Ответы на наиболее частые вопросы о внедрении и использовании КЭДО

– КЭДО надолго? Может, через пару лет все уляжется и его не надо будет внедрять?

– За последние два года наши власти провели эксперимент по внедрению электронного кадрового документооборота¹, приняли два федеральных закона², внеся изменения в ТК РФ, активно ведут разработку портала «Работа в России»³. Многие работодатели уже перевели в цифровой вид кадровые процессы: наглядный пример – ​трудовые книжки. Еще пару лет назад мы не думали, что это будет настолько популярно, а сегодня все без исключения работодатели без проблем подают данные и ведут трудовые книжки в электронном формате (даже если работник и решил сохранить бумажный вариант).

Общий тренд явно говорит нам, что государство заинтересовано в том, чтобы весь документооборот компаний был более прозрачным и оцифрованным. Поэтому «пересидеть» не получится. В ближайшее время все больше компаний будут переводить кадровый процесс в цифровой вид. Сейчас, на мой взгляд, лучшее время, чтобы присоединиться к КЭДО. Ведь, во-первых, эксперимент уже завершен, есть первопроходцы. Во-вторых, большая часть процессов уже проработана и вам только осталось ее внедрить. И, наконец, в-третьих, нет обязанности вести кадровый документооборот в электронном виде, а значит, нет и штрафов за нарушения. Так что у вас есть время спокойно привыкнуть к новому ритму и освоиться.

– Некоторые наши читатели жалуются, что сотрудники не умеют работать с компьютером, и в связи с этим возникают вопросы: кто и как станет их учить?

– Как показывает практика, это очень распространенное опасение производственных компаний или организаций в сфере розничной торговли. Во-первых, любое действие в КЭДО можно осуществлять со смартфона, планшета или любого другого устройства. Большая доля сотрудников пользуется социальными сетями, заходит на портал госуслуг, поздравляет родных и близких с праздниками онлайн. Пользование электронным кадровым документооборотом не сложнее, чем эти действия! Если пользователь освоил портал госуслуг, то с КЭДО проблем не возникнет.

– А если это, скажем, пожилые работники, у которых нет смартфона, а только кнопочный телефон?

– Если среди ваших работников есть те, кто совсем не использует смартфон или планшет, для них мы рекомендуем установить инфокиоски или компьютер в общем доступе. Например, на кухне или в комнате отдыха, где все сотрудники смогут ввести свой логин и пароль и подписать нужные документы.

— Что делать, если сотрудники не дадут согласие на переход на КЭДО? Или часть согласится, а часть нет. Многие до сих пор не доверяют новшествам.

— По закону обязать сотрудника использовать КЭДО вы не можете. В ТК РФ предусмотрен закрытый перечень документов, для перевода которых в электронный вид и соответственно подписания электронными подписями (ознакомления с ними) работодатель обязан получить от работника письменное согласие. Это, например, трудовой договор, приказ о применении дисциплинарного взыскания, уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора и пр. Для менее значимых документов такой порядок не предусмотрен.

Что это значит для работодателя? Он может в локальном нормативном акте прописать перевод некоторых кадровых документов в электронный вид, например заявлений на отпуск. Для работника отпуск – ​это приятные хлопоты, в которых он заинтересован: уйти в отпуск вовремя и уведомить отдел кадров и своего руководителя о предстоящем отсутствии. Когда сотрудник привыкнет к этой простой процедуре, можно расширять количество процессов и подключать новые. Так постепенно все процессы можно будет перевести в электронный формат.

— Еще многих читателей беспокоит ситуация, когда не успеваешь подписать документ день в день. Например, генеральный директор уехал или сотрудник забыл. Что тогда делать?

— В электронном кадровом документообороте действительно видна дата подписи, поэтому подписать «задним числом» не получится. Однако есть несколько вариантов решения этой проблемы. Во-первых, можно предусмотреть в Положении о переходе на электронный документооборот возможность использовать одновременно и бумажные, и цифровые документы.

Во-вторых, можно передать полномочия на подписание кадровых документов специалисту по кадровому делопроизводству. В этом случае процесс их подписи станет в разы быстрее! Можно ограничить перечень подписываемых документов, и наиболее важные будет подписывать генеральный директор, а вы – ​остальные многочисленные кадровые документы. Для генерального директора рисков никаких, ведь он в любой момент может зайти в КЭДО и просмотреть все подписанные документы. Максимальная прозрачность.

В крайнем случае, когда документ сотрудником не подписан, вы можете его отозвать и сделать заново уже с новыми числами.

— Что делать, если сотрудник ошибется и подпишет что-то не то или не так?

— Система КЭДО максимально защищена от ошибок. Она построена таким образом, что сотрудник может только ознакомиться и подписать документ, нажав на кнопку «Подписать». Исправить или изменить документ он не может. Если, по его мнению, в документе допущена ошибка или опечатка, то сотрудник может отклонить документ и написать комментарий о том, что не так с этим документом. Вы сразу же увидите изменение в статусе документа и при необходимости сможете его скорректировать.

— Часть кадровиков беспокоит ситуация, если документы, созданные в КЭДО, пропадут навсегда, утекут персональные данные или информационная система зависнет и что-то непоправимое случится.

— Во всех системах по-разному. Для сохранности и безопасности важно, чтобы и сами документы, и персональные данные в них были защищены. Чтобы документы дублировались и сохранялись в процессе создания, создавались резервные копии.

Беседовала Наталья Свистунова