Информационно-документационное обеспечение является важнейшей обслуживающей функцией как управленческой, так и любой другой деятельности организации. От того, как организована работа с документами, во многом зависит результативность работы организации. Для работников компании важно:
Правила работы с документами устанавливаются нормативными документами организации, или, как их называют, – локальными нормативными актами 1. В составе ЛНА, регулирующих работу с документами, центральное место занимает Инструкция по делопроизводству. Наряду с ней в организации могут быть и другие нормативные документы (например, правила, инструкции, положения, порядки) по конфиденциальному делопроизводству, по организации работы с договорами, альбомы унифицированных форм и др. Все они в совокупности составляют нормативную базу делопроизводства организации.
Если в организации возникает необходимость сделать работу с документами более эффективной, начинать нужно именно с анализа нормативной базы по делопроизводству, а для этого нужно:
Многие организации в работе с документами применяют системы электронного документооборота 2, поэтому выявляя ЛНА по делопроизводству, ни в коем случае нельзя оставлять в стороне нормативные документы, регламентирующие работу в СЭД. Как правило, это руководства по работе в СЭД, пользовательские инструкции, регламенты, порядки, устанавливающие общие правила работы в системе и/или ориентированные на отдельные категории пользователей в соответствии с ролевой моделью.
При анализе ЛНА по делопроизводству этот комплекс документов нельзя упускать, и первое, на что нужно обратить внимание, – согласованы или нет положения, например, Инструкции по делопроизводству, с нормативными документами, регулирующими работу в СЭД. Не должно быть так, что в Инструкции по делопроизводству устанавливаются одни правила, а при работе в системе полагается действовать по-другому. Напомним, что в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях есть положение о том, что правила работы с документами в СЭД организации и иных информационных системах, в которых осуществляется создание (включение) и хранение документов, не должны входить в противоречие с положениями Примерной инструкции 3. В равной мере это положение относится ко всем ЛНА, регламентирующим работу с документами.
Далее разделим весь объем интересующих нас ЛНА на две группы и поясним для каждой из них, на что стоит обратить внимание при анализе:
Нужно выявить все ЛНА организации, регламентирующие работу с документами. Их можно разделить на несколько групп:
Эта группа ЛНА может применяться в СЭД как часть ее информационного обеспечения.
В данной статье мы будем говорить о тех ЛНА, которые относятся к технологической группе. Это именно те документы, которые регламентируют управление документами на всех этапах их жизненного цикла от создания или поступления документов из других организаций до завершения работы с ними, включения в дела и, в конечном счете, выделения к уничтожению или передачи на дальнейшее хранение в архив.
Основным документом этой группы является Инструкция по делопроизводству. Нужно отметить, что состав ЛНА, относящихся к этой группе, законодательством не регламентирован. Установлено лишь, что в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных организациях разрабатывается Инструкция по делопроизводству 4. Это не исключает того, что отдельные участки работы с документами могут регулироваться отдельными ЛНА, например порядок изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов организации может регулироваться отдельным нормативным документом, а может быть разделом Инструкции по делопроизводству. В рамках данной статьи будем исходить из того, что все основные правила, регламентирующие работу с документами в организации, содержатся в Инструкции по делопроизводству. Итак, на какие ее положения нужно обратить внимание?
1. Необходимость актуализации ссылок на нормативные документы, послужившие основанием для разработки Инструкции по делопроизводству. До сих пор в действующих ЛНА в организациях можно встретить ссылки на нормативные документы, давно утратившие силу, например:
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Как правильно составить график документооборота на предприятии? Есть ли образец графика, чем руководствоваться при его составлении?
В этой части статьи разбираемся с работой нормоконтролера, который стоит на страже грамотности издаваемых в организации документов. Основные принципы его работы, за что он отвечает. Какие удобные инструменты может использовать: бесплатные в интернете и платные программы, работа с чек-листами. Как можно оптимизировать процессы ДОУ по 7 принципам «бережливого производства». Показываем пример анализа и ускорения процесса регистрации входящих документов при помощи «схемотехники»: как выявить проблемы, выстроить новый алгоритм работы и вычислить выигрыш во времени.
Автор делится богатым опытом разрешения и предотвращения конфликтных ситуаций между работниками службы делопроизводства и других подразделений. Все разбирается на ситуациях из практики: когда от службы делопроизводства требуют выполнения функций, возложенных на других работников (например, заводить РКК в СЭД на исходящее письмо; доставлять бумажные документы в подразделения), когда частые задержки на работе превращаются в норму, когда на вас пытаются переложить ответственность за ошибки при выполнении смежных процессов. Вам это знакомо? Тогда воспользуйтесь конкретными решениями, которые вы можете внедрить в своей организации, чтобы дышать свободнее!
Как освободить руководителя организации от необходимости рассматривать большой вал входящих документов для выдачи по ним поручений исполнителям? Можно перенаправить основной поток напрямую на его заместителей, руководителей подразделений и ответственных работников. Показываем, как выявить темы документов и по какой логике распределять их между этими «адресатами». Как учитывать важность и срочность вопросов, какие установки обсудить с руководителем. Как работать с нерегистрируемой корреспонденцией. Как оформить матрицу распределения документов. Что регламентировать. Как преодолеть сопротивление изменениям со стороны руководителей и остальных сотрудников компании.
Воспользуйтесь готовым анализом изменений в оформлении организационно-распорядительных документов: какие реквизиты появились, какие упразднили, что поменялось в правилах оформления оставшихся (там достаточно много корректировок). Так вам будет легче оценить, какие нововведения следует внести в правила составления документов вашей организации. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вступает в силу 1 июля 2018 года. Поясним, что в нем только что изменилось по сравнению с первоначальной редакцией, утвержденной еще в декабре 2016 года.
В этой части статьи разбираемся с работой нормоконтролера, который стоит на страже грамотности издаваемых в организации документов. Основные принципы его работы, за что он отвечает. Какие удобные инструменты может использовать: бесплатные в интернете и платные программы, работа с чек-листами. Как можно оптимизировать процессы ДОУ по 7 принципам «бережливого производства». Показываем пример анализа и ускорения процесса регистрации входящих документов при помощи «схемотехники»: как выявить проблемы, выстроить новый алгоритм работы и вычислить выигрыш во времени.
Автор делится богатым опытом разрешения и предотвращения конфликтных ситуаций между работниками службы делопроизводства и других подразделений. Все разбирается на ситуациях из практики: когда от службы делопроизводства требуют выполнения функций, возложенных на других работников (например, заводить РКК в СЭД на исходящее письмо; доставлять бумажные документы в подразделения), когда частые задержки на работе превращаются в норму, когда на вас пытаются переложить ответственность за ошибки при выполнении смежных процессов. Вам это знакомо? Тогда воспользуйтесь конкретными решениями, которые вы можете внедрить в своей организации, чтобы дышать свободнее!
Проанализируем содержание новых Правил по делопроизводству, которые вступили в силу 12 февраля 2020 года. Для кого они обязательны? На какие положения Правил стоит обратить особое внимание при актуализации своей Инструкции по делопроизводству? Какие упущения Правил придется восполнять самостоятельно? Обратите внимание на заложенную в Правилах систему распределения ответственности за организацию и ведение делопроизводства между службой делопроизводства, руководителями разного уровня и другими сотрудниками. Для претворения в жизнь недостаточно ее отражения в Инструкции по делопроизводству организации, может потребоваться актуализация кадровых документов.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
