Top.Mail.Ru
Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив
  3. Современное делопроизводство

Если назначенный исполнитель выбывает

0
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 7 / 2023
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Как отделу делопроизводства действовать, когда уволился человек, который числится исполнителем по неисполненным пока поручениям и документам, или когда такой сотрудник выбывает временно (в отпуск, на больничный и др.)? Ведь отдел делопроизводства обычно заранее о таких изменениях не предупреждают, он узнает об этом постфактум. Как наиболее эффективно и с наименьшими усилиями оформить факт того, что теперь всем этим должен заниматься новый работник? Как быть, если прошлый работник ушел, а новый еще не пришел? Подскажем, как отделу делопроизводства выполнять только свои функции срокового контроля и мотивировать руководителей структурных подразделений выполнить свою часть работы! В каких случаях составляется акт приема-передачи документов и дел, как вашему отделу помогут отчет об исполнительской дисциплине и служебная записка. Поводом стал вопрос подписчика.
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Уволился работник. Остались незавершенные дела, в частности письма вышестоящих организаций, которые требуют ответа, и неисполненные приказы – срок еще не подошел. Плюс какие-то письма информационного характера (без срока исполнения, но важные для работы) были расписаны на уволившегося работника. Вопрос: как правильно, наиболее эффективно и с наименьшими усилиями оформить факт того, что теперь всем этим должен заниматься новый работник? Отдельно история с приказами, отдельно с письмами-запросами.

К сожалению, увольнение может произойти довольно внезапно, отдел делопроизводства (далее – ОД) просто не узнает в нужный момент о готовящемся увольнении и не инициирует передачу всех незавершенных дел (даже если это не совсем задача ОД, но контроль исполнения документов на нем, соответственно это в интересах ОД). Как быть, если работник уволился, а новый еще не принят на эту позицию? И, когда новый, наконец, пришел, как оформить все незавершенные дела на него?

Если коротко, то отделу делопроизводства рекомендуем сосредоточиться на выполнении своих обязанностей и не пытаться брать на себя то, за что должны отвечать руководители структурных подразделений. В частности, согласно классической делопроизводственной технологии, ответственный за документационное обеспечение управления (специалист или подразделение) осуществляет сроковый контроль. А контроль по существу остается за руководителем (именно управленец назначает исполнителя, оценивает качество выполнения поручения).

А далее рассмотрим подробнее, как может действовать отдел делопроизводства в подобной ситуации.

Связанный материал
Контроль исполнения документов и поручений (часть 1)
№ 06 / 2023

Классическое распределение обязанностей между участниками контроля см. в 1-й части статьи «Контроль исполнения документов и поручений» в № 6’ 2023
Связанный материал
Исчисление сроков исполнения документов по правилам делопроизводства
№ 07 / 2023

См. статью «Исчисление сроков исполнения документов по правилам делопроизводства» в № 7’ 2023
Связанный материал
Как на практике вычислять сроки в трудовых отношениях
№ 07 / 2023

См. статью «Как на практике вычислять сроки в трудовых отношениях» в № 7’ 2023

Организационный порядок

Обратите внимание, что организационные основы делопроизводства, вопросы ответственности и контроля исполнения, который является одной из операций технологии делопроизводства, регламентируются в настоящее время:

  • Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018; далее – Примерная инструкция);
  • Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71; далее – Правила делопроизводства);
  • Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199; далее – Методические рекомендации).

Методическими рекомендациями предусматривается, что ответственность за делопроизводство должна быть закреплена Инструкцией по делопроизводству конкретной организации, которая является локальным нормативным актом (п. 3.1). Необходимо также исходить и из того, что в должностных инструкциях и трудовых договорах каждого сотрудника в любой организации устанавливается...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
доступ
к Базе знаний

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

доступ
к Базе знаний

Рекомендовано для вас

Корпоративная культура выполнения управленческих решений

Делопроизводство и архив
№ 04 / 2025
Современное делопроизводство

По каким критериям можно понять, что пора наводить порядок в исполнительской дисциплине работников и руководителей организации. Опытный руководитель в сфере ДОУ делится своими выводами, на  каких принципах стоит выстраивать систему исполнения управленческих решений. Предлагает рабочую формулу для расчета исполнительской дисциплины, которую можно применять для оценки как конкретного работника, подразделения, так и организации в целом. Показан пример Положения об исполнении управленческих решений.

