Отправка документов работнику почтой

Работодатели оформляют для передачи работникам массу кадровых документов. В большинстве случаев их удается вручить лично, но не всегда. Тогда приходится прибегать к посреднику – ​почте. Даже электронный документооборот не избавляет полностью работодателя от бумажных хлопот, ведь часть документов по-прежнему должны быть подписаны сотрудником на бумаге¹.

Отправка документа почтой: обязанность или право?

В ряде случаев ТК РФ прямо указывает на обязанность работодателя направлять работникам документы, а не вручать их лично. Самый распространенный случай – ​невозможность выдать работнику трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности СТД-Р в день увольнения, потому что работник отсутствует или отказывается получать документ (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Тогда работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (соответственно, после поступления от работника просьбы о пересылке работодатель отправляет почтой и саму трудовую книжку). Если же работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки (или она изначально на него не велась), то работодатель отправляет СТД-Р почтой (без уведомлений и согласий).

Иногда работодатель обязан прибегать к почтовой пересылке при взаимоотношениях с дистанционными работниками:

• направить такому работнику по его просьбе оформленный надлежащим образом экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору на бумажном носителе, если договор или соглашение заключалось путем обмена электронными документами, но не в рамках электронного документооборота в соответствии со ст. 22.1–22.3 ТК РФ (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ);
• отправить заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой, если в своем заявлении работник изъявил желание получить их на бумажном носителе (ч. 7 ст. 312.3 ТК РФ);
• при увольнении дистанционного работника направить заверенную надлежащим образом копию приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (увольнении), если работника ознакомили с указанным приказом не лично, а в форме электронного документа (ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ).

Также работодатель задействует почту при невозможности личной передачи акта о несчастном случае на производстве пострадавшему (его законному представителю или иному доверенному лицу, ч. 6 ст. 230 ТК РФ ²).

И раз уж ТК РФ допускает общение с работником посредством почты, работодатели используют почтовую переписку и в других случаях, когда личная передача документов затруднительна, а работодатель обязан их вручить. Подчеркнем, что это будет добровольной инициативой работодателя.

Чаще всего это касается разнообразных уведомлений и предложений работникам. Например, о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работников организации работодатель обязан предупредить работника персонально и под подпись не менее чем за 2 месяца до увольнения, а также предложить работнику другую имеющуюся работу (вакантную должность), если таковая имеется (ст. 180 ТК РФ). Бывает так, что сокращаемый работник отказывается даже в руки брать уведомление. Тогда текст документа зачитывают ему вслух при свидетелях, о чем составляют акт, и дополнительно направляют экземпляр уведомления почтой. Или возможна ситуация, когда работник во время «запуска» процедуры сокращения находится на больничном или в отпуске. Тогда тоже одним из выходов будет отправка уведомления и/или предложения вакансий по почте.

Еще один распространенный случай – ​работник внезапно перестал приходить на работу, на звонки и сообщения не отвечает. Тогда ему направляется письмо с требованием предоставить письменное объяснение о причинах отсутствия. Тем самым работодатель не только интересуется судьбой работника, но и закладывает фундамент для возможного увольнения за прогул³.

Здесь важно учитывать следующее. Если нормами прямо предусмотрена обязанность направить работнику что-либо почтой, тогда она считается исполненной с даты отправки письма. А вот когда работодатель использует почтовые услуги по своей инициативе, отсчет начнется с даты получения работником корреспонденции (при условии, что другие способы довести информацию не задействованы). Например, организация находится в стадии ликвидации, все сотрудники на рабочих местах предупреждены лично под подпись, а декретнице направили уведомление почтой. Двухмесячный срок предупреждения «запустится» со дня получения ею письма (если она его вообще получит). Работодатель заинтересован не затягивать с увольнением? Тогда и на дом к работнице с уведомлением можно съездить (вручить лично), и вместо письма отправить телеграмму (она доставляется оперативней), и т. д.

О пересылке почтой приходится задумываться и при запросе работником документов, связанных с работой, их копий. Статья 62 ТК РФ устанавливает не