Елена Кожемякина: «Три самые опасные темы для работодателя: персональные данные, воинский учет и охрана труда»

— В ноябре прошлого года ваша компания отмечала 25-летие. За это время, наверняка, сформировался определенный круг вопросов, который волнует работодателей из года в год. Скажем, проверки контролирующих органов. Однако уже не первый год на них действует мораторий, который продлен и на 2024 год. Но многие госорганы выступают против формального следования мораторию, да и практика показывает, что выросло число нарушений. Если говорить о сфере трудовых и непосредственно связанных с ними правоотношений, то отсутствие проверок улучшило положение работодателей или в целом не сильно на него повлияло?

— Безусловно, многолетняя практика позволяет очертить круг задач для HR. И большинство из них связано с Трудовым кодексом РФ с момента его ввода в действие в 2002 году. А точнее – ​с пробелами и «серыми зонами» в нем. С учетом этого много субъективного было и в практике – ​проверок и судебных дел, когда инспекторы и судьи могли трактовать ситуацию по-разному. И так получалось, что каждое новое серьезное нововведение в ТК РФ создавало и новые трудности. Например, так было с дистанционным трудом. Он де-факто стал развиваться из-за пандемии, а регулирование в законе не отвечало запросам, которые формировала практика. И так по многим направлениям: проверки, сокращение штата, дисциплинарные взыскания, охрана труда в офисе, срочные договоры, новые льготные категории персонала и многое другое.

Или наоборот, актуальные вопросы урегулировали законодательно, но практика тут же показала, что нововведения надо еще дорабатывать. Примерно так сейчас обстоят дела с проверками. Объявление моратория, с одной стороны, расслабило работодателей. И это видно по тому, что аудиту кадровых документов и чек-листам они стали уделять меньше времени. С другой – ​были заявления некоторых ведомств, а также Федерации независимых профсоюзов России¹ о том, что мораторий надо частично отменить. У работодателей тоже возникло множество вопросов. Например: что делать, когда к ним пришло предостережение или ГИТ заявила о профвизите? Вести себя как при подготовке к проверке или иным образом? Да и статистика Роструда фиксирует рост нарушений – ​по условиям труда, охране труда. Мне кажется, что мораторий все же отменят до 2030 года. Но в любом случае, ориентироваться надо не на мораторий или предложения его отменить, а на четкое соблюдение прав и условий труда работников. То есть работодателям необходимо быть перманентно готовыми к проверке или звонку инспектора. Да, это требует времени, да, законы часто меняются и многое остается непонятным, но это единственно верный вариант для уверенной и спокойной работы компании, для достижения поставленных целей и задач, спокойствия в коллективе. А еще предлагаю взять за основу наш принцип: рассматривайте закон не как ограничение, а как возможность. Нормы закона всегда могут предложить пути решения, даже если не все ими отрегулировано. И с этой точки зрения вывод простой: мораторий, конечно, немного разгрузил HR, но когда его отменят, может стать сложнее. Поэтому я призываю быть готовым к проверке заранее, ведь оперативно к ней подготовиться практически невозможно. В связи с этим и надо соблюдать правила и нормы, как будто запрета на проверки ГИТ нет.

— Еще одна «горячая» тема для работодателей – ​это изменения в воинском учете и мобилизация с введением дополнительных льгот для мобилизованных и членов их семей.

— Совершенно верно, причем воинский учет с лихвой компенсировал тему моратория на проверки. Введение новых штрафов особенно ярко проявилось в конце сентября – ​начале октября 2023 года, когда огромные очереди выстроились в военкоматы. И мы это тоже почувствовали в своей практике. Раньше штрафы были мизерные, и многим проще было ничего не делать, к тому же проверки были крайне редкими. Можно было годы спокойно работать без проверок. Сейчас же не просто увеличили штрафы в 50–100 раз, но сделали акцент на подготовке и отправке работодателями документов, отчетностях, коммуникации с сотрудниками и военкоматами. И практика, увы, показала: многие работодатели не были готовы сразу включиться в работу. Ведение воинского учета требует специального обучения и системной работы. Причем пока еще по старинке – ​на бумаге и личными звонками, поскольку цифровизация откладывается. Да и военкоматы оказались не готовы: у комиссаров много смежных обязанностей, общение с работодателями стало для них обузой, нет четких правил по коммуникациям и отчетности, и каждый военком работает так, как удобнее ему (требует дополнительные документы, переносит время записи и прочее).

— Хотелось бы поговорить о штрафах: по сравнению с ранее действовавшими они выросли в разы. Что делать работодателям, которые ранее не вели воинского учета вообще? Стоит ждать скорой проверки? Нужно как можно скорее начать вести учет или можно не торопиться? Будут ли штрафы, если ранее работодатель учета не вел, отчетность не подавал, военкомат не уведомлял, а теперь начнет. Длящееся это правонарушение или нет?

— Самое интересное, что в законе как такового штрафа за отсутствие ведения воинского учета нет, но есть за несдачу отчетности, неоповещение военкомата и так далее. А без системы учета ничего из этого сделать невозможно. Плюсом можно считать то, что военкоматы на штрафах в настоящее время не акцентируют внимания. Однако надо понимать, что непредставление в военкомат отчетности в установленный срок длящимся правонарушением не является. Срок давности составляет три года с момента, когда работодатель должен был исполнить соответствующую обязанность. В любом случае лучше всего прямо сейчас начать вести учет, если необходимо – ​пройти обучение (поскольку тут во многом техническая работа), организовать коммуникацию с сотрудниками (что нужно предоставлять данные) и другое. Позвоните в военкомат, уведомьте сотрудников и составьте списки военнообязанных – ​это то, с чего надо начать. Очевидно, что штрафы начнут выписывать, но их пока еще можно предвосхитить и закрыть названные риски.

А что касается мобилизованных и льгот для них: нормативная база все еще формируется, так как время от времени появляются новые правки. Но практика, в том числе судебная, – ​пока не сложилась. Думаю, что конфликтные кейсы появятся уже в начале 2024 года. Но хочу подчеркнуть: поскольку гарантии и компенсации для мобилизованных, контрактников и членов их семей раскиданы по разным нормативным правовым актам – ​стоит их систематизировать, выписав или иным образом собрав выдержки в отдельный файл, чтобы они были под рукой и их было удобно использовать в работе.

— Елена, также сильно проблемной становится тема с персональными данными и опять же по причине огромных штрафов, которые все растут. На что здесь стоит обратить внимание?

— Это еще одна из проблемных зон для HR. Вообще, с точки зрения размера штрафов, персональные данные наряду с воинским учетом и охраной труда – ​три самые опасные темы для работодателей. Причем перс­данные потенциально самая опасная, так как штрафы могут исчисляться миллионами. Особенно за нелокализацию баз данных в Российской Федерации – ​что актуально для всех представительств иностранных компаний. Плюс сейчас в Госдуме России находится еще один законопроект² об ответственности за нарушение правил обработки данных с оборотными штрафами. Суммы там просто пугающие. И уже принят закон³ о повышении размера штрафов за обработку персональных данных без согласия субъекта или с нарушением требований к содержанию документа (в частности, со 150 тысяч до 700 тысяч рублей).

Сложность, как и во многих случаях у нас, в том же: тема долга «пылилась» в ящике, а потом резко стала актуальной, и ее стали активно продвигать, добавлять новые нормы в законодательство. Например, за прошлые 10 лет закон о персданных меняли пару раз, а за последние 2 года – ​уже более 5 раз! И, как полагается, большинство компаний тоже оказались на перепутье: много лет особо ничего не делали, но оказалось, что каждая организация является оператором персданных. А делать надо – ​все и тщательно. Каждый вопрос стал зоной особого риска.

— Какие самые проблемные места Вы можете выделить в этой области, исходя из опыта работы с Вашими клиентами? Например, нет согласий на обработку персданных или они составлены неправильно, проблемы с биометрическими персданными и другие.

— По нашему опыту, в компании со штатом 500–1000 человек может быть до 50 документов по персональным данным. Поэтому градировать риски по этому вопросу я не вижу смысла: одна ошибка – ​и нарушение повлечет за собой другое. Поэтому заниматься вопросами персональных данных надо в полной мере, комплексно.

Но все же, обращу внимание на ключевые моменты. Во-первых, у работодателя обязательно должно быть утверждено Положение о персональных данных, и с ним надо ознакомить сотрудников под подпись. Во-вторых, проверьте, где хранятся базы данных по сотрудникам и посетителям ваших офисов. Нередко работодатели пользуются услугами внешних провайдеров, а где у них хранятся данные – ​большой вопрос. Кстати, провайдеры – ​это третья сторона, и для нее от сотрудников нужно будет получить отдельное согласие на обработку данных. Если у вас есть посетители, клиенты, если ведется видеосъемка, если у сотрудников пропуска, если вы собираете данные на сайте – ​все это зоны риска. В таком случае мы рекомендуем разработать и принять также Политику по обработке персданных. В ней объясняются правила работы с личными данными физлиц – сотрудников, клиентов, посетителей сайта и т.д. Ее следует опубликовать на сайте, чтобы с ней могли ознакомиться все заинтересованные (в отличие от Положения о персданных, которое больше заточено именно под сотрудников компании). Кстати, по практике могу сказать, что Роскомнадзор на проверках спрашивает оба документа. Помимо опубликованной Политики, необходимо у всех пользователей брать согласие на обработку персданных, в идеале – ​письменно и под подпись (ну или хотя бы обязать ставить галочку на сайте). Далее, закон требует получать согласие для каждой обработки персданных и каждой задачи. Посмотрите вашу практику, возможно, получится оптимизировать шаблон согласия – ​чтобы он был вариативным. Наконец, в последнее время Роскомнадзор стал обращать внимание на цели обработки персданных. Речь идет об избыточных целях обработки и уничтожении данных после достижения цели. Это значит, что писать в документах необходимо только те цели, для которых вы обрабатываете данные (например, пропуск – ​для идентификации сотрудников и учета рабочего времени), и, конечно, следует удалять данные строго, как требует закон.

— Говоря о самых рисковых зонах для работодателя, Вы сказали и об охране труда. Видно, что власти взялись за этот вопрос, многие нормы обновляются, внесены изменения в Трудовой Кодекс РФ, поменялись правила выдачи СИЗ, обучения, проведения медосмотров и так далее.

— Я бы здесь выделила другое направление – ​пожарную и электробезопасность. Собственно, это и есть основная причина, почему МЧС России и некоторые другие хотели отменить мораторий. Большое количество пожаров и тяжелые несчастные случаи заставили внимательнее посмотреть на нормативку по охране труда и как именно работодатели ведут работу по профилактике в этой части. Например, в любой организации обязательно должен быть назначен ответственный за пожарную безопасность. Он должен пройти обучение в учебном центре и иметь удостоверение. Каждый сотрудник должен знать точку сбора при пожаре. А по электробезопасности вообще должно быть два ответственных сотрудника, которые прошли аттестацию в Ростехнадзоре и имеют действующие удостоверения. И, естественно, они должны реально проводить инструктажи – ​вовремя и с подписями сотрудников. Кстати, инструктажи – ​одно из самых «узких» мест в охране труда. Проблем несколько: своевременность их прохождения, наличие подписей ответственного по охране труда и сотрудников плюс сверка дат: что в день инструктажа сотрудник и ответственный не были в отпуске или на больничном. Практика подмены подписей, увы, еще присутствует. Именно поэтому инструктажи – ​нелегкая задача, и часто ее отдают внешним экспертам.

Кроме того, хочу напомнить об относительно новой теме – ​профессиональные риски. Организации с 2022 года должны оценивать риски, вести учет и профилактику профзаболеваний. Между прочим, у Минтруда России есть ряд методик для этого, хотя работодатель может разработать свою. Причем делать это надо обязательно, а по итогу оценки – ​знакомить работников с результатами.

Что же касается несчастных случаев, то в последнее время было несколько точечных изменений, но они не сильно изменили существующую практику. А практика меняется в зависимости от времени года: зимой несчастных случаев становится больше, что логично⁴. Отсюда и больше конфликтных историй. Поэтому резюме простое: каждое ЧП надо расследовать, даже если оно произошло с дистанционным работником. Лучше провести расследование, и его результаты не понадобятся, чем наоборот. В целом могу сказать очевидную вещь: охрана труда – ​это забота о работнике, о получении им законных льгот, о сохранении репутации и бюджета компании. Ведь из-за несчастного случая можно получить не только штраф, но и уголовное преследование руководства и других ответственных лиц, а также повышенную категорию риска, а значит, и более частые проверки.

— Елена, ну и в заключение беседы, на что еще работодателям следует обратить особое внимание в настоящее время?

— Сложных тем для работодателей, увы, пока немало. Каждая заслуживает отдельного обсуждения. Но сейчас я бы выделила еще одну – ​которая приводит к конфликтам все чаще и чаще. Речь о расторжении трудовых договоров. Причем по инициативе работника или по соглашению сторон. Раньше – ​это всегда были безопасные основания для увольнения. Но сейчас ситуация такова, что работники все чаще отзывают заявление или говорят, что соглашение было подписано под принуждением. И суды все чаще встают на сторону работника. Недавно был случай, когда сотрудник уволился по собственному желанию, в последний день забрал трудовую книжку, но на новом месте ему отказали, и он вернулся с отзывом заявления. Компания его не восстановила, однако это сделал суд. Таких примеров, к сожалению, все больше. В этой связи придется еще внимательнее проводить процедуру увольнения. Прежде всего, рекомендуем уточнять у сотрудника (лучше письменно, ведь не исключено, что понадобятся доказательства) – ​является ли его решение добровольным, понимает ли он последствия увольнения (что может остаться без средств)⁵. К оформлению соглашения о расторжении трудового договора также надо готовиться тщательно – ​планировать переговоры, обозначать условия и сроки. Ну и, наконец, если вы расстаетесь с сотрудником за его виновные действия – ​лучше иметь в наличии должностную (рабочую) инструкцию по его должности (профессии) и вообще установить систему дисциплинарных взысканий (за какие нарушения с какими смягчающими / отягчающими обстоятельствами они накладываются), создать дисциплинарную комиссию, чтобы увольнять строго по правилам.

Тенденции показывают, ТК РФ и практика судов все больше склоняются в защиту работника – ​как более слабой стороны трудовых отношений, вследствие чего у HR все больше и больше задач, причем срочных; сотрудники все чаще идут на конфликт и готовы обращаться не только в ГИТ, но и в суд, вплоть до Верховного Суда РФ. Поэтому любое увольнение надо аккуратно готовить и детально прорабатывать, иметь аргументы и доказательства на случай трудового спора и, конечно, четко следовать букве закона, мониторить изменения.

Беседовала Наталья Свистунова