Top.Mail.Ru
Кадровик, ответственный за сохранность персональных данных работников компании, должен помнить, что с завершением дел по личному составу в делопроизводстве обработка конфиденциальной личной информации отнюдь не прекращается. Такая обработка заканчивается спустя годы, когда дело по личному составу отправляется на уничтожение. Все это время должна обеспечиваться защита персональных данных.

К хранению персональных данных (ПД) в отделе кадров всегда относятся ответственно. Но что происходит с документами по личному составу после того, как они сдаются в архив организации? Ведь обработка оператором ПД подразумевает и их хранение, так что завершение дел в кадровом делопроизводстве и передача их в архив не снимают обязанности по защите личной информации работников. Поэтому не мешает проверить, как делопроизводители в вашей компании выполняют защиту персональных данных, и при необходимости вмешаться и скорректировать этот процесс.

Вспомним основные понятия: что такое персональные данные и их обработка (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее – Закон № 152-ФЗ). Персональные данные – это любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному физическому лицу (субъекту персональных данных).

Обработка персональных данных – это любое действие или их совокупность, совершаемая с персональными данными (с использованием средств автоматизации или без них), включая:

  1. сбор;
  2. запись;
  3. систематизацию;
  4. накопление;
  5. хранение;
  6. уточнение (обновление, изменение);
  7. извлечение;
  8. использование;
  9. передачу (распространение, предоставление, доступ);
  10. обезличивание;
  11. блокирование;
  12. удаление;
  13. уничтожение.

Персональные данные в отделе кадров

Ответственными за сбор, обработку и хранение персональных данных работников организации являются главным образом сотрудники отдела кадров. Возглавляет их список руководитель, а ответственность возложена специальным приказом. Если обнаружится, что компания не выполняет свои обязанности и относится к хранению ПД спустя рукава, то отвечать придется именно ответственному лицу – как правило, начальнику отдела кадров.

При создании архива документов по личному составу кадровики и архивариус компании должны работать в тандеме. Архивариус занимается созданием архива, а работники службы персонала следят за тем, чтобы при этом...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
МАХ скидка - только в августе. Ловите ее!

Рекомендовано для вас

5 типичных нарушений по персональным данным

Несмотря на то что закон о персональных данных действует уже не один год, многие работодатели продолжают допускать ошибки в области обработки персональных данных как работников, так и соискателей. Поскольку ответственность за такие нарушения может быть значительной, работодателям нужно обратить особое внимание на требования в области защиты персональных данных. Для минимизации возможных нарушений расскажем о типичных спорах с работниками и соискателями.

ТОП-10 вопросов работодателя о персональных данных

Автор выделяет 10 ключевых вопросов, которые задают работодатели, обрабатывая персональные данные сотрудников. Составляя собственный локальный нормативный акт – Положение о работе с персональными данными, вы можете воспользоваться рекомендациями о том, на что нужно обратить внимание и что следует в него включить.

Как избежать рисков до заключения трудового договора с кандидатом

Подыскивая необходимых работников, работодателю нужно не только сделать оптимальный выбор на основе изучения и оценки профессиональных и личностных качеств кандидатов, но и не допустить ошибок до заключения трудового договора. Любые нарушения в отношении соискателей могут принести работодателю такие же проблемы, как и нарушения, допущенные в отношении уже трудящихся сотрудников, – и штрафы проверяющих, и судебные разбирательства. Давайте рассмотрим наиболее часто встречающиеся из возможных ситуаций.

Архив по личному составу с нуля

Автор предлагает пять простых шагов, как создать архив по личному составу, если раньше у вас его не было. Сначала следует составить номенклатуру дел отдела кадров. Затем провести экспертизу ценности документов. После того как будут уничтожены документы с истекшими сроками хранения, следует составить опись дел по личному составу. И, наконец, в заключительном шаге, оформить документы на хранение.

Помещение для хранения документов по личному составу

Независимо от того, если ли в организации архив управленческих документов или нет, хранить кадровые документы компания обязана. На практике такая роскошная возможность, как самостоятельный выбор помещения под архив, выпадает крайне редко. Обычно квадратные метры выделяются по остаточному принципу и особой благоустроенностью не отличаются. Но кадровикам нужно знать минимальные технические требования к ним, чтобы правильно все обустроить.

Архив по личному составу с нуля

Автор предлагает пять простых шагов, как создать архив по личному составу, если раньше у вас его не было. Сначала следует составить номенклатуру дел отдела кадров. Затем провести экспертизу ценности документов. После того как будут уничтожены документы с истекшими сроками хранения, следует составить опись дел по личному составу. И, наконец, в заключительном шаге, оформить документы на хранение.

Организуем работу с персональными данными сотрудников

Все организации, у которых в штате есть сотрудники, сталкиваются с обработкой персональных данных. Рассмотрим, какие именно сведения и документы содержат персональные данные работников, которые необходимо защищать от несанкционированного доступа, а также как организовать систему их защиты и какую ответственность понесут работодатель и работник, ответственный за сохранность данных, в случае нарушений.

5 типичных нарушений по персональным данным

Несмотря на то что закон о персональных данных действует уже не один год, многие работодатели продолжают допускать ошибки в области обработки персональных данных как работников, так и соискателей. Поскольку ответственность за такие нарушения может быть значительной, работодателям нужно обратить особое внимание на требования в области защиты персональных данных. Для минимизации возможных нарушений расскажем о типичных спорах с работниками и соискателями.