Ксения Литвинова
начальник управления делами АО «ВНИИЖТ»

Исполнение запросов внешних организаций о предоставлении персональных данных

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2023
Современное делопроизводство

На чьи запросы о представлении персональных данных организация обязана отвечать. В какие сроки (показываем нормативно закрепленные правила и практику). Как организовать этот процесс. Даем образцы оформления разных документов, направляемых в ответ: для представления запрошенных сведений или копий документов, для отказа из-за невозможности идентифицировать субъект персданных или из-за невозможности в принципе их предоставления автору запроса.

Оксана Аскарова
начальник общего отдела управления делами Отделения Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации по Тверской области

У документа несколько резолюций разных руководителей

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2024

Наша компания крупная, у генерального директора много заместителей по определенным направлениям. В организацию зачастую поступают документы, адресованные двум должностным лицам компании. Например, двум заместителям, когда в одном письме затрагиваются вопросы, которые курируют эти руководители. Соответственно, документ передается на рассмотрение и тому, и другому руководителю. Таким образом, один и тот же документ будет иметь две резолюции, как правило, с указанием разных исполнителей и разными сроками исполнения (ведь у каждого руководителя свое видение). А иногда фамилии исполнителей частично совпадают у обоих руководителей. К тому же документы с резолюциями от двух руководителей могут выйти не одновременно, т.к. один из руководителей может отсутствовать на рабочем месте, например находиться в командировке. От второго руководителя резолюция может выйти позже, чем от первого. На какую резолюцию необходимо опираться при направлении документа на исполнение и постановке на контроль, ведь служба делопроизводства не может игнорировать ни одну, ни другую резолюцию? Но и ставить одному и тому же документу разные сроки исполнения абсурдно, равно как и направлять на исполнение в разные отделы.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Организация контроля исполнения документов: практический опыт (часть 2)

Делопроизводство и архив
№ 09 / 2023
Современное делопроизводство

В этой части статьи детально рассматривается функционал СЭД,которым пользуются руководители, исполнители и служба ДОУ. Какие папки и отчеты в СЭД используются, какие сведения анализируются и вручную добавляются в отчет, экспортируемый из СЭД в Excel. Какие операции службой ДОУ делаются ежедневно, какие отчеты могут готовиться к еженедельной планерке у руководителя организации, какие решения он может принимать на их основе. Показаны инструменты СЭД, логика работы службы ДОУ и руководителей, примеры разных отчетов по исполнительской дисциплине.

Роза Ширинян
начальник управления делами Отделения Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации по Тверской области

Прием-передача дел при смене работников делопроизводства

Делопроизводство и архив
№ 09 / 2021
Современное делопроизводство

Прием-передача дел обычно проводится при увольнении работника и при переводе. Объясняем, когда ее надо проводить, в каких случаях для этого потребуется создавать комиссию (показываем образец приказа). Как организовать передачу документов, печатей и штампов, как отозвать ЭП. Кому передавать дела, если новый человек на освобождаемое место еще не найден. Можно ли задержать уходящего работника, если он не успел передать дела или обнаружились существенные проблемы с документами. Показываем образец оформления акта приема-передачи.

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2012
Информационные технологии

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Антипов Денис
специалист по электронному документообороту ООО «Тулпар Техник»

Оформляем резолюцию

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2023
Оформление документов

Когда и на каких документах оформляется резолюция руководителем. Как ее оформить: из каких обязательных элементов она должна состоять, а что может «достраиваться автоматически» для минимизации усилий руководителя. Почему резолюцию лучше оформлять непосредственно на рассматриваемом бумажном документе либо в СЭД, избегая ее оформления на отдельном бланке. Как работникам наглядно показать их «делопроизводственные роли» в Регламенте работы с организационно-распорядительными документами: кто, что, когда делает. Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.

Наталья Ковальчук
руководитель аппарата генерального директора авиационной компании

Исполнитель: кто им может быть и как отразить в документе

Делопроизводство и архив
№ 06 / 2020
Оформление документов

Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета