Как организовать документооборот при присоединении государственных учреждений (часть 2)

Инструкция по ДОУ

Основным организационным документом в сфере делопроизводства является Инструкция по ДОУ. Не просто предусмотреть заранее все нюансы делопроизводства в реорганизованном учреждении. Нет ничего страшного, можно сначала утвердить одну редакцию Инструкции по ДОУ, а по результатам 1-3 месяцев работы внести в нее коррективы.

Разделы Инструкции по ДОУ с описанием реквизитов управленческих документов у нас остались практически неизменными. Существенной переработке подверглись разделы, посвященные:

• движению конкретных видов документов,
• приему и обработке поступающих документов,
• оперативному хранению документов и
• передаче документов на архивное хранение.

Сложная иерархичная структура учреждения увеличивает по времени процессы визирования, подписания, рассмотрения документов. В силу контрольных функций вышестоящие руководители участвуют в процессе визирования документов. Для быстрой адаптации сотрудников, а также в целях исключения ошибочных действий при подготовке проектов документов можно схематично изобразить основные действия с документами. Возможно, следует рассмотреть варианты параллельного визирования либо с помощью делегирования права подписи уменьшить количество вышестоящих руководителей, участвующих в процессе согласования.

При реорганизации органов ПФР Тверской области изменилась внутренняя переписка.

Порядок приема и обработки поступающих документов тоже претерпел ряд изменений:

• служба ДОУ у нас находится только в региональном центре рядом с руководством. И она стала основной точкой входа документов в части управленческой деятельности (организационные, административно-хозяйственные, договорные, иные гражданско-правовые, представительные), поступающих почтовой связью, вместо 14 точек, как было ранее;
• с учетом наличия полномочий некоторых руководителей подразделений по подписанию документов, как правило отраслевых либо судебно-исковых, документы таких видов поступают на почтовые адреса, указанные на бланках писем этих подразделений.

При распределении обязанностей работников службы ДОУ в реорганизованном учреждении изначально не были учтены все особенности централизованного поступления документов и значительное увеличение объемов корреспонденции. Спустя 3–4 месяца после реорганизации...