Руководитель организации не рядовой сотрудник. Он отвечает за все документы компании и при уходе со своего поста должен передать их следующему директору в нормальном состоянии. Поэтому так важно предусмотреть порядок действий, который упорядочит процедуру передачи документов по должности гендира. Расскажем, какие документы необходимо составить при передаче дел и документов, что в них предусмотреть, почему директору не нужно заполнять обходной лист, насколько детально следует перечислять передаваемые документы, как охарактеризовать состояние документов и пр.
Генеральный директор 1 является единоличным исполнительным органом в системе управления организацией. Его деятельность определяется действующим законодательством, уставом организации (или иным учредительным документом) и положением о его должности (при наличии последнего). Несмотря на то что одним из показателей управляемости организации является делегирование полномочий, персональную ответственность за результативность системы делегирования, за ошибки получивших полномочия и в целом за результаты деятельности несет генеральный директор.
Когда он покидает свою должность, то должен «вернуть» свою ответственность и полномочия учредителям 2 организации либо передать назначенному ими временному или уже постоянному преемнику – новому генеральному директору.
Порядок передачи
Рассмотрим оптимальный порядок действий, который даже в крупной организации поможет упорядочить процедуру передачи большого количества документов и дел по должности гендиректора. В небольших организациях какие-то ее этапы могут упрощаться, но чем больше вы будете стремиться к идеалу, тем меньше потом будет проблем, потому нужно просто взвешивать трудозатраты и возможные риски.
Если учредители приняли решение сменить генерального директора, если тот по собственному желанию покидает организацию, то в протокол общего собрания участников / акционеров (или решение единственного владельца бизнеса) необходимо включить пункт о необходимости передачи дел и назначить ее дату или период («с... по...»). Рекомендуем акцентировать внимание на формулировке данной процедуры: «подлежат приему-передаче документы и дела по должности генерального директора». Лучше, если дата фактического приема-передачи будет совпадать с последним днем работы по занимаемой должности, это и будет дата оформления и подписания соответствующего акта.
Учредители могут образовать комиссию по приему-передаче документов и дел по данной должности и сразу назначить:
- преемника – нового гендиректора;
- а могут в протоколе просто зафиксировать как поручение дату приема-передачи и лицо, которое примет дела по освобождающейся должности. Им может быть один из заместителей генерального директора и даже один из учредителей.
В состав комиссии по приему-передаче документов и дел, как правило, включают руководителей кадровой и юридической служб, бухгалтерии, одного из заместителей, руководителя службы делопроизводства и преемника, которому передаются дела. Руководитель службы безопасности тоже может быть включен в состав комиссии. Генеральный директор, передающий дела, в ее состав не включается.
Специальная комиссия может не создаваться, но в протоколе собрания участников / акционеров (или решении) в этом случае делается запись о передаче документов и дел «преемнику в присутствии должностных лиц организации <следует перечисление наименований должностей и фамилий>». В этом случае все равно прием-передача будет осуществляться публично, и факт...
