В наших структурных подразделениях формируются документы по земельным вопросам, например: документы по оформлению права аренды на земельные участки; документы по оформлению права собственности на земельные участки и т.д.
По результатам проведенной отделами экспертизы ценности документов в указанных делах выявлено, что в сформированных земельных делах определенная часть документов представлена сканированными копиями, полученными посредством информационно-телекоммуникационной системы Интернет и ЕМСЭД «Дело», а также полученными в электронном виде и распечатанными на бумажном носителе выписками из ЕГРН Росреестра, без заверения в надлежащем виде, что не соответствует требованиям инструкции по делопроизводству в части оформления документов постоянного хранения.
Таким образом, структурные подразделения накопили документы, которые не могут передать в архив организации.
Подскажите, пожалуйста, как решить этот вопрос. Возможен ли вариант «гибридных дел» где в электроном формате документы будут представлены без заверения копии. Или бумажных документов с копиями без заверения надлежащим образом.
Читатель, как нам представляется, задал целых 3 вопроса:
1) как хранить в делах копии документов, если они соответствующим образом не заверены (т.е. на документах отсутствует отметка о заверении копии);
2) сроки хранения документов;
3) можно ли считать такие дела гибридными.
Если документы для рассмотрения вопроса об аренде земельного участка или оформлении права собственности на земельный участок поступали, как сказано в вопросе, посредством информационно-телекоммуникационной системы Интернет и ЕМСЭД «Дело», то порядок работы с такими документами должен был регулироваться локальными нормативными актами с...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
В организации основания к приказам по личному составу группируются вместе с приказами. Необходимо ли при подшивке и описании дел разделять это дело?
В этом номере журнала рассказываем, как действовать, если дело уже сформировано, прошито, включено в уже утвержденную опись дел и передано в архив, а после этого в подразделении обнаружились документы, которые должны были быть подшиты в это дело. Объясняем, как вшить или вклеить новые листы в ранее обработанное дело, перенумеровать все листы, оформить новый лист-заверитель, что исправить на обложке дела, как отразить изменения в описи дел.
В итоговой записи к номенклатуре указано, сколько дел постоянного хранения образовано в истекшем году. Но в архив организации поступило дел больше, чем указано в итоговой записи. Возможна ли ситуация наоборот: в архив поступает меньше дел, чем указано в итоговой записи к номенклатуре? В принципе, должно ли совпадать количество дел постоянного хранения в номенклатуре дел и в описи за один и тот же год?
Показываем, как можно оформить титульный лист и предисловие к годовому разделу описи дел. Могут ли быть описаны документы разных лет в одном годовом разделе. Как отразить изменение наименования организации. Кто может составлять опись дел, кто ее должен согласовать и утвердить. Какие требования содержат Правила 2023 года, что они не конкретизируют, как в результате делают эту работу на практике. Какие элементы справочного аппарата к описи дел стоит составлять к каждому годовому разделу, а какие только после завершения описи (кроме титульного листа и предисловия могут потребоваться перечень переименований и изменения подведомственности, оглавление, список сокращений, указатели). Когда опись дел можно завершить.
На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,
Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.
18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы
Читайте третью часть подробной статьи в этом номере журнала. Мы на примерах объясняем логику заполнения следующих учетных документов архива организации: список фондов (нужен, если их несколько), лист фонда, реестр описей дел. Вы поймете, как в них отражать различные ситуации: наличие нескольких архивных фондов, смену наименования организации, поступление документов по новым видам сводных описей, а также поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей дел, получение архивом из подразделений неописанных документов и их последующее упорядочивание с составлением описи силами специалистов архива, переработку ранее полученной описи дел, передачу части документов в архивное учреждение (что актуально для источников комплектования). Мы освещаем наиболее сложные вопросы, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в архивных Правилах 2023 года.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
