Дела с перепиской в вопросах и ответах

Деловая переписка – это обобщенное название комплекса документов разных видов и разновидностей, которые выделяются в особую группу в связи со способами передачи текста: почта, телеграф, телефон, электронные почтовые механизмы, защищенные системы межведомственного взаимодействия и т.п.

Переписка составляет основной объем документов, обеспечивающих внешние коммуникации организации, она ведется от имени юридических лиц по схеме: какой запрос – таков ответ, имеет юридическую силу даже если письма оформляются в форме электронного сообщения или существуют в электронной форме.

Технологию работы с перепиской организует служба делопроизводства и закрепляет ее в Инструкции по делопроизводству или отдельном регламенте ведения переписки. Техническую работу с перепиской на этапах ее приема-отправки, предварительного рассмотрения и регистрации осуществляет также служба делопроизводства. А вот доказательную силу писем обеспечивает руководство организации на этапах проставления резолюции на поступившем документе и подписания ответных или инициативных писем и, конечно же, работники организации, которые решают вопросы по существу, готовят проекты инициативных или ответных писем, обмениваются планами, договорами, расчетами, актами и др. документами с помощью официальных сопроводительных писем.

Как подшивать письма в дела с перепиской

Работа с письмами осуществляется в рамках обычной технологии делопроизводства и считается достаточно простой, но в структурных подразделениях, где документы часто формируются по основным документопотокам верхнего уровня «входящие» и «исходящие», до сих пор возникают вопросы о формировании и хранении переписки.

Действительно, на подписание руководителю через службу делопроизводства представляются 2 экземпляра окончательно подготовленных по результатам согласования и оформленных проекта письма:

• вариант 1:
  • письмо для подписания руководителем, на котором оформлена отметка об исполнителе, и
  • письмо с оформленными непосредственно на нем визами по результатам согласования («визовой экземпляр») либо
• вариант 2:
  • письмо для подписания руководителем, на котором оформлена отметка об исполнителе, и
  • письмо с оформленной непосредственно на нем окончательной визой исполнителя + лист согласования проекта письма.

Отправляемый документ (исходящий) подписывается руководителем организации в 1 оригинальном экземпляре, т.е. является подлинником. Он регистрируется службой делопроизводства одним из традиционных способов (карточка, журнал, электронная таблица) или в электронной регистрационной карточке СЭД. На подлиннике отправляемого письма служба делопроизводства оформляет его дату и регистрационный номер, т.е. идентификационные реквизиты.

А на копии, которая должна остаться в делах организации-отправителя (автора письма) в его заголовочной части служба делопроизводства дублирует ту же дату и тот же регистрационный номер, которые являются идентификаторами подлинника. Кроме того, остающаяся в делах копия («визовой экземпляр») по результатам согласования визируется исполнителем (окончательная виза на проекте, представленном к подписанию), и к ней присоединяется лист согласования проекта с визами всех заинтересованных лиц. А если лист согласования не оформлялся, то визы оформляются на копии отправленного письма, остающейся в организации, начиная с лицевой стороны (4 межстрочных интервала ниже реквизита «подпись») и заканчивая оборотом его последнего листа. Копия отправленного письма формируется в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Такой порядок работы с отправляемыми письмами, когда подписывается 1 экземпляр документа, закрепляется нормативными правовыми актами и методическими документами:

• п. 3.33 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71);
• п. 2.46, 4.7, 4.19, 5.35 и 5.40 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44);
• п. 3.4.7 Методических указаний по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199).

Причем Методические рекомендации предусматривают, что в случае необходимости хранения копии отправленного письма в бумажной форме («визового экземпляра») она может быть заверена отметкой «верно» и подписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции (обычно подписью сотрудника службы делопроизводства). См. Пример 1.

Копия отправленного письма с визами и приложениями формируется в дело вместе с поступившим документом в соответствии с номенклатурой дел, и таким образом еще раз подчеркивается, что дела с перепиской формируются по схеме: вопрос/запрос + ответ.

