Какие встречаются варианты регистрации документа, пришедшего в разной форме по разным каналам связи. Процитировали несколько инструкций по делопроизводству, в которых это регламентируется, и дали свой совет.
Объяснили, что здесь может заинтересовать прокуратуру и как доказать ей правильность вашей технологии работы.
Вопрос в тему
В организацию 03.08.2021 через официальный сайт поступил запрос адвоката, служба делопроизводства его зарегистрировала в день поступления – 03.08.2021.
Через неделю этот же самый запрос (с тем же регистрационным номером, датой и текстом документа) пришел по почте. Должны ли мы присвоить ему тот же входящий номер, который дали 03.08.2021, или необходимо проводить повторную регистрацию с новым номером и датой?
Во избежание негативных последствий и исходя из принципа экономии трудозатрат, регистрацию лучше провести под более ранним номером (датой получения электронного обращения). Такой порядок регистрации необходимо закрепить локальным нормативным актом вашей организации.
Дав четкий ответ, приступим к обоснованию этой позиции.
В соответствии с п. 1, 2 ст. 6.1 Федерального закона от 31.05.2002 № 63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации» адвокат вправе направлять в органы государственной власти, органы местного самоуправления, общественные объединения и иные организации официальное обращение по входящим в компетенцию указанных органов и организаций вопросам о предоставлении справок, характеристик и иных документов, необходимых для оказания квалифицированной юридической помощи – адвокатский запрос.
В соответствии с п. 7 и 8 Требований к форме, порядку оформления и направления адвокатского запроса (утв. приказом Минюста России от 14.12.2016 № 288) адвокатский запрос может быть направлен на бумажном носителе почтовым отправлением, факсимильной связью, а также доставлен лично или через представителя. В электронной форме запрос может быть направлен в органы государственной власти и органы местного самоуправления, а также в общественные объединения и иные организации – при наличии у них организационной и технической возможности для рассмотрения запроса в электронной форме.
Получатель адвокатского запроса должен дать на него ответ в письменной форме в 30-дневный срок со дня его получения (п. 2 ст. 6.1 Закона об адвокатуре). В отдельных случаях, требующих дополнительного времени на сбор и предоставление запрашиваемых сведений, указанный срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней, при этом адвокату направляется уведомление о продлении срока рассмотрения.
В предоставлении информации может быть отказано, только если (п. 4 ст. 6.1 Закона об адвокатуре):
1) субъект, получивший адвокатский запрос, не располагает запрошенными сведениями;
2) нарушены требования к форме, порядку оформления и направления адвокатского запроса, определенные в установленном порядке;
3) запрошенные сведения отнесены законом к информации с ограниченным доступом.
В соответствии со ст. 5.39 КоАП РФ неправомерный отказ в предоставлении гражданину, в том числе адвокату в связи с поступившим от него адвокатским запросом, и (или) организации информации, предоставление которой предусмотрено федеральными законами, несвоевременное ее предоставление либо предоставление заведомо недостоверной информации влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей. Практика показывает, что адвокаты, оспаривающие отказ в предоставлении информации, как правило, обращаются в прокуратуру с жалобой на нарушение действующего законодательства. В результате организация может получить еще и предписание от прокурора на устранение нарушений законодательства в части непредоставления или нарушения срока предоставления информации.
Как видите, неверное определение даты регистрации адвокатского запроса может повлечь достаточно негативные последствия для организации.
Теперь вернемся к вопросу регистрации входящей корреспонденции. Для понимания ситуации сначала определим, какие варианты в данном случае возможны. Все зависит от того, как рассматривать электронный документ. Теоретически обращения, полученные по разным каналам связи, мы можем рассматривать:
1) как самостоятельные документы или
2) как различные способы подачи одного и того же обращения.
