Новый Перечень НТД со сроками хранения

Для кого и когда обязателен

Приказом Федерального архивного агентства от 28.12.2021 № 142 утвержден новый Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень НТД). Приказ зарегистрирован Минюстом России 02.02.2022 и вступил в силу 13.02.2022.

Ранее действовавший Перечень с идентичным названием (но утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182) был признан утратившим силу приказом Минкультуры России от 28.12.2021 № 2228. То есть Росархив утвердил новый Перечень НТД и Минкультуры РФ «ликвидировало» старый Перечень в один день.

Разработка и утверждение перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения сейчас относится к полномочиям Росархива (подп. 6 п. 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утв. Указом Президента РФ от 22.06.2016 № 293). Сейчас действуют 2 таких перечня:

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее – Перечень УД);
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Росархива от 28.12.2021 № 142.

Они обязательны для всех отечественных организаций, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. Установленные ими сроки хранения документов распространяются на филиалы, представительства и иные структурные подразделения иностранных организаций, международные организации, их филиалы, представительства и иные структурные подразделения, находящиеся на территории РФ, если иное не установлено международным договором РФ.

Новый Перечень НТД предназначен:

• для использования в работе экспертных комиссий (центральных экспертных комиссий), служб делопроизводства, архивов (технических архивов) государственных органов, органов местного самоуправления, иных организаций, в процессе деятельности которых образуется научно-техническая документация (хотя управленческая в Перечне НТД тоже есть – обратите на это внимание, поэтому для начала важно ознакомиться хотя бы с наименованиями разделов и подразделов нового Перечня НТД, чтобы понять, документацию каких сфер деятельности он содержит, см. Таблицы 1–12 далее). Перечень НТД предназначен для проведения экспертизы ценности в организациях, выступающих разработчиками, заказчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями и др. (эту информацию надо смотреть в звеньях разделов, они тоже видны в Таблицах);
• для экспертно-проверочных комиссий федеральных государственных архивов, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в сфере архивного дела, государственных и муниципальных архивов, научных организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности (распоряжение Правительства РФ от 23.12.2016 № 2800-р), а также включенных в Перечень федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности (постановление Правительства РФ от 27.12.2006 № 808).

Итак, предыдущий Перечень НТД 2007 года признан утратившим силу. А значит, для установления сроков хранения, для проведения экспертизы ценности им руководствоваться больше нельзя. С 13.02.2022 года работаем по новому Перечню НТД:

• в номенклатурах дел на 2022 год должны фигурировать сроки уже из нового Перечня НТД. Отметим при этом, что в номенклатурах дел не всегда присутствуют научно-технические документы. Однако управленческие документы в новом Перечне НТД тоже есть. Даже встречается дублирование, когда один и тот же документ вы можете найти и в Перечне НТД, и в Перечне УД... бывает даже, что с разными сроками хранения. В подобных случаях применять надо бОльший срок;
• в описях дел и актах на уничтожение, датированных 13.02.2022 и позже, у документов сроки хранения и номера статей тоже должны быть определены по новому Перечню НТД (даже если в них фигурируют документы прошлых лет, в течение которых старый Перечень НТД еще действовал).

Подобный подход Росархив применил при выходе Перечня УД. Сейчас он просто продолжает его придерживаться¹.

Очень трудоемко для документов, которым в номенклатуре дел уже определены сроки хранения и статьи по одному Перечню, проверять их еще по другому Перечню для отражения новых сроков и статей в описи дел и потом выделения к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. На практике, еще когда «действие задним числом» стали применять для нового Перечня УД, организации, не являющиеся источниками комплектования государственного или муниципального архива, старались облегчать себе жизнь так: датировали описи дел и акты о выделении к уничтожению датой, ранее вступления в силу нового Перечня УД.

