Кадровые службы по утверждаемым на государственном уровне типовым перечням:
Вступление в силу нового Перечня 1 ставит перед отделами кадров новые задачи. Согласно разъяснениям Росархива 2, все сроки хранения документов, законченных в делопроизводстве (в том числе и до издания приказа Росархива, утвердившего Перечень), должны определяться по Перечню 2019 г. 3 Это означает, что необходимо:
1) изменить сроки хранения документов по личному составу и дать ссылки на статьи нового Перечня в утвержденной номенклатуре дел отдела кадров на 2020 г.;
2) отразить на обложках сформированных дел изменение сроков хранения, а при необходимости скорректировать их заголовки;
3) обратить внимание на состав документов личных дел работников, и если регламент формирования личных дел как ЛНА разработан не был, то запланировать его создание, чтобы утвердить обязательный состав документов личного дела;
4) если описи дел по личному составу и акты о выделении документов к уничтожению за период 2016–2019 гг. до сих пор не утверждены / не согласованы, то внести изменения в сроки хранения документов по новому Перечню и переоформить их;
5) если документы с долговременным или постоянным сроком хранения издаются в организации в форме электронного оригинала и подписываются электронной подписью руководителя, то решить вопрос о заверении бумажных копий электронных документов 4 в процессе подготовки дел к передаче в архив и о формировании фонда пользования электронных документов.
Некоторые организации могут задаться вопросом: зачем нам это надо? Согласно ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ) все организации (и коммерческие) должны обеспечивать сохранность архивных документов, в т.ч. документов по личному составу, в течение установленных сроков хранения. Вместе с тем, устанавливая в ст. 22.1 сроки хранения документов по личному составу, Закон № 125-ФЗ не закрепляет обязательности передачи этой категории документов в гос- или муниципальный архив.
Поэтому если организация не создает архив (как специализированное структурное подразделение с квалифицированным персоналом), то для обеспечения архивного хранения указанных документов:
Нередко на практике именно кадровая служба компании становится подразделением архивного хранения документов по личному составу 5. Для хранения, как правило, выделяется простое оборудование (металлические шкафы, отдельный компьютер, отдельные мощности сервера и т.п.). Совместно с ИТ-отделом кадровая служба поддерживает сохранность электронных копий и учетно-справочного аппарата к документам по личному составу. А на сотрудника, который назначен ответственным за ведение и учет трудовых книжек и вкладышей к ним, обработку и защиту персональных данных сотрудников в процессе работы с кадровыми документами, дополнительно возлагаются обязанности по архивному хранению и обеспечению сохранности документов по личному составу.
К сведению
Документы по личному составу организация должна хранить в течение 50 или 75 лет (ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ). В государственный или муниципальный архив документы по личному составу могут быть переданы 6 лишь в следующих случаях:
Понимая социальную ответственность перед работниками, кадровая служба организации должна уделить пристальное внимание правильному формированию дел, их систематизации и подготовке к архивному хранению. Ведь главное в хранении документов – не только обеспечить сохранность, но и организовать их эффективное использование. Например, выдавать по запросам бывших сотрудников архивные справки (выписки) в качестве доказательства (подтверждения) их трудовой деятельности.
Документы по личному составу отражают трудовые отношения работодателя и работника и возникают в процессе документирования одной из общих функций управления – управление персоналом.
В Перечне 2019 г. нашли закрепление нормативные сроки хранения документов по основным задачам и комплексам документов, возникающих по данной функции 7 (Таблица 1).
Таблица 1. Классификация документов по личному составу
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Наступил декабрь, а это значит, что у кадровика есть определенные дела, которые обязательно надо закончить до начала Нового года. Напомним, какие основные задачи стоят перед службой персонала (приведем необходимый минимум), чтобы в предновогодней суете о них не забыть и уйти на праздники со спокойной совестью.
Приказ о выходе из декретного отпуска является приказом по личному составу. Он относится к приказам по отпускам? Или к приказам по личному составу более длительного срока хранения (т. к. большой перерыв в работе)? У этого приказа какой срок хранения и по какой статье специального Перечня?
Закон об архивном деле установил сроки хранения документов по личному составу с учетом хронологического признака. Завершенные делопроизводством до 2003 года документы следует хранить 75 лет, а завершенные после 2003 года – 50 лет. Как не ошибиться с определением срока документа? Есть ли документы, на которые это правило не распространяется? Что означают «запретные даты»? И какие периоды подпадают под них? За какие годы уничтожать документы не следует? Когда кадровый документ будет считаться завершенным делопроизводством? Дадим ответы на эти и другие практические вопросы.
Как правильно в номенклатуре дел организации отразить дело с электронными трудовыми книжками? Понятие электронная трудовая книжка существует, но по факту такого документа нет.
С 2020 г. некоторые работодатели должны ежемесячно сдавать новый отчет – СЗВ-ТД. Форма и порядок ее заполнения утверждены постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п. Форма СЗВ-ТД является обязательной и дополнила персонифицированные отчеты по работникам после введения электронных трудовых книжек. Кто должен заполнить и сдать данную форму? Как заполнять в первый раз по новому работнику и в последующем регулярно? Куда сдавать? Какие есть нюансы при заполнении на сотрудников, которые работают по совместительству и дистанционно? Все эти и другие вопросы в статье, которая поможет работодателю правильно и вовремя сдать отчет по новой форме.
Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. Как будет зависеть срок хранения от квалификации инструкции, т. е. от попадания в одну из этих групп?
Объясняем, какие кадровые документы надо передать на государственное хранение в случае ликвидации организации, а также как найти архив, который их примет. Уделим внимание работам по подготовке документов для передачи в архив: формирование дел, изготовление обложек, листов-заверителей, внутренних описей документов дел, описей передаваемых дел, исторической справки, отражение изменения наименования организации (если таковое было).
В конце февраля вступил в силу новый Перечень сроков хранения типовых управленческих документов. В связи с этим возник вопрос, как внести изменения в номенклатуру дел, ведь сроки хранения многих документов, в том числе и кадровых, были изменены. А значит, отделу кадров, как и другим подразделениям компании, необходимо актуализировать свои части номенклатуры. Покажем два варианта действий с примерами документов: как составить изменения к номенклатуре дел (на 2020 год, которую утвердили в конце 2019 года) и как оформить новую номенклатуру на этот год.
Оформить подписку на журнал
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
можно в любом отделении почты:
