Восстановление утраченных документов: куда обращаться и как действовать

Восстанавливаем кадровую документацию

Под кадровой документацией для целей настоящей статьи мы будем понимать все те документы, которые оформляют и регулируют трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения в компании. В рамках кадровой документации можно выделить следующие блоки документов в зависимости от особенностей их восстановления в случае утраты:

• при восстановлении которых необходимо учитывать ознакомление с ними работников под личную подпись;
• с  которыми работников не ознакамливают, но которые составляются и хранятся у работодателя в силу требований закона или по усмотрению организации;
• в которых необходимо наличие подписей и работодателя, и работника (либо представителя работников) как сторон трудовых и непосредственно связанных с ними отношений;
• порядок восстановления которых регламентирован нормативными правовыми актами;
• книги и журналы учета, которые обязательны к ведению работодателем или ведутся им в соответствии с принятым в организации порядком.

Риски и сложности

Массив кадровой документации – один из самых сложных (если не самый сложный) для восстановления.

Во-первых, отсутствие документов несет для работодателя серьезные риски. Мы сейчас говорим даже не о ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях с ее штрафами в 50 и 70 ¹ тысяч рублей для организации. Мы о тех возможных последствиях, которые могут возникнуть в связи с отсутствием определенных документов у работодателя. Например, риски близко познакомиться со штрафами до 500 тысяч ² от Федеральной миграционной службы либо получить административное приостановление деятельности компании ³ за отсутствие документов по охране труда, если проверяющие сочтут, что это создает угрозу жизни и здоровью сотрудников или третьих лиц. А ведь может случиться и совсем плохое. Например, несчастный случай с тяжелыми последствиями или смертельным исходом. Единственный способ для ответственных лиц организации (генерального директора, непосредственного руководителя, специалиста по охране труда) избежать в этом случае уголовной ответственности – это доказать, что в компании выполняются все необходимые нормативы, сотрудники прошли обучение и имеют соответствующие допуски. А как это сделать без документов? Результат их отсутствия – возможность лишиться свободы сроком до 5 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет ⁴.

Во-вторых, само восстановление документации очень трудоемкое. Как правило, на кадровых документах стоит более одной подписи, да еще добавим, что многие из документов необходимо восстанавливать в режиме «почти оригиналов» либо дубликатов ⁵, другие форматы органы контроля, особенно по охране труда, просто не воспримут.

Документы, с которыми работники должны быть ознакомлены под личную подпись

К этой группе документов относятся:

• ЛНА и иные организационно-распорядительные документы (ОРД), которые касаются всех работников организации. Они, в свою очередь, могут:
• являться обязательными для всех предприятий (например, Правила внутреннего трудового распорядка, различные правила, инструкции и отдельные приказы по охране труда, технике безопасности и производственной санитарии) либо
• приниматься по усмотрению работодателей (например, Положение о персонале, Положение о премировании и др.);
• ЛНА и иные ОРД, которые касаются отдельных групп работников (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции (если они не являются приложением к трудовым договорам) и др.);
• приказы по личному составу и личные карточки работников (которые касаются тех работников, которые в них прямо поименованы).

Технически восстановление ОРД, связанных с трудовой деятельностью всех работников или их отдельных категорий, мало отличается от процесса восстановления любых иных ОРД организации. Проводится поиск сохранившихся оригиналов или копий, с помощью которых можно создать дубликаты либо использовать в дальнейшем, заверив надлежащим образом как «официальную копию».

Часть таких документов может храниться в форме оригиналов или заверенных копий у представительных органов работников (в профсоюзе). Все дело в том, что согласно действующему трудовому законодательству организация обязана запрашивать мнение выборного органа первичной профсоюзной организации по целому ряду вопросов. Поэтому наличие объединения работников на предприятии в этой ситуации может стать хорошим подспорьем. Естественно, если их архивы не сгорели вместе с вашими и если сотрудники профсоюза добросовестно относятся к своим обязанностям, в т.ч. хранят копии документов, составленных с учетом их мнения.

Серьезной проблемой при восстановлении документов этой группы является выполнение требований Трудового кодекса (ТК РФ) об обязательном ознакомлении с ними работников под подпись.

Есть те, кто принципиально откажется подписывать «почти оригинал» или даже дубликат. Мотивировки могут быть разными, но самая распространенная: «Я не помню, что там было изначально, вдруг вы уже все поменяли». Здесь может помочь только агитация с напоминанием, что эти документы нужны не только организации, но и работнику, не зря же они должны хранится 50 (75) лет, а то и вообще постоянно. В общем, спасет только хорошо поставленная разъяснительная работа.

Есть работники, которые уже уволились. Получить их подписи в большинстве случаев будет просто невозможно. Продемонстрировать их подписи смогла бы заверенная копия утерянного документа, но где ж ее взять.

К каждому восстановленному документу с подписями, которые удалось собрать, обязательно приложите копию акта о том, когда и при каких обстоятельствах был утрачен оригинал.

А еще лучше - сразу издать приказ о восстановлении утраченных документов с указанием причин и ссылкой на подтверждающие факт их утери документы. С таким приказом нужно будет ознакомить всех работающих в компании под личную подпись, после чего предложить им ознакомиться под подпись с документами, которые касаются их трудовой деятельности, при отказе – сделать об этом отметку непосредственно на этих документах.

Сложнее всего – с личными карточками уже уволенных работников. Ведение личных карточек является обязанностью работодателя. Поэтому рекомендуем восстанавливать все утраченные личные карточки. А во избежание претензий со стороны проверяющих из трудовой инспекции в разделе «Дополнительные сведения» указывать: «Повторно оформлена взамен утерянной (), первоначально оформлена ».

Документы, с которыми не надо знакомить работников под подпись

К этой группе относятся всем известные документы, которые обязательно должны быть в каждой организации, использующей труд работников: штатное расписание со всеми изменениями и дополнениями, графики отпусков, табели учета рабочего времени и др., а также некоторые документы, которые на практике могут понадобиться работодателям для тех или иных целей работы с персоналом (например,...