Принципиальные изменения в Перечне НТД

Необходимость разработки нового Перечня НТД была вызвана тем, что с 2007 года произошли существенные изменения в законодательстве России. Были разработаны и утверждены новые стандарты, внесены изменения в Градостроительный, Земельный, Лесной кодексы, регламентирующие в т.ч. порядок формирования документов научно-технического профиля. Поэтому в новом Перечне НТД кардинально изменились:

• видовой состав документов и
• их сроки хранения, а также
• состав участников научно-технической деятельности, у которых образуются, оседают такие документы.

Новый Перечень НТД составлен по видовому принципу, имеет 12 разделов, соответствующих основным направлениям научно-технической деятельности. Сроки хранения типовых архивных документов дифференцированы в Перечне по звеньям – группам организаций, исходя из установившегося порядка документирования научно-технической деятельности, проведения процедур утверждения, согласования, а также движения научно-технической документации (далее – НТД).

Одним из основных отличий нового Перечня НТД от ранее действовавшего стало появление собственной звенности для каждого его раздела. Старый имел 4 унифицированных звена на все разделы Перечня:

Изменилась государственная система учета. В связи с этим в новый Перечень НТД включено более 50 реестров, как государственного, так и локального уровня (в ранее действовавшем Перечне было 17 реестров). Каждый раздел нового Перечня НТД включает в себя реестры, регистры, обязанность по ведению которых установлена законодательством РФ. Подраздел 6.4 «Учет, инвентаризация и мониторинг градостроительной деятельности» по большей части состоит из реестров. Другие разделы также включают в себя эти учетные формы. Например:

• ст. 154 «Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных», а также ст. 156 «Базы данных федеральной государственной информационной системы по ведению национального фонда алгоритмов и программ для электронных вычислительных машин, фондов алгоритмов и программ федеральных органов государственной власти»;
• ст. 632 «Единый государственный реестр объектов градостроительной деятельности», ст. 633 «Единый государственный реестр объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации, региональные информационные системы культурного наследия и документы по их ведению»;
• ст. 654 «Государственный реестр участков недр, предоставленных в пользование, и лицензий на пользование недрами и документы по его ведению», ст. 663 «Государственный реестр работ по геологическому изучению недр, дополнения к нему и документы по его ведению», ст. 736 «Базы данных Государственного лесного реестра и документы по его ведению»;
• ст. 786 «Реестр разрешений на выбросы радиоактивных веществ в атмосферный воздух и разрешений на сбросы радиоактивных веществ в водные объекты и документы по его ведению», ст. 793 «Государственный реестр объектов накопленного вреда окружающей среде» и т.д.

Перечень УД (ст. 45) устанавливает срок хранения «Постоянно» на государственные реестры, регистры. Новый перечень НТД, благодаря многозвенной системе определяет, какая организация должна хранить документы реестра «постоянно», а какая, например, «До минования надобности». Прочерк в звене напротив заголовка статьи говорит о том, что документы в организациях этого звена не образуются.

Документы, не предусмотренные законодательством Российской Федерации, в новый перечень НТД не вошли. Например:

• ст. 459 Перечня НТД 2007 года «Исходно-разрешительные документы для разработки проектов на всех стадиях проектирования (исходные данные для составления проектов организации строительства, заключения по условиям проектирования, схемы) размещения объектов, технические заключения о состоянии несущих конструкций; договоры аренды земельного участка)» не включена в новый Перечень НТД, т.к. этот комплект не предусмотрен Градостроительным кодексом РФ;
• вместо нее теперь предусмотрены:
  • ст. 570 «Предпроектная документация (ходатайство о намерении, обоснование инвестиций в строительство, декларация о намерениях, технико-экономические обоснования, технико-экономические предложения, генеральные схемы развития, эскизные проекты, альбомы объемно-планировочных решений, дизайн-проекты, концепции, 3D-дизайн объекта, предложения) на строительство, реставрацию, реконструкцию объектов капитального строительства и малых архитектурных форм»;
  • ст. 598 «Разрешение на строительство объекта капитального строительства».

Сократилось количество статей по сравнению с ранее действовавшим Перечнем НТД с 1990 до 1065 (более, чем на 900 статей). Это произошло за счет укрупнения заголовков статей.

Например, отчеты по научно-исследовательской работе (НИР) теперь включены в одну статью. Раньше было 5 статей, которые отличались видом отчета и этапностью его разработки (промежуточный, заключительный):

Кроме того, большая часть документов «ушла» в заголовки реестров и регистров.

29 статей нового Перечня НТД содержат общий заголовок «комплекты», например:

• ст. 105 «Комплекты технической документации по эскизным проектам информационных систем»,
• ст. 116 «Комплекты технической эксплуатационной документации»,
• ст. 136 «Комплекты программной документации» и др.

При этом виды и комплектность документации традиционно устанавливается стандартами соответствующей серии. Сроки хранения установлены для всего комплекта, без разделения его на виды документов.

Обратите внимание на новый подраздел, ранее не присутствующий в Перечне НТД – 1.4 «Организация и проведение государственной научной аттестации, подготовка научных кадров». По большей части подраздел состоит из управленческой документации: планы, отчеты, переписка, ходатайства, аттестационные дела, протоколы и др. И только диссертации и авторефераты относятся к научно-исследовательской документации.

Однако важность установления сроков хранения для этого вида документов переоценить невозможно. В настоящее время в сфере образовательной деятельности действует Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения (1999 год), которой и установлены сроки хранения для документов, относящихся к деятельности высших аттестационных комиссий (аспирантур, докторантур). Но может ли примерная номенклатура устанавливать обязательный срок хранения?

В соответствии с ч. 1 ст. 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов:

• Росархив утверждает Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и Инструкции по применению этих перечней;
• Росархив (совместно с Банком России) утверждает такой Перечень и Инструкцию для кредитных организаций;
• федеральные органы государственной власти, иные государственные органы РФ разрабатывают и утверждают такие Перечни для документов, образующихся в процессе их деятельности, а также подведомственных им организаций (по согласованию с Росархивом).

Кстати, в настоящее время федеральные органы исполнительной власти в соответствии с поручением Правительства РФ от 26.03.2020 № ДЧ-П-44-2409 разрабатывают свои Перечни. Так что в скором времени надеемся увидеть и Перечень документов, образующихся в деятельности Минобрнауки России.

Характеристика разделов Перечня НТД

В новом Перечне НТД структура (звенность и разделы) существенно изменилась. Давайте пройдемся по ним.

Научная и научно-исследовательская документация

Раздел 1 «Научная (научно-исследовательская) деятельность» включает типовые документы, отражающие разработку, выполнение, прием, утверждение и внедрение результатов НИР, учет данных о научных исследованиях и разработках, организацию и проведение государственной научной аттестации, подготовку научных кадров, а также научно-экспертную деятельность – фактически все это перечислено в наименованиях подразделов этого раздела (см. его структуру в Таблице 1). Аналогичные таблицы мы покажем далее по каждому разделу Перечня НТД.

Звено 1 служит для установления сроков хранения научной и научно-исследовательской документации для организаций-заказчиков: органов государственной власти РФ, субъектов РФ и других организаций, осуществляющих заказ на выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ (далее – НИОКТР).

Звено 2 служит для установления сроков хранения на документы, образующиеся в научно-исследовательской деятельности организаций-разработчиков, к которым относятся научные и образовательные организации, в т.ч. Российская академия наук (РАН), осуществляющие координацию и проведение фундаментальных научных исследований и поисковых научных исследований.

В 3 звене устанавливаются сроки хранения научно-технической документации для согласовывающих организаций, таких как Российская академия наук, экспертные советы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) при Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации, а также другие организации, осуществляющие независимую экспертизу тем и результатов НИОКТР.

Сроки хранения на документы, установленные в 4 звене, предназначены для утверждающих организаций, не являющихся заказчиками: органы государственной власти Российской Федерации, субъектов РФ (в соответствии с установленными полномочиями), а также РАН, осуществляющие утверждение тем и результатов НИОКТР в установленном порядке.

