Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив
  3. Современное делопроизводство

Незаверенные сканированные копии документов и выписки из реестров в делах, передаваемых в архив

0
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12 / 2023
Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета
Читатель поднял актуальную проблему, которая легла в основу этой статьи. Стоит ли оставлять в деле, готовящемся к передаче в архив, незаверенные копии документов (например, сканы, выписки из ЕГРН Росреестра и др.), полученные через Интернет или ЕМСЭД? Можно ли считать такие дела гибридными? Данные вопросы разбираем на примере документов по оформлению права аренды или собственности на земельные участки. При отсутствии ведомственного перечня документов со сроками хранения Росреестра говорим, на какую нормативную базу можно опереться.
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

В наших структурных подразделениях формируются документы по земельным вопросам, например: документы по оформлению права аренды на земельные участки; документы по оформлению права собственности на земельные участки и т.д.

По результатам проведенной отделами экспертизы ценности документов в указанных делах выявлено, что в сформированных земельных делах определенная часть документов представлена сканированными копиями, полученными посредством информационно-телекоммуникационной системы Интернет и ЕМСЭД «Дело», а также полученными в электронном виде и распечатанными на бумажном носителе выписками из ЕГРН Росреестра, без заверения в надлежащем виде, что не соответствует требованиям инструкции по делопроизводству в части оформления документов постоянного хранения.

Таким образом, структурные подразделения накопили документы, которые не могут передать в архив организации.

Подскажите, пожалуйста, как решить этот вопрос. Возможен ли вариант «гибридных дел» где в электроном формате документы будут представлены без заверения копии. Или бумажных документов с копиями без заверения надлежащим образом.

Читатель, как нам представляется, задал целых 3 вопроса:

1) как хранить в делах копии документов, если они соответствующим образом не заверены (т.е. на документах отсутствует отметка о заверении копии);

2) сроки хранения документов;

3) можно ли считать такие дела гибридными.

Незаверенные копии документов

Если документы для рассмотрения вопроса об аренде земельного участка или оформлении права собственности на земельный участок поступали, как сказано в вопросе, посредством информационно-телекоммуникационной системы Интернет и ЕМСЭД «Дело», то порядок работы с такими документами должен был регулироваться локальными нормативными актами с...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
доступ
к Базе знаний

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

доступ
к Базе знаний

Рекомендовано для вас

Ведение личных дел в негосударственных организациях

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2026
Современное делопроизводство

Негосударственные организации не обязаны вести личные дела на своих работников. На кого их вести все-таки стоит? И какие возникают риски? Какие документы помещают в личное дело работника при его трудоустройстве, а какие потом в процессе работы. За какие документы в личном деле штрафует Роскомнадзор (стремясь защитить персональные данные) и как «выйти из-под удара». Как регистрировать личные дела в книге учета, отражать их в номенклатуре дел, указывать конкретный номер на обложке дела. Как документировать выдачу дела во временное пользование. Когда и как оформлять внутреннюю опись документов дела, лист-заверитель, обложку. Сколько хранить личные дела уволенных в кадровой службе до их передачи в архив организации.

Валентина Андреева
профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российского государственного университета правосудия, к.и.н.

В какие описи дел включать электронные документы?

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2026
Современное делопроизводство

Почему нельзя все электронные документы определенного года включать в одну опись (по форме из Приложения № 12 к архивным Правилам 2023 года)? На какие группы их следует разбить как минимум (каждую включив в свою опись электронных документов)? И какие дополнительные разновидности описей используют практики для удобства работы? Поводом для «разбирательств» стал вопрос читателя.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Появилось подозрение, что состав документов неполный

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2026

Описываем документы за много лет. Появилось подозрение, что состав документов неполный. Проверить, так ли это, невозможно, т.к. номенклатуры дел за описываемый период отсутствуют. Как установить состав документов?

Вера Марышева
руководитель муниципального архива

Как утверждать описи дел

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2026
Современное делопроизводство

Руководитель организации должен утверждать описи дел организации (годовые разделы) и акт о выделении документов к уничтожению. Где это установлено? Что делать, если руководитель не хочет «утруждаться» и требует сократить количество своих подписей? Можно ли делегировать это его заместителю? Стоит ли утверждать такие документы единым приказом либо использовать факсимиле? Кто подписывает описи дел структурных подразделений? Как стоит усовершенствовать утвержденную форму?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2020
Оформление документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

Екатерина Ефанова
руководитель отдела документационного обеспечения СКБ Контур

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 1)

Делопроизводство и архив
№ 12 / 2023
Архивное дело

Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.

Вера Марышева
руководитель муниципального архива

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

Делопроизводство и архив
№ 04 / 2020
Современное делопроизводство

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Татьяна Светлова
сотрудник государственного архива

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 3)

Делопроизводство и архив
№ 02 / 2024
Архивное дело

Читайте третью часть подробной статьи в этом номере журнала. Мы на примерах объясняем логику заполнения следующих учетных документов архива организации: список фондов (нужен, если их несколько), лист фонда, реестр описей дел. Вы поймете, как в них отражать различные ситуации: наличие нескольких архивных фондов, смену наименования организации, поступление документов по новым видам сводных описей, а также поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей дел, получение архивом из подразделений неописанных документов и их последующее упорядочивание с составлением описи силами специалистов архива, переработку ранее полученной описи дел, передачу части документов в архивное учреждение (что актуально для источников комплектования). Мы освещаем наиболее сложные вопросы, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в архивных Правилах 2023 года.

Вера Марышева
руководитель муниципального архива