Обратите внимание на опыт лучших практик, который предусматривает, что исполнитель по результатам процедуры согласования проекта письма визирует копию его окончательного варианта, подготовленного к подписанию. Окончательная виза оформляется им в листе согласования или на самом «визовом экземпляре» («все замечания учтены», «замечания о сроках учтены» и т.п.) по обычному образцу визы, т.е. с наименованием должности, личной подписью, расшифровкой подписи и датой визирования (см. «!» в Примере 2). Но имейте в виду, что дата окончательной визы исполнителя должна быть датой окончания процедуры согласования и представления проекта на подписание (как правило, «день в день»). Сотрудник службы делопроизводства проверяет наличие и правильность оформления виз, соблюдение сроков исполнения, а также правильность оформления отметки об исполнителе на письме (реквизит 25 по ГОСТ Р 7.0.97-2016). То есть тот исполнитель, чья фамилия указана в соответствующей отметке на отправляемом письме, визирует его копию, остающуюся в делах организации, и имеет на это право в соответствии с резолюцией / поручением руководителя или своими должностными обязанностями.

Таким образом, на копии, которая остается в деле у организации-автора, нет подписи руководителя (подписанта подлинника исходящего письма), но есть подписи:

• исполнителя, который готовил проект письма, и
• сотрудника службы делопроизводства, который отправил подлинник письма адресату и заверил его копию.

Для удостоверения копий всех отправляемых писем работником службы делопроизводства требуются как соответствующие полномочия, так и ресурсы времени.

Проверьте, какой порядок подписания и формирования в дела отправляемых документов устанавливает ваша Инструкция по делопроизводству, внесите в нее необходимые изменения в соответствии с требованиями нормативных правовых актов и методических документов.

Письмо-запрос и письмо-ответ должны формироваться вместе в пределах своего документопотока и одного дела (папки) по схеме: запрос + ответ. Именно в таком порядке формирования дел отражается и сохраняется так называемый управленческий прецедент, формируется история принятия решений по вопросам деятельности организации и история ее коммуникаций. Данный управленческий аспект формирования дел с перепиской необходимо разъяснять сотрудникам структурных подразделений, т.к. формируются дела не только в службе делопроизводства, но и в подразделениях у исполнителей.

В вашей Инструкции по делопроизводству должны быть закреплены положения, которые очень просто формулирует и разъясняет п. 6.24 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71): «… Переписка формируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (обращением, запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года». Такое же правило закрепляет и п. 8.20 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).

То есть переписка формируется прежде всего в вопросно-логической последовательности (по вопросам и участкам деятельности, по темам и с учетом корреспондентов), а внутри каждого вопроса – в хронологической последовательности дат полученных или отправленных писем. Такой способ формирования дел с перепиской, когда документы, возникшие в процессе решения того или иного вопроса, образуют единый первичный комплекс, существенно облегчает проведение экспертизы ценности и определения сроков хранения.

Вы правильно назвали «цепочкой» взаимосвязанные письма (и электронные сообщения), которые закрепляют развитие управленческих ситуаций в процессе внешних коммуникаций организации, а также последовательность решения того или иного вопроса. Эта последовательность подтверждается оформлением ссылки на регистрационный номер и дату того поступившего (входящего) документа, на который дается ответ в отправляемом (исходящем) письме. В любой ситуации в цепочке переписки оформляется ссылка на номер и дату последнего полученного по данному вопросу письма (см. «!» в Примере 3). Развитие вопроса, достигнутые ключевые решения (даты, сроки, суммы, договоры и т.п.) и какие-то упоминания о ранее полученных или отправленных письмах (но не ссылку на последнее письмо в данной «цепочке») допускается упоминать только при необходимости и только в тексте письма в качестве доказательства ранее достигнутых решений.

О правилах оформления ссылки на регистрационный номер и дату поступившего документа, на который дается ответ, говорят:

• п. 5.12 ГОСТ Р 7.0.97–2016 и п. 4.12 Методических рекомендаций по его применению (М.: Росархив/ВНИИДАД, 2018; опубликованы на сайте Росархива), а также
• п. 2.37 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) и
• п. 11 Приложения № 3 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199).

Заметьте, что реквизит 12 по ГОСТ Р 7.0.97–2016 «ссылка на дату и регистрационный номер поступившего документа» был отделен от текста в процессе унификации организационно-распорядительных документов и получил свое место в бланке письма. Оформляется данный реквизит только в ответных письмах, он предусматривает экономию 1,5 строк текста документа, т.к. избавляет от устаревшей канцелярской фразы в начале письма: «На Ваше письмо от 00.00.0000 № 00-00/000 «О…» сообщаем что…».