В 5 звене установлены сроки хранения для документов, образующихся в деятельности организаций, осуществляющих внедрение и учет НИОКТР. К этим организациям относятся федеральные органы государственной власти, научные и иные организации.

Обратите внимание – в новый Перечень НТД включена управленческая документация, обеспечивающая функционирование организаций научно-технического профиля (планы, отчеты, доклады, переписка, протоколы и пр.):

• документы (стратегии, программы, планы научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, обзоры, доклады, отчеты, протоколы), включенные в подраздел 1.1, носят общий характер и применимы для всех направлений научно-технической деятельности;
• подраздел 1.3 отражает движение научно-исследовательской документации в части его учета в Единой государственной информационной системе учета научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ гражданского назначения (ЕГИСУ);
• в подраздел 1.4 вошли документы по подготовке научных кадров, документы высшей аттестационной комиссии, диссертационных советов, аттестационные дела и т.д. Документы по подготовке научных кадров не были включены в Перечень НТД 2007 года, а также в типовые перечни управленческой документации (2010 г. – отменен, 2019 г. – действующий).

Программная документация

Структура раздела 2 «Создание и развитие информационно-телекоммуникационных технологий, информационных систем. Защита информации» показана в Таблице 2.

В ранее действовавшем Перечне НТД раздел, посвященный автоматизированным системам, был последним, тринадцатым. В новой редакции Перечня этот раздел – второй. Это связано с тем, что в настоящее время активно развиваются информационные технологии, проектируются автоматизированные системы, поэтому программная документация данного раздела все более востребована.

Обратите внимание:

• подраздел 2.1 включает в основном управленческую документацию. При этом планово-отчетная документация содержится в подразделе 1.6 «Информатизация деятельности» Перечня УД. А подраздел 1.4 «Контроль и надзор» Перечня УД содержит документы по контролю за состоянием информационных систем и сетей;
• подраздел 2.2 содержит научно-техническую документацию по созданию информационных (автоматизированных) систем в соответствии со стадиями и этапами создания информационных систем по ГОСТ 34.201-2020 и ГОСТ 34.601-90. Наименование статьи перечня содержит наименование стадийности разработки программной документации (эскизный проект, технический проект, рабочая документация);
• статьей 188 Перечня НТД установлен срок хранения для ключа электронных подписей, ключа проверки электронных подписей:
  • 5 лет после замены новым – в организациях-разработчиках, т.е. сформировавших ЭП удостоверяющих центрах;
  • 1 год после замены новым – в эксплуатирующих организациях, т.е. у владельца ЭП.

При этом в статье 570 Перечня УД срок иной: постоянно и 5 лет соответственно!

Производственная и технологическая документация

Структуру раздела 3 «Проектирование (разработка), изготовление, контроль (приемка), эксплуатация, ремонт изделий промышленного производства» мы тоже показали схематически – в Таблице 3.

Статьи, отражающие состав комплектов документации, приведены здесь к единообразию и определены через «комплекты» с указанием обязательных видов, включаемых в них документов.

Раздел 4 «Разработка и внедрение технологических процессов производства изделий» содержит типовые архивные документы о разработке и внедрении технологических процессов в различных отраслях экономики.

Подраздел 4.1 включает не только научно-техническую, но и управленческую документацию (планово-отчетную, договорную, переписку), сопровождающую разработку технологических процессов. НТД представлены такими видами, как дневники, анализы, вычисления, обоснования, комплекты технологической документации, формируемой на стадиях «Предварительный проект» и «Разработка документации на стадии опытного образца», регламенты, правила и предписания, технические условия.

Подраздел 4.2 тоже содержит и НТД, и управленческую документацию. Управленческая документация представлена протоколами и актами приема технологических процессов, справками о соответствии технологических процессов установленным техническим требованиям, перечнями и описаниями доработок, документами об апробации технологических процессов (аудиовизуальные документы, справки, аналитические таблицы, эскизы, лабораторные свидетельства).

