Тонкости согласования в СЭД

Правильно выстроенные и отлаженные бизнес-процессы на предприятии дают ему существенное конкурентное преимущество, способствуя точности и оперативности решения вопросов. В то время как слабые, хаотичные процессы влекут за собой обратный эффект, в т.ч. снижение мотивации сотрудников – ведь любой форс-мажор выбьет всех из колеи, создаст суету, аврал и, возможно, ругань, что в итоге сильно демотивирует.

В августе прошлого года мы показали примеры реализации алгоритмов автоматизированного делопроизводства в СЭД в 2 вариантах:

• неграмотная организация (с указанием негативных последствий, рисков) и
• оптимальная с использованием современных технологий, которые убирают выявленные проблемы.

Теперь предлагаем подробнее остановиться на одном из основных процессов делопроизводства, влияющем на принятие решений, – согласовании документов: детально разобрать возможные варианты его реализации, какие «подводные камни» могут встретиться, к каким негативным последствиям могут привести допущенные ошибки и как можно их избежать, следуя наиболее корректным вариантам реализации.

Среди делопроизводственных процессов именно согласование вызывает множество разногласий и споров на этапе его проектирования:

• с одной стороны – процесс должен максимально защитить руководство предприятия от выпуска некорректного документа и его негативных последствий: финансовых, юридических и прочих рисков;
• а с другой стороны – процесс не должен быть избыточно нагроможденным для его участников.

Особое место в дискуссиях занимают вопросы способа внесения замечаний в документ и логики повторного согласования по результатам замечаний.

Сразу сделаем оговорку, что процесс согласования документов мы будем рассматривать для его реализации в СЭД, т.к. большинство организаций уже автоматизировало эту работу и описанные нами полезные нюансы сможет внедрить у себя.

Необходимый перечень участников согласования

Приоритетным подходом в решении данной задачи является разработка и утверждение матрицы согласования документов (далее – МС).

Что представляет собой этот документ? Основное назначение МС – консолидировать информацию о составе документов, подлежащих согласованию, разбив их на основные категории и утвердив для каждой из них перечень согласующих лиц. Таким образом формируется некий справочник, содержащий категории документов и состав согласующих лиц для каждой из них. Он очень удобен в дальнейшей работе, т.к. позволяет быстро и однозначно определить состав согласующих лиц для конкретного документа. Сюда можно включить и срок, который отведен на согласование каждому участнику.

Насколько подробной будет МС – решают на каждом предприятии по-своему.

Простейшая МС может содержать верхнеуровневый перечень категорий документов и стандартный состав согласующих, например:

• перечень категорий документов соответствует их видам:
  • договоры,
  • приказы по основной деятельности,
  • переписка с контрагентами,
  • доверенности,
  • служебные записки
  • и другие виды документов в зависимости от специфики организации;
• стандартный перечень согласующих, как правило, включает всех руководителей верхнего уровня (уровня подчинения руководителю предприятия).

Нюансы:

• неудобство такого подхода в том, что в ряде случаев согласование будет носить формальный характер, например договор закупки оборудования поступит на согласование в т.ч. директору по персоналу, который фактически не имеет отношения к затрагиваемым в документе вопросам. Тем не менее такой подход практикуется в первую очередь из-за универсальности внедрения. Его можно рассматривать как стартовый с перспективой дальнейшей доработки;
• ниже мы рассмотрим и другие подходы к формированию МС, но сразу сделаем оговорку: при любом подходе учитывайте важное правило – необходимо разделять документы по основной деятельности и по личному составу, обеспечив необходимую конфиденциальность по кадровым документам (для них состав участников процесса согласования ограничен и содержит только специалистов, допущенных к этой конфиденциальной информации).

Следующим шагом по доработке и оптимизации МС может стать более подробная разбивка каждой категории документов на подкатегории (разновидности документов) и индивидуальный набор согласующих для каждой из них.

Нюанс: практика показала, что разнести все многообразие документов по строкам МС практически невозможно, да и попросту нецелесообразно – получится слишком большой перечень, в котором работники попросту запутаются.

Можно порекомендовать следующие подходы при формировании подробных МС:

• выделить отдельными строками наиболее значимые и часто востребованные разновидности документов для того, чтобы исполнители могли легко находить их в справочнике и быстро запускать на согласование (см. п. 1.1, 1.3, 1.8, 1.9 в Примере 2);
• другие виды документов можно объединять в обобщенные категории по принципу «больших корзин», когда для них един перечень согласующих. При этом необходимо расшифровать, что входит в эту «корзину»: можно дать обобщенное название группе документов, а можно просто перечислить конкретные виды и разновидности входящих в нее документов (см. п. 1.25 в Примере 2).

Рассмотрим разбивку на категории на примере договоров.