Вчитываться и вдумываться в содержание получаемых и отправляемых писем должны:

• специалисты службы делопроизводства в рамках осуществления своих должностных обязанностей на этапах приема или отправки писем, представления на подписание руководителю и регистрации;
• исполнители в структурных подразделениях на этапах исполнения поступивших документов, подготовки ответов и текущего оперативного хранения исполненных документов для сохранения управленческого прецедента (запрос + ответ + лист согласования + проекты ответов).

  Служба делопроизводства помогает всем своим коллегам усвоить одну из мотивационных формулировок в работе с документами, которая была закреплена еще в первой версии стандарта по управлению документами ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007: «Каждый работник организации отвечает за документы, отражающие его деятельность».

В какие дела формировать переписку

Экспертиза ценности документов – это определение их значимости для деятельности организации с целью обеспечения комплекса доказательств законности деятельности и принятых руководством решений, обеспечения их доказательной силы и сохранности в течение определенных сроков хранения. Практическая задача экспертизы – определить сроки хранения документов, образовавшихся в деятельности организации. Нормативно установленные сроки хранения документов организация соблюдать обязана, но она также имеет право определять конкретные сроки хранения документов своего документального фонда, превышающие нормативные типовые сроки хранения.

Экспертизе ценности документов посвящены специальные разделы 3 и 4 новых архивных Правил 2023 года¹, которыми необходимо руководствоваться при организации экспертизы ценности документов, образующихся в деятельности организации. Обратите внимание, что в Правилах 2023 года вновь введено в оборот понятие о принципах и критериях экспертизы ценности документов, которого в ранее действовавших аналогичных Правилах 2015 года² не было.

Правила 2023 года (п. 15) установили, что экспертиза ценности проводится на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов, а также пригодности для использования.

В оценке переписки все критерии ценности документов применяются с обязательным учетом значимости для деятельности организации того вопроса, решение которого зафиксировано в переписке и имеет доказательную силу (критерий содержания). Прежде всего это вопросы уставной деятельности, договорная работа, управление кадрами, управление документами (документальным и архивным фондом), внедрение технологий, работа по обращениям граждан и организаций, взаимодействие с регуляторами и контролерами и т.п. Рекомендуем изучить Правила 2023 года и на их основе в плановом порядке актуализировать действующее в организации Положение об архиве (или Положение об архивном хранении) и обязательное Положение об экспертной комиссии организации.

Организационные и технологические вопросы проведения экспертизы ценности документов установлены также нормативными правовыми актами и подробно разработаны в методических документах по делопроизводству:

• разделы 6 и 7 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71);
• п. 3.8 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199);
• раздел 8 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44). В п. 8.14 даны примеры формулировок заголовков дел с перепиской.

Экспертиза ценности документов осуществляется как процесс в следующей последовательности этапов:

• разработка номенклатуры дел организации, когда календарный год еще не наступил, но для создаваемых в следующем году документов заранее планируется схема их взаимосвязи, систематизации и идентификации, т.к. планируются и формулируются заголовки дел, индексы дел, заранее намечаются сроки их хранения. На этом этапе обеспечивается соблюдение нормативных сроков хранения документов, которые установлены типовыми перечнями документов со сроками хранения или ведомственными перечнями. Но организация имеет право и увеличить срок хранения необходимых ей дел, определив его больше нормативного в связи со значимостью вопроса деятельности, по которому возникли документы дела;
• на этапе текущего оперативного хранения исполненных документов подготовка уже сформированных в делопроизводстве дел к передаче на архивное хранение, составление описей дел всех видов и проектов актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих архивному хранению, в структурных подразделениях. На их основе служба делопроизводства готовит годовые разделы описей и сводный акт, которые рассматривает экспертная комиссия организации. Заметьте, что на этом этапе провести экспертизу дел с перепиской, если они были сформированы неправильно (например, отдельно «входящие» и «исходящие»), практически невозможно, т.к. ни в подразделениях, ни в службе делопроизводства для этого нет никаких ресурсов. Это создает риск утраты письменных доказательств законности деятельности, принятых решений и фактических коммуникаций;
• на этапе архивного хранения:
  • когда в архиве организации пересматривается срок хранения в сторону увеличения или выделяются к уничтожению дела в связи с истечением срока хранения;
  • когда организация – источник комплектования по согласованному графику готовит дела к передаче на хранение в гос- или муниципальный архив.

Этапы проведения экспертизы ценности документов необходимо отразить в вашей Инструкции по делопроизводству, проверьте ее актуальность и внесите необходимые изменения с указанием не только ответственности службы делопроизводства, но и ролей руководителей и ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.

Обратите внимание, что успех всех этапов экспертизы ценности документов и правильное формирование документального и архивного фондов организации во многом определяется на первом ее этапе, когда устанавливаются правила формирования дел и определяются сроки их хранения. Поэтому в настоящее время рекомендуем все усилия направить на разработку номенклатуры дел и на основании приказа первого руководителя организации (по плану и по графику) сформировать рабочую группу с участием специалистов отрасли для этой сложной аналитической работы.

Первый этап экспертизы ценности осуществляется в делопроизводстве, в процессе разработки номенклатуры дел организации, который организует служба делопроизводства с участием структурных подразделений (специалистов отрасли и сотрудников, назначенных ответственными за делопроизводство). Именно в делопроизводстве структурных подразделений формируется большое количество дел с перепиской, специалисты отрасли лучше знают специфику вопросов деятельности и лучше понимают значение коммуникаций с клиентами и другими контрагентами.

С практической точки зрения рекомендуем руководствоваться Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления и обратить внимание на Приложения № 15 и № 16 к ним, в т.ч. на Таблицы 1 и 2.

В Таблице 1 Приложения № 15 вы видите множество примеров использования признаков формирования заголовков дел с перепиской. Прокомментируем некоторые из них:

• Переписка (обобщенное наименование писем и других разновидностей документов – номинальный признак, т.е. название) со средствами массовой информации (обобщенное наименование корреспондентов – корреспондентский признак). Такую переписку стоит формировать в отдельное дело, т.к. законодательный срок исполнения запросов СМИ – 7 дней, т.е. он гораздо короче, чем типовой срок исполнения переписки в 30 дней;
• Переписка с предприятиями группы компаний «Северсталь» (номинальный и корреспондентский признаки) о поставке продукции (предметно-вопросный признак).

В процитированной нами Таблице 2 Приложения № 15 приводятся примерные модели заголовков дел – порядок отражения признаков документов дела в его заголовке. Заголовки дел с перепиской здесь тоже фигурируют.

Модели заголовков и примеры их формулировок служба делопроизводства может оформить на отдельной схеме (просто на листах бумаги по приведенным нами образцам) и провести обучение специалистов отрасли и ответственных за делопроизводство в подразделениях, где формируется наибольший массив переписки^^^3^^^.

3 Прим.ред.: Модели заголовков дел с примерами на привычных вам документах, объяснение порядка формирования переписки в дела (по принципу запрос + ответ, куда подшивать приложения) сделает исполнителей в подразделениях более грамотными. Это повысит шансы правильного формирования дел с перепиской: люди поймут, куда что подшивать и зачем.

Сроки хранения переписки

Одновременно с формулированием заголовков дел необходимо определить срок хранения документов, руководствуясь:

• прежде всего действующими типовыми перечнями управленческих и научно-технических документов со сроками хранения:
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; далее – Перечень 2019 года);
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 28.12.2021 № 142);
• а для определения сроков хранения по специальным вопросам деятельности – ведомственными перечнями.

В типовом Перечне 2019 года сроки хранения переписки, сформированной в отдельном деле или во взаимосвязи с документами других разновидностей упоминаются примерно 130 раз! Но очень важно помнить, что в перечнях формулируются заголовки категорий документов, которые вообще могут формироваться в качестве универсальных типовых, а дела с перепиской конкретной организации должны иметь очень конкретный заголовок с точной характеристикой документов, собранных в данном деле. Ценность переписки определяется именно на первом этапе экспертизы в процессе разработки номенклатуры дел. Условный типовой срок хранения переписки – 5 лет (он чаще всего встречается в статьях Перечня 2019 года для переписки).

Но при формировании дел в обязательном порядке учитывается и признак взаимосвязи документов в составе дела, который позволяет отразить полноту и доказательную силу всех документов, возникших по данному вопросу. В этом случае срок хранения переписки определяется по «старшему» сроку хранения основного документа в сформированном деле.

Если дело в процессе работы приобретает большой объем, превышающий 250 листов, то принцип взаимосвязи документов применяется иначе – вся переписка выделяется в отдельное дело, которое в номенклатуре дел располагается сразу вслед за делом с основным документом и имеет следующий по порядку индекс дела:

Куда подшивать приложения к письмам

Базовое правило формирования дел гласит: документы-приложения формируются в дела вместе с основными документами по схеме: основной документ + документ-приложение.

Это правило очень наглядно действует при формировании дел с распорядительными документами и локальными нормативными актами организации, например:

• приказ по основной деятельности об утверждении штатного расписания (основной документ) +
• штатное расписание (организационный документ оформлен как приложение к приказу).

При формировании приложений в дела с перепиской необходимо быть более внимательными.

Если главным содержательным документом является письмо, а приложения лишь подкрепляют его тезисы, то основным документом будет именно письмо. Оно подшивается в дело с перепиской вместе с приложениями как некий единый информационный объект, состоящий из нескольких частей.

Если у вас логическая цепочка из нескольких писем, то в деле с перепиской:

• по дате получения должно вкладываться самое первое письмо (со всеми его приложениями);
• далее – ответное письмо (точнее, копия ответного со своими приложениями, если они направляются адресату);
• и далее в обычной хронологической последовательности. В результате первым будет письмо, с которого началась переписка по данному вопросу, последним в этой цепочке будет заключительное письмо. Тогда будет правильно сохранена и наглядно представлена вся история коммуникации.

Иначе ситуация выглядит, когда вместе с сопроводительным письмом адресату направляется основной значимый документ (договор, дополнительное соглашение, акт, счет, протокол разногласий и т.п.), оформленный как приложение к письму. Этот пересылаемый документ не должен потеряться, должен быть защищен от фальсификации, идентифицирован и учтен в регистрационных формах. Поэтому в сопроводительном письме оформляется специальный реквизит – отметка о приложении, состав атрибутов которой закреплен в п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97–2016:

• наименование вида / разновидности направляемого документа-приложения,
• его автор,
• дата,
• индекс,
• количество листов и
• экземпляров,
• в случае направления копии это указывается.

Для правильного формирования в дело главными критериями являются значимость документа для деятельности организации, его содержание и взаимосвязь с предыдущими документами, возникшими по данному конкретному вопросу. Схема формирования писем в дела в их взаимосвязи с другими документами, отражающими направления деятельности организации, закрепляется номенклатурой дел. И тут возможны варианты:

• Если в заголовке дела кроме номинального признака «переписка» (что предусматривает схему: запрос + ответ) отражен еще и вопрос переписки, то возникающие сопроводительные письма с приложениями, как и другие разновидности писем, формируются в это дело по признаку взаимосвязи всей переписки по одному и тому же вопросу, например:
  • в дело «Переписка с филиалами о предоставлении отчетов по итогам инвентаризации основных средств» могут быть сформированы письма-запросы и ответные сопроводительные письма вместе с отчетами филиалов как первичными отчетными документами, полученными в качестве значимых основных документов.
• По принципу значимости документов^^^4^^^ и их взаимосвязи формируется переписка по исполнению договоров, планов, решений, поручений вышестоящих органов управления и др., когда в одно дело с планом, договором, поручением и т.п. включаются все возникающие дополнительные документы по данному вопросу, включая и сопроводительные письма со значимыми для исполнения документами-приложениями, например:
  • дело «Договор аренды здания по адресу: ул. Мирная, д. 18, г. Москва и документы по его исполнению (правоустанавливающие и технические документы, расчеты, акты, переписка)»;
  • дело «Регламент ведения статистического наблюдения и переписка с Росстатом по его исполнению»;
  • дело «Утвержденные нормативы складских запасов и переписка с филиалами и представительствами об их соблюдении (еженедельные отчеты, ведомости остатков и др.)».

Рекомендуем сосредоточить внимание на разработке номенклатуры дел с учетом мнения специалистов отрасли, которые наилучшим образом знают специфику и значимость вопросов деятельности организации.