Как регистрировать документ, который пришел сначала по электронной почте, а потом в бумажной форме?

Какие встречаются варианты регистрации документа, пришедшего в разной форме по разным каналам связи. Процитировали несколько инструкций по делопроизводству, в которых это регламентируется, и дали свой совет. Объяснили, что здесь может заинтересовать прокуратуру и как доказать ей правильность вашей технологии работы.
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

В организацию 03.08.2021 через официальный сайт поступил запрос адвоката, служба делопроизводства его зарегистрировала в день поступления – 03.08.2021.

Через неделю этот же самый запрос (с тем же регистрационным номером, датой и текстом документа) пришел по почте. Должны ли мы присвоить ему тот же входящий номер, который дали 03.08.2021, или необходимо проводить повторную регистрацию с новым номером и датой?

Во избежание негативных последствий и исходя из принципа экономии трудозатрат, регистрацию лучше провести под более ранним номером (датой получения электронного обращения). Такой порядок регистрации необходимо закрепить локальным нормативным актом вашей организации.

Дав четкий ответ, приступим к обоснованию этой позиции.

В соответствии с п. 1, 2 ст. 6.1 Федерального закона от 31.05.2002 № 63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации»1 адвокат вправе направлять в органы государственной власти, органы местного самоуправления, общественные объединения и иные организации официальное обращение по входящим в компетенцию указанных органов и организаций вопросам о предоставлении справок, характеристик и иных документов, необходимых для оказания квалифицированной юридической помощи – адвокатский запрос.

В соответствии с п. 7 и 8 Требований к форме, порядку оформления и направления адвокатского запроса (утв. приказом Минюста России от 14.12.2016 № 288) адвокатский запрос может быть направлен на бумажном носителе почтовым отправлением, факсимильной связью, а также доставлен лично или через представителя. В электронной форме запрос может быть направлен в органы государственной власти и органы местного самоуправления, а также в общественные объединения и иные организации – при наличии у них организационной и технической возможности для рассмотрения запроса в электронной форме.

Получатель адвокатского запроса должен дать на него ответ в письменной форме в 30-дневный срок со дня его получения (п. 2 ст. 6.1 Закона об адвокатуре). В отдельных случаях, требующих дополнительного времени на сбор и предоставление запрашиваемых сведений, указанный срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней, при этом адвокату направляется уведомление о продлении срока рассмотрения.

В предоставлении информации может быть отказано, только если (п. 4 ст. 6.1 Закона об адвокатуре):

1) субъект, получивший адвокатский запрос, не располагает запрошенными сведениями;

2) нарушены требования к форме, порядку оформления и направления адвокатского запроса, определенные в установленном порядке;

3) запрошенные сведения отнесены законом к информации с ограниченным доступом.

В соответствии со ст. 5.39 КоАП РФ неправомерный отказ в предоставлении гражданину, в том числе адвокату в связи с поступившим от него адвокатским запросом, и (или) организации информации, предоставление которой предусмотрено федеральными законами, несвоевременное ее предоставление либо предоставление заведомо недостоверной информации влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей. Практика показывает, что адвокаты, оспаривающие отказ в предоставлении информации, как правило, обращаются в прокуратуру с жалобой на нарушение действующего законодательства. В результате организация может получить еще и предписание от прокурора на устранение нарушений законодательства в части непредоставления или нарушения срока предоставления информации.

Как видите, неверное определение даты регистрации адвокатского запроса может повлечь достаточно негативные последствия для организации.

Теперь вернемся к вопросу регистрации входящей корреспонденции. Для понимания ситуации сначала определим, какие варианты в данном случае возможны. Все зависит от того, как рассматривать электронный документ. Теоретически обращения, полученные по разным каналам связи, мы можем рассматривать:

1) как самостоятельные документы или

2) как различные способы подачи одного и того же обращения.

Соответственно, в первом случае мы получаем электронный документ как основное обращение и полученный по почте его бумажный вариант как обращение повторное. В делопроизводство они «входят» как отдельные документы, при этом тот, что получен позднее, помечается как повторный/вторичный. Такой подход встречается, например, в Минтрансе России:

Фрагмент документа

Инструкция по делопроизводству Министерства транспорта РФ, утв. приказом Минтранса России от 11.01.2021 № 1

4.4.10. При получении бумажного оригинала документа работник отдела документационного обеспечения Административного департамента формирует в СЭД РК (система электронного документооборота и регистрационная карточка соответственно) входящего документа. В РК указываются реквизиты документа, ссылки на связанные документы, выполняется регистрация документа в СЭД. Некоторые поля РК заполняются путем выбора значений из справочников, а остальные поля – вручную (с клавиатуры). Осуществляется проверка на повторность: если обращение повторное, то в РК указывается связка с первичным обращением <>

Обратите внимание: в этом случае дальнейшая работа все равно ведется с ними как с единым запросом. Документы формируются в одно дело, при этом каждый из входящих имеет свою регистрационную карточку.

Однако, например, в Генпрокуратуре каждое (в т.ч. повторное) обращение/жалобу берут в работу: либо сразу дается ответ, либо начинается надзорное производство, если в процессе работы выясняется, что несколько обращений получено по одному и тому же делу, то работа по ним объединяется в одно дело.

Фрагмент документа

Инструкция по делопроизводству в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации, утв. приказом Генпрокуратуры России от 29.12.2011 № 450

2.4.2.13. Если на одних и тех же лиц или по одному и тому же вопросу было заведено несколько надзорных (наблюдательных) производств, то по решению прокурорского работника и с согласия руководителя они объединяются в одно и ему присваивается номер, заведенный ранее других <>

Если же обращение, полученное по разным каналам связи, мы сразу рассматриваем как способы подачи одного документа, то и учетный номер, и входящая дата в этом случае будут едиными, оба варианта документа фиксируются в одной регистрационной карточке. Такой вариант ведения делопроизводства – самый распространенный:

Фрагмент документа

Регламент ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве», утв. приказом ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в г. Москве» от 06.12.2006 № 250

5.5.15. При поступлении оригинала документа ему присваивается тот же входящий номер, что и документу, полученному по электронной почте.

Фрагмент документа

Инструкция по делопроизводству Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций и ее территориальных органов, утв. приказом Роскомнадзора от 31.03.2014 № 49

4.3.21. Поступивший вслед за факсимильным сообщением подлинник документа учитывается в РКК (регистрационно-контрольную карточку) под тем же номером, что и факсимильное сообщение, путем помещения в РКК документа сканированного образа подлинника, и направляется в подразделение, которое занимается исполнением документа.

Отметим, что возможен и смешанный способ учета, когда:

  • для документов, требующих активного внутреннего и внешнего документооборота, используется первый способ регистрации;
  • а для менее «тяжелых» в обработке документов – второй способ.

Например, в соответствии с п. 2.4.4.1 Инструкции по делопроизводству в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации «регистрация ведомственной корреспонденции… по вопросам, не относящимся к уголовным и другим делам, осуществляется на корреспондентских карточках… При поступлении повторных документов по одному и тому же вопросу они регистрируются на той же карточке».

Почему регистрация входящих документов должна осуществляться независимо от способа их доставки 1 раз? Потому что этот подход считается «общим правилом», по которому принято работать, если нет специальных оговорок об обратном. Именно он зафиксирован для госорганизаций и гос­органов в соответствующих нормативных документах:

Фрагмент документа

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44

5.18. Регистрация входящих документов осуществляется независимо от способа их доставки один раз: в Службе делопроизводства или в структурном подразделении организации в соответствии с установленной формой организации делопроизводства <>

Фрагмент документа

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71

3.7. Доставка и отправка документов в государственном органе, органе местного самоуправления осуществляются видами связи: почтовой, фельдъегерской, курьерской, иными видами специальной связи, факсимильной, телеграфной, телефонной, посредством электронной почты, СЭД, системы межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО), через сайт государственного органа, органа местного самоуправления, посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» и/или региональный портал государственных и муниципальных услуг (далее – Портал государственных услуг) <>

3.21. Регистрация входящих и исходящих документов осуществляется независимо от способа их доставки один раз: в Службе делопроизводства в СЭД, иной информационной системе или ином структурном подразделении государственного органа, органа местного самоуправления, если на него возложены обязанности по регистрации и организации работы с отдельными видами документов.

Если ваша компания не относится к тем, для которых порядок делопроизводства определяется законодателем централизованно, вы можете самостоятельно определить порядок работы с входящей корреспонденцией. Вариант с двойной регистрацией требует больших трудозатрат, а значит, и менее эффективен, чем вариант с регистрацией под одним и тем же номером и датой.

Чтобы уменьшить возможные негативные последствия, лучше выбрать более раннюю дату поступления документа и отсчитывать срок предоставления ответа именно от нее. Когда информация предоставляется по более ранней дате, права получателя информации точно не нарушаются, тогда и оснований для привлечения к ответственности по ст. 5.39 КоАП РФ нет.

Порядок регистрации оригинальных бумажных документов, поступающих после их электронных копий, мы рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте вашей организации, например так:

Пример 1. Формулировка в Инструкции по делопроизводству

7.1.17. При поступлении повторного документа от того же отправителя (с тем же исходящим номером, от той же даты и тем же текстом) ему присваивается тот же входящий номер, что и документу, полученному ранее. При этом не имеет значения способ получения первичного, повторного и последующих документов (нарочным, «Почтой России», по электронной почте, факсу или телетайпу, официальным мессенджерам и через официальные страницы организации в Интернет).

Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

В нашей инструкции по делопроизводству написано, что если оригинал документа поступает после его факсимильной копии, то мы рассматриваем это как поступление того же документа, поэтому продолжаем готовить ответ в сроки, установленные еще при получении факсимильной копии. Так мы работаем давно: раньше с документами, полученными по факсу, а потом и с документами, получаемыми по электронной почте (при этом формулировку в инструкции мы не меняли).

Но сейчас возникла спорная ситуация в отношении обращения, полученного сначала по электронной почте, а потом в бумажном виде, – сотрудники прокуратуры посчитали, что мы работаем неправильно. На что нам можно сослаться, чтобы обосновать свою позицию?

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» не делает различий между типами электронных сообщений. И письмо по электронной почте, и факсимильное сообщение – это сообщение, полученное через информационно-телекоммуникационную сеть (т.е. с помощью технологической системы, предназначенной для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники). Поэтому в отношении электронных писем можно по аналогии применять пункты Инструкции о регистрации факсимильных сообщений.

Если данного аргумента для проверяющих не достаточно и они считают, что ситуация не урегулирована, то необходимо переходить от частного правового регулирования к общему. А здесь в силу вступает уже упомянутая нами Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44, там в п. 5.18 прямо написано: «Регистрация входящих и исходящих документов осуществляется независимо от способа их доставки один раз».

Рискнем предположить, что здесь могло смутить сотрудника прокуратуры. В его ведомстве принят иной подход к регистрации документов – см. выше цитату из Инструкции по делопроизводству в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации, утв. приказом Генпрокуратуры России от 29.12.2011 № 45. Но вы действуете согласно своей Инструкции по делопроизводству – эта ситуация там регламентирована. Ваш вариант синхронизирован с «общим правилом» для государственных организаций и госорганов.

Кроме того, в соответствии с 5.39 КоАП РФ наказание возможно за отказ, несвоевременное предоставление либо предоставление недостоверной информации. Обратите внимание, законодатель оперирует термином «информация», а не «ответ». В вашем случае запрошенная информация предоставляется. Поскольку срок ответа вы определяете по наиболее раннему входящему документу, то и просрочки в предоставлении информации не возникнет. Соответственно, нет оснований для привлечения к ответственности.

Сноски 1

  1. Далее – Закон об адвокатуре. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Оформите годовую подписку 2022 в октябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Примеры существенного сокращения времени обработки документов

Делимся опытом, как на 2 крупных предприятиях смогли на 70% сократить время обработки входящей корреспонденции и на 30% трудозатраты на переписку между обществами внутри Группы компаний. Это стало возможным благодаря радикальному изменению привычных технологий и выходу на альтернативные методы работы.

Как корректно заменять сканы ранее зарегистрированных документов?

Наша организация – государственное учреждение. Используем в своей работе СЭД. И подчас возникает необходимость заменить полностью зарегистрированный документ или его часть, т.е. удалить первоначально зарегистрированный скан-образ документа и вложить новый. Всегда аргументируем тем, что это запрещено, но вот ссылку на нормативный акт найти не можем. Искали и в «Гаранте» и в «Консультанте+». Подскажите, пожалуйста, ссылку на нормативный правовой акт, где четко прописано, что замена уже зарегистрированных документов запрещена законом.

Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Чем грозит посуточная нумерация документов?

Наше руководство обязывает переходить на посуточную регистрацию документов: входящих, исходящих, договоров и даже приказов по основной деятельности. То есть каждый день будет начинаться с № 1, и начало этих изменений с середины текущего года! Никакие наши протесты и доводы не помогают! Юристы уже вносят изменения в нашу инструкцию по делопроизводству. Нормативные правовые акты и государственные документы, в которых есть указания о регистрации документов в пределах календарного года (Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, и Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), юристы считают необязательными для нашей организации. Все, что не называется Законом, невозможно использовать в спорах с юристами, что же делать!? 1. Как будут обрабатываться для архивного хранения приказы по основной деятельности, если во все учетные архивные документы вносятся данные о содержании документов тома с № … по №… ? 2. Или сейчас настало такое время, когда наши службы должны полностью прогибаться под бизнес и все наши правила устарели на фоне стремительной цифровизации? И проще подстроиться под исполнителей, чем исполнителям соблюдать правила своевременной подготовки и регистрации документов?

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Дата регистрации протокола и дата проведения заседания / совещания

При разработке шаблонов протоколов столкнулись с вопросом о регистрации документа. Руководство настаивает, что в протоколе должны быть: – дата регистрации и – дата проведения заседания / совещания. То есть такой порядок реквизитов: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата регистрации, регистрационный номер /индекс, заголовок, дата проведения заседания, текст… и т. п. Получается, что у протокола будут 2 даты. Бывают случаи, когда протокол трехсторонний и на его согласование и подписание уходит 2, а то и 3 месяца, поэтому руководство настаивает на проставлении даты проведения совещания и отдельно даты регистрации.