Утвержден новый Перечень документов со сроками хранения для кредитных организаций

Утвержден новый Перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения (положением Федерального архивного агентства № 1 и Центрального банка Российской Федерации № 801-П от 12.07.2022)¹. Этот Перечень действует с 30.07.2022.

Он включает 484 статьи, распределенные по следующим разделам:

1. Кредитование, инвестирование.
2. Операции по вкладам (депозитам).
3. Расчетные операции.
4. Инкассация денежных средств, векселей, платежных и расчетных документов и кассовое обслуживание.
5. Купля-продажа иностранной валюты в наличной и безналичной форме, иные валютные операции.
6. Депозитарное обслуживание.
7. Сделки, осуществляемые кредитными организациями (залог, поручительство кредитной организации, обращение взыскания на имущество должника и переход данного имущества в собственность кредитной организации (непрофильные активы), предоставление в аренду специальных помещений или находящихся в них сейфов для хранения документов и ценностей, доверительное управление имуществом).
8. Операции на финансовых рынках (с ценными бумагами).
9. Операции (сделки) с драгоценными металлами, монетами из драгоценных металлов, а также драгоценными камнями.
10. Операции с банком России.
11. Межбанковские отношения и обслуживание клиентов.
12. Бухгалтерский учет и отчетность.
13. Обеспечение стабильности и развития кредитной организации (мониторинг, финансовый анализ, риски, резервы (фонды)).
14. Защита прав, интересов вкладчиков и кредиторов кредитных организаций.

Уже по оглавлению Перечня видно, что в него включены документы, которые касаются только банковской сферы.

Работа над этим документом началась еще в 2013 году по государственному контракту от 11.02.2013 № 0173100011413000018, и его проект за 4 млн рублей подготовил ВНИИДАД. Он был утвержден в 2017 году, но банковское сообщество пошло на него в атаку – Ассоциация российских банков (АРБ) направила в Банк России письмо от 03.03.2017 № А-02/1Э-134 с просьбой отозвать совместный приказ Росархива и ЦБ РФ об утверждении Перечня, который в тот момент находился на регистрации в Минюсте России. По мнению кредитных организаций – членов АРБ:

• сроки хранения, установленные Перечнем по некоторым видам документов, неоправданно завышены по сравнению с действовавшим тогда Перечнем типовых управленческих архивных документов (сроки в основном были увеличены в 2 раза, по некоторым видам документов – в 7 раз, что привело бы к существенному удорожанию хранения документов кредитными организациями);
• некоторые установленные новым «кредитным» Перечнем сроки прямо противоречили актуальным нормативным правовым актам РФ.

В результате Перечень затормозили и долго дорабатывали, утвердив только в июле 2022 года. Таким образом, Перечень для кредитных организаций поставил рекорд по длительности разработки, которая шла весьма не просто.

Далее обратим Ваше внимание на несколько важных аспектов.

Фиксированные и условные сроки хранения

Установление сроков хранения для значительной части документов строится на том, что необходимо обеспечить их сохранность в течение определенного количества лет после создания. Однако сроки хранения других документов и дел отсчитываются от наступления определенных событий-триггеров, и до тех пор, пока это событие не произойдет, срок их хранения даже не начнет отсчитываться. И если не обратить внимания на условие начала отсчета срока хранения, то повышается риск преждевременного уничтожения документов, порой даже еще до начала правильного отсчета их срока хранения.

В российском делопроизводстве и архивном деле условные сроки хранения установлены в т.ч. для некоторых:

• кадровых дел – отсчет сроков хранения начинается с даты прекращения трудовых отношений;
• договорной документации – с даты прекращения или истечения срока действия договора или контракта;
• научно-технической документации – с даты вывода из эксплуатации оборудования или объекта.

В новом «кредитном» Перечне условные сроки тоже присутствуют. Хотя значительная часть документов все-таки имеет фиксированные сроки хранения, и большинство – 5-летние. В целом статистика выглядит так:

• срок «постоянно» – 61 упоминание² в Перечне;
• 15 лет – в 1 статье;
• 10 лет – 68 упоминаний;
• 5 лет – 385 упоминаний;
• 3 года – 20 упоминаний;
• 1 год – 11 упоминаний;
• до минования надобности – в 2 статьях.

Среди документов 5-летнего срока хранения есть и документы с условным сроком, например:

• 5 лет после прекращения обязательств по договору – 56 упоминаний;
• 5 лет после окончания ведения книги на бумажном носителе от руки или с даты распечатывания листа книги в случае ее ведения с использованием технических средств и программного обеспечения – в отношении 2 разновидностей документов, упомянутых в 1 статье;
• 5 лет при условии завершения проверки – 34 упоминания.

Если первый вариант ни у кого из специалистов возражений не вызывает, то два других являются спорными и вызывают вопросы:

• чтобы отсчитывать срок хранения от «даты распечатывания листа книги», для начала нужно будет задокументировать эту дату. В большинстве организаций об этом вряд ли кто задумывается;
• еще больше вопросов вызывает уничтожение документов «при условии завершения проверки» – при этом не уточняется, о какой именно проверке идет речь! Это застарелая проблема, которая есть и в типовом Перечне 2019 года³. Обратите внимание: например, в законе о бухучете условие формулируется более конкретно.

Бумажные и электронные документы

По общему правилу срок хранения в Перечне документов зависит от содержания документа, а не от его носителя⁴.

Но в новом «кредитном» Перечне мы видим интересную формулировку «допускается хранение в электронном виде» всего в 6 статьях.

При этом еще в 5 статьях упоминаются документы, создаваемые в электронном виде.

Как это понимать, если банковская сфера – один из лидеров использования электронных документов? Значительная часть операций проводится с клиентами удаленно и онлайн, документируется электронным образом. Печально, что этот факт практически не нашел отражения в Перечне. 

Сколько хранить документы по валютному контролю?

К сожалению, сроки хранения, установленные в Перечне, по-прежнему противоречат срокам хранения, установленным законом о валютном регулировании для документов по валютным операциям. 

Сам Банк России в своей инструкции для банков тоже установил сроки хранения для документов валютного контроля. Причем они были установлены до принятия нового «кредитного» Перечня и были существенно ниже.

В результате получается, что в нескольких нормативных правовых актах установлены разные сроки хранения. Перечень увеличивает их! Для чего?

Сейчас разрабатываются указания по применению нового Перечня для кредитных организаций. Возможно, они снимут часть вопросов.