Соответственно, в первом случае мы получаем электронный документ как основное обращение и полученный по почте его бумажный вариант как обращение повторное. В делопроизводство они «входят» как отдельные документы, при этом тот, что получен позднее, помечается как повторный/вторичный. Такой подход встречается, например, в Минтрансе России:
Фрагмент документа
Инструкция по делопроизводству Министерства транспорта РФ, утв. приказом Минтранса России от 11.01.2021 № 1
4.4.10. При получении бумажного оригинала документа работник отдела документационного обеспечения Административного департамента формирует в СЭД РК (система электронного документооборота и регистрационная карточка соответственно) входящего документа. В РК указываются реквизиты документа, ссылки на связанные документы, выполняется регистрация документа в СЭД. Некоторые поля РК заполняются путем выбора значений из справочников, а остальные поля – вручную (с клавиатуры). Осуществляется проверка на повторность: если обращение повторное, то в РК указывается связка с первичным обращением <>
Обратите внимание: в этом случае дальнейшая работа все равно ведется с ними как с единым запросом. Документы формируются в одно дело, при этом каждый из входящих имеет свою регистрационную карточку.
Однако, например, в Генпрокуратуре каждое (в т.ч. повторное) обращение/жалобу берут в работу: либо сразу дается ответ, либо начинается надзорное производство, если в процессе работы выясняется, что несколько обращений получено по одному и тому же делу, то работа по ним объединяется в одно дело.
Фрагмент документа
Инструкция по делопроизводству в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации, утв. приказом Генпрокуратуры России от 29.12.2011 № 450
2.4.2.13. Если на одних и тех же лиц или по одному и тому же вопросу было заведено несколько надзорных (наблюдательных) производств, то по решению прокурорского работника и с согласия руководителя они объединяются в одно и ему присваивается номер, заведенный ранее других <>
Если же обращение, полученное по разным каналам связи, мы сразу рассматриваем как способы подачи одного документа, то и учетный номер, и входящая дата в этом случае будут едиными, оба варианта документа фиксируются в одной регистрационной карточке. Такой вариант ведения делопроизводства – самый распространенный:
Фрагмент документа
Регламент ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве», утв. приказом ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в г. Москве» от 06.12.2006 № 250
5.5.15. При поступлении оригинала документа ему присваивается тот же входящий номер, что и документу, полученному по электронной почте.
Фрагмент документа
Инструкция по делопроизводству Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций и ее территориальных органов, утв. приказом Роскомнадзора от 31.03.2014 № 49
4.3.21. Поступивший вслед за факсимильным сообщением подлинник документа учитывается в РКК (регистрационно-контрольную карточку) под тем же номером, что и факсимильное сообщение, путем помещения в РКК документа сканированного образа подлинника, и направляется в подразделение, которое занимается исполнением документа.
Отметим, что возможен и смешанный способ учета, когда:
- для документов, требующих активного внутреннего и внешнего документооборота, используется первый способ регистрации;
- а для менее «тяжелых» в обработке документов – второй способ.
Например, в соответствии с п. 2.4.4.1 Инструкции по делопроизводству в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации «регистрация ведомственной корреспонденции… по вопросам, не относящимся к уголовным и другим делам, осуществляется на корреспондентских карточках… При поступлении повторных документов по одному и тому же вопросу они регистрируются на той же карточке».
Почему регистрация входящих документов должна осуществляться независимо от способа их доставки 1 раз? Потому что этот подход считается «общим правилом», по которому принято работать, если нет специальных оговорок об обратном. Именно он зафиксирован для госорганизаций и госорганов в соответствующих нормативных документах:
Фрагмент документа
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44
5.18. Регистрация входящих документов осуществляется независимо от способа их доставки один раз: в Службе делопроизводства или в структурном подразделении организации в соответствии с установленной формой организации делопроизводства <>
Фрагмент документа
Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71
3.7. Доставка и отправка документов в государственном органе, органе местного самоуправления осуществляются видами связи: почтовой, фельдъегерской, курьерской, иными видами специальной связи, факсимильной, телеграфной, телефонной, посредством электронной почты, СЭД, системы межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО), через сайт государственного органа, органа местного самоуправления, посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» и/или региональный портал государственных и муниципальных услуг (далее – Портал государственных услуг) <>
3.21. Регистрация входящих и исходящих документов осуществляется независимо от способа их доставки один раз: в Службе делопроизводства в СЭД, иной информационной системе или ином структурном подразделении государственного органа, органа местного самоуправления, если на него возложены обязанности по регистрации и организации работы с отдельными видами документов.
Если ваша компания не относится к тем, для которых порядок делопроизводства определяется законодателем централизованно, вы можете самостоятельно определить порядок работы с входящей корреспонденцией. Вариант с двойной регистрацией требует больших трудозатрат, а значит, и менее эффективен, чем вариант с регистрацией под одним и тем же номером и датой.
Чтобы уменьшить возможные негативные последствия, лучше выбрать более раннюю дату поступления документа и отсчитывать срок предоставления ответа именно от нее. Когда информация предоставляется по более ранней дате, права получателя информации точно не нарушаются, тогда и оснований для привлечения к ответственности по ст. 5.39 КоАП РФ нет.
Порядок регистрации оригинальных бумажных документов, поступающих после их электронных копий, мы рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте вашей организации, например так:
Пример 1. Формулировка в Инструкции по делопроизводству
7.1.17. При поступлении повторного документа от того же отправителя (с тем же исходящим номером, от той же даты и тем же текстом) ему присваивается тот же входящий номер, что и документу, полученному ранее. При этом не имеет значения способ получения первичного, повторного и последующих документов (нарочным, «Почтой России», по электронной почте, факсу или телетайпу, официальным мессенджерам и через официальные страницы организации в Интернет).
Вопрос в тему
В нашей инструкции по делопроизводству написано, что если оригинал документа поступает после его факсимильной копии, то мы рассматриваем это как поступление того же документа, поэтому продолжаем готовить ответ в сроки, установленные еще при получении факсимильной копии. Так мы работаем давно: раньше с документами, полученными по факсу, а потом и с документами, получаемыми по электронной почте (при этом формулировку в инструкции мы не меняли).
Но сейчас возникла спорная ситуация в отношении обращения, полученного сначала по электронной почте, а потом в бумажном виде, – сотрудники прокуратуры посчитали, что мы работаем неправильно. На что нам можно сослаться, чтобы обосновать свою позицию?
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» не делает различий между типами электронных сообщений. И письмо по электронной почте, и факсимильное сообщение – это сообщение, полученное через информационно-телекоммуникационную сеть (т.е. с помощью технологической системы, предназначенной для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники). Поэтому в отношении электронных писем можно по аналогии применять пункты Инструкции о регистрации факсимильных сообщений.
Если данного аргумента для проверяющих не достаточно и они считают, что ситуация не урегулирована, то необходимо переходить от частного правового регулирования к общему. А здесь в силу вступает уже упомянутая нами Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44, там в п. 5.18 прямо написано: «Регистрация входящих и исходящих документов осуществляется независимо от способа их доставки один раз».
Рискнем предположить, что здесь могло смутить сотрудника прокуратуры. В его ведомстве принят иной подход к регистрации документов – см. выше цитату из Инструкции по делопроизводству в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации, утв. приказом Генпрокуратуры России от 29.12.2011 № 45. Но вы действуете согласно своей Инструкции по делопроизводству – эта ситуация там регламентирована. Ваш вариант синхронизирован с «общим правилом» для государственных организаций и госорганов.
Кроме того, в соответствии с 5.39 КоАП РФ наказание возможно за отказ, несвоевременное предоставление либо предоставление недостоверной информации. Обратите внимание, законодатель оперирует термином «информация», а не «ответ». В вашем случае запрошенная информация предоставляется. Поскольку срок ответа вы определяете по наиболее раннему входящему документу, то и просрочки в предоставлении информации не возникнет. Соответственно, нет оснований для привлечения к ответственности.