Подраздел 4.3 включает НТД, описывающую порядок эксплуатации и ремонта изделий: технологические регламенты, комплекты обязательных научно-технических документов и ведомости при ремонте изделий, документация по программному обеспечению (числовое программное обеспечение) технологических процессов, рабочие комплекты документов по технологическим процессам (операциям) и справочно-информационные документы.

В раздел 5 «Производство» нового Перечня НТД включен ряд документов, которые в ранее действовавшем Перечне были в разделах 8 «Производство», 9 «Технический надзор за промышленной безопасностью производственных объектов и установок», 10 «Качество и безопасность продукции».

В 1 звене установлены сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности организаций, выступающих заказчиками продукции. К ним относятся организации, обеспечивающие финансирование разработки продукции, ее производства и определяющие основные требования к продукции.

Градостроительная документация

Раздел 6 «Градостроительная деятельность» содержит типовые архивные документы о градостроительном нормативном регулировании, планировании, проектировании, строительстве, реконструкции, эксплуатации объектов, учете и инвентаризации градостроительной деятельности.

В данном разделе были существенно актуализированы наименования видов документов, включены новые виды документов или комплекты, предусмотренные нормативными актами. Например, включены статьи, определяющие виды и сроки хранения документов по отнесению территорий и строений к объектам культурного наследия. Добавлены новые виды документов, связанные с развитием информационных технологий и информационных систем.

Этот раздел объединяет документы, которые в ранее действовавшем Перечне были включены в разделы 4 «Проектирование объектов недвижимости» и 7 «Строительство, реконструкция, реставрация и ремонт объектов недвижимости».

Для комплектов документов, входящих в Систему проектной документации для строительства (СПДС), их видовой состав не раскрывался. Для иных комплексов документов максимально полно раскрыт их состав, предусмотренный нормативными правовыми актами.

Из Перечня НТД исключены подразделы по реставрации памятников архитектуры, по малым архитектурным формам, т.к. состав проектной документации по данным объектам не имеет достаточной специфики.

Природные ресурсы

Раздел 7 «Изучение, использование, учет природных ресурсов» содержит типовые архивные документы по областям, отраженным в наименованиях его 4 подразделов (см. Таблицу 7).

Охрана окружающей среды

Сферы деятельности, документы которых вошли в раздел 8, тоже можно увидеть в наименованиях его подразделов (см. Таблицу 8). Документы раздела 8 взаимосвязаны с предыдущим разделом, поэтому здесь также выделено 6 звеньев, состав которых идентичен разделу 7.

Как и в других разделах Перечня НТД, здесь укрупнены наименования статей, но при этом расширен и уточнен состав документов по экологической экспертизе, определению оценки причиненного вреда окружающей среде, возмещению причиненного вреда, обращению с отходами, контролю и надзору в области охраны окружающей среды.

Геодезия и картография

Документы раздела 9 взаимосвязаны с 7 и 8 разделами, поэтому все они имеют аналогичную звенность (6 звеньев). Тематики собранных здесь документов отражены в названиях подразделов. См. Таблицу 9.

Техническое регулирование и обеспечение единства измерений

Содержимое раздела 10 см. в Таблице 10.

Контроль и технический надзор в области промышленной безопасности и безопасности гидротехнических сооружений

В раздел 11 включены документы объектов атомной энергии (только в рамках надзорно-контрольной деятельности, входящей в полномочия Ростехнадзора), хотя в заголовке раздела и его подразделов это не отражено – вы увидите там более общие формулировки про промышленную безопасность.

Обратите внимание: звенья у раздела 11 такие же, как у раздела 10, только звенья 3 и 4 поменялись местами; в раздел 11 еще добавлены согласовывающие организации (сравните Таблицы 10 и 11).

Управление интеллектуальной собственностью

В этом разделе представлены и документы по патентно-лицензионной деятельности.