Автор предлагает пять простых шагов, как создать архив по личному составу, если раньше у вас его не было. Сначала следует составить номенклатуру дел отдела кадров. Затем провести экспертизу ценности документов. После того как будут уничтожены документы с истекшими сроками хранения, следует составить опись дел по личному составу. И, наконец, в заключительном шаге, оформить документы на хранение.

С годами количество документов отдела кадров увеличивается, ведь большинство из них имеет длительные сроки хранения. Рано или поздно настает момент, когда шкафов и полок уже не хватает, а за десятками папок становится не видно работников отдела. Примерно в это время кто-то из кадровиков получает задание создать архив документов по личному составу. Мы расскажем, как с самого начала сделать это правильно.

Можно, конечно, просто перенести все папки в выделенное руководством помещение, но это будет не архив, а всего-навсего склад. Архив подразумевает, во первых, строгий порядок в хранимых документах, а во вторых, их грамотный учет, значительно облегчающий использование. Далее вы ознакомитесь с основными операциями по созданию архива документов по личному составу с нуля. Шаги, которые нужно для этого предпринять кадровику, мы выстроили последовательно.

Исходить будем из того, что в организации, которая создает кадровый архив, хранение документов никак не организовано. Если это не так, и в компании существует архив, то кадровику очень повезло: ему надлежит обратиться в канцелярию или службу делопроизводства, работники которых обязаны оказать методическую помощь при решении поставленной перед ним задачи.

Прежде чем приступать к работе, рекомендуется изучить нормативные и методические материалы по хранению документов по личному составу. В первую очередь кадровику нужно вооружиться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила). На какое-то время Основные правила станут первой из двух его настольных книг, а второй будут Методические рекомендации «Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу» (одобрены решением Научно-методического Совета Главархива Москвы, протокол от 13.04.2006 № 2, далее – Методические рекомендации).

Формы номенклатуры дел, описи по личному составу, акта об уничтожении и других документов, сопровождающих процесс хранения, представлены в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила 2015). Это документ, обязательный для использования всеми организациями в России. Он же устанавливает необходимость составления описей дел по личному составу (п. 4.12). В качестве справочника по архивному делу Правила 2015 значительно уступают Основным правилам и Методическим рекомендациям.

Наконец, сроки хранения документов по личному составу содержатся в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 (далее – ПТУД).

Шаг 1. Составляем номенклатуру дел отдела кадров

Традиционно любой архив начинается с анализа тех документов, которые планируется хранить. Необходимо их описать и назначить сроки хранения. Документ, который получится в результате этого анализа, называется номенклатура дел.

Номенклатура дел структурного подразделения представлена в приложении № 26 к Правилам 2015. Как она выглядит в заполненном виде, показано в Примере 1.

При составлении номенклатуры дел отдела кадров нужно соблюдать ряд рекомендаций:

  1. Располагать дела в номенклатуре в порядке значимости. Традиционно в первую очередь в номенклатуру попадают организационно-правовые документы, затем распорядительные, информационно-справочные и другие.
  2. Индекс дела состоит из двух частей. Первая часть – номер раздела. В нашем случае это будет индекс структурного подразделения. Вторая часть индекса – порядковый номер заголовка дела в номенклатуре, который присваивается в валовом порядке.
  3. Заголовок дела должен быть конкретным, то есть четко отражающим состав дела. Если дело составное, то в заголовок выносится слово «Документы», а затем в скобках перечисляется, какие именно (см. дела 01-04, 02-03 в Примере 1).
  4. Третья графа номенклатуры «Количество дел» заполняется по истечении календарного года. В ней указывается фактическое количество единиц хранения каждого дела по итогам года.
  5. Источником сроков хранения для большинства документов по личному составу являются, во первых, ПТУД1 , а во вторых, нормативные правовые акты по труду.

Номенклатура дел – документ, который требует утверждения. На уровне структурного подразделения ее может утвердить директор по персоналу, начальник отдела кадров, а самый универсальный вариант – генеральный директор. Подписывает номенклатуру дел ее составитель. Первая номенклатура дел может быть введена в действие в любое время, а все последующие – с 1 января очередного года. Каждый год номенклатура уточняется и переутверждается вновь.

Ежегодно, обычно в январе, номенклатуру дел нужно «закрыть». Это означает заполнить третью графу и затем по результатам заполнения составить итоговую запись. В графе 3 указывается фактическое количество единиц хранения каждого дела, которые образовались в течение года (см. Пример 1). Одна единица хранения – один том, в который разрешено помещать не более 250 листов.

В итоговую запись вносится суммарное количество дел (единиц хранения) по категориям. Категории дел соответствуют срокам хранения (см. Пример 1). Затруднения могут вызвать только...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Экспертиза ценности документов в компании и в отделе кадров

Если архива в компании нет, на хранении документов по личному составу это никак не должно отражаться. Ежегодная экспертиза ценности и составление годовых разделов описей не перестают быть обязательными. Ответственным за эти процессы становится начальник отдела кадров. Расскажем о том, что представляет собой экспертиза ценности документов, а также как ее провести.

Начальника отдела кадров пригласили в экспертную комиссию: что нужно знать

Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается экспертная комиссия. И одним из ее членов в обязательном порядке выступает представитель отдела кадров – его руководитель. Расскажем, что от него потребуется, как подготовиться к работе комиссии и какие обстоятельства учесть.

Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов

Новые сроки хранения кадровых документов действуют уже более 9 месяцев. Несмотря на это, вопросов у работодателей по-прежнему много. А разъяснений от Рос­архива до сих пор нет. Проанализируем новые правила и дадим рекомендации о том, что необходимо учесть при составлении номенклатуры дел на 2017 год, а также при закрытии номенклатуры за текущий год.

Помещение для хранения документов по личному составу

Независимо от того, если ли в организации архив управленческих документов или нет, хранить кадровые документы компания обязана. На практике такая роскошная возможность, как самостоятельный выбор помещения под архив, выпадает крайне редко. Обычно квадратные метры выделяются по остаточному принципу и особой благоустроенностью не отличаются. Но кадровикам нужно знать минимальные технические требования к ним, чтобы правильно все обустроить.

Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов

Новые сроки хранения кадровых документов действуют уже более 9 месяцев. Несмотря на это, вопросов у работодателей по-прежнему много. А разъяснений от Рос­архива до сих пор нет. Проанализируем новые правила и дадим рекомендации о том, что необходимо учесть при составлении номенклатуры дел на 2017 год, а также при закрытии номенклатуры за текущий год.

Начальника отдела кадров пригласили в экспертную комиссию: что нужно знать

Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается экспертная комиссия. И одним из ее членов в обязательном порядке выступает представитель отдела кадров – его руководитель. Расскажем, что от него потребуется, как подготовиться к работе комиссии и какие обстоятельства учесть.

Помещение для хранения документов по личному составу

Независимо от того, если ли в организации архив управленческих документов или нет, хранить кадровые документы компания обязана. На практике такая роскошная возможность, как самостоятельный выбор помещения под архив, выпадает крайне редко. Обычно квадратные метры выделяются по остаточному принципу и особой благоустроенностью не отличаются. Но кадровикам нужно знать минимальные технические требования к ним, чтобы правильно все обустроить.

Экспертиза ценности документов в компании и в отделе кадров

Если архива в компании нет, на хранении документов по личному составу это никак не должно отражаться. Ежегодная экспертиза ценности и составление годовых разделов описей не перестают быть обязательными. Ответственным за эти процессы становится начальник отдела кадров. Расскажем о том, что представляет собой экспертиза ценности документов, а также как ее провести.