений, которые необходимо фиксировать в СЭД, о разных типах документов; объясним порядок исчисления сроков исполнения документов / поручений, когда они указаны без конкретной даты; правила заверения электронных копий документов и др.
А еще ответим на вопросы подписчиков, которые возникли при изучении Примерной инструкции, это поможет вам применять ее грамотнее: какой состав бланков необходимо утвердить организации? указывать ли место издания на бланке филиала? как писать слово «приказываю» в приказе? как адресовать документы более чем в 1 адрес? что принимать за учетную единицу при анализе документооборота подразделений?
Раздел V «Организация документооборота»
Заметьте, что для внутренних и исходящих документов жизненный цикл начинается с подготовки проекта, включая согласование и подписание – эти этапы жизненного цикла составляют раздел делопроизводства, называемый «Документирование деятельности». Поэтому они были описаны в отдельных разделах Примерной инструкции (о них мы говорили в предыдущей части статьи), хотя и при описании документооборота их стоит учитывать (о нем будем говорить сейчас).
Перечислим основные положения раздела «Организация документооборота» Примерной инструкции, на которые стоит обратить внимание.
1. С одной стороны, в п. 5.1 приводится определение скорее бумажного документооборота: «документооборот включает всю последовательность перемещений документов, а также операции, совершаемые с документами в процессе их создания и исполнения (получение, отправка, предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение руководителем)».
С другой стороны, в Примерной инструкции, конечно же, даются особенности электронного документооборота. Работа в СЭД строится не на организации движения (перемещении) документов, а на организации доступа к документам, включенным в СЭД. По этой причине в п 5.2 сказано: «задача… в условиях электронного документооборота – обеспечить доступ к документам пользователям СЭД в соответствии с предоставленными им правами».
2. В СЭД мы имеем дело:
- с электронными документами (изначально созданными в цифровой форме) и
-
электронными копиями документов (полученными в результате сканирования документов, созданных на бумажном носителе).
Исключительно в форме электронных документов могут создаваться, храниться и использоваться документы организации, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно). Для перехода на полноценный электронный документооборот в организации разрабатывается и утверждается ее руководителем Перечень документов, создаваемых, хранимых и используемых исключительно в форме электронных документов.
3. В целях совершенствования процессов управления электронными документами Примерной инструкцией установлены Перечни обязательных сведений о входящих, исходящих и внутренних документах, включаемых в СЭД, иначе говоря, определен набор обязательных полей электронных регистрационных карточек.
Таблица 1. Обязательные поля электронных регистрационных карточек для различных типов документов
В Примерной инструкции отмечается, что сведения, включаемые в СЭД о входящих и исходящих документах, обязательны для государственных организаций – участников МЭДО. Дополнительно к указанным в Таблице 1 данным в СЭД могут...
