Во 2-й части статьи, опубликованной в этом номере журнала, мы анализируем изменения сроков хранения договоров в действующем Перечне управленческих документов 2020 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г., какие новые договоры появились и какие исчезли (с примерами конкретных разновидностей договоров и статей Перечней).
Некоторые договоры следует хранить вместе с определенными документами (что прямо указано в Перечне). Сколько хранить копии договоров, журналы регистрации и базы данных.
Сравнение сроков нового Перечня УД 2020 г. с указанными в предыдущем Перечне УД 2010 г.
Если сравнивать Перечень УД 2010 г. 1 и Перечень УД 2020 г. 2, то можно увидеть, что наметилась общая тенденция к уменьшению срока хранения отдельных видов договоров, но по каким-то договорам срок хранения наоборот увеличился. Приведем примеры.
Так, срок хранения договора с удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи уменьшен с 15 до 5 лет после приостановления или аннулирования ключа подписи (ст. 237 Перечня УД 2010 г. и ст. 571 Перечня УД 2020 г.), см. также Таблицу 1 в первой части этой статьи в № 5` 2022.
Возьмем договоры аренды и субаренды зданий, помещений и земельных участков. Раньше была ст. 791 с постоянным сроком хранения. А в новом Перечне ей соответствует ст. 94, но она объединяет не только договоры аренды, субаренды, но и договоры безвозмездного пользования имуществом (движимым и недвижимым), и документы к указанным договорам. Срок хранения по ней варьируется от постоянного (для объектов культурного наследия и природоохранных зон) до 5 лет в отношении движимого имущества и 10 лет по недвижимому.
Для определения срока хранения уведомлений о прекращении действия вышеуказанных договоров в Перечне УД 2020 г. есть отдельная статья 95, подразумевающая для таких документов 10-летний срок хранения. Но указанные уведомления должны храниться вместе с договорами, в рамках которых они подготовлены, быть отдельной единицей хранения (как это предусмотрено Перечнем УД 2020 г.) они вряд ли могут.
Для договоров лизинга имущества организации срок хранения с постоянного (ст. 449 Перечня УД 2010 г.) уменьшился до 5 лет (ст. 96 Перечня УД 2020 г.) при соблюдении определенных условий.
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
Срок хранения государственных контрактов был 5 лет ЭПК, а по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам – постоянно (ст. 272 Перечня УД 2010 г.). По новому Перечню срок хранения стал 5 лет ЭПК (ст. 224), но и он уже не актуален, т.к. соответствующие корректировки были внесены законом № 44-ФЗ 3 (но об этом читайте в следующих номерах журнала).
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
Срок хранения договора добровольного подтверждения соответствия уменьшился с 10 до 5 лет (ст. 114 Перечня УД 2010 г. и ст. 65 Перечня УД 2020 г.), при этом после истечения срока действия декларации, а не договора, как было в предыдущем Перечне:
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
Срок хранения договора социального найма уменьшен с постоянного до 5 лет (ст. 945 Перечня УД 2010 г. и ст. 650 Перечня УД 2020 г.):
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
Срок хранения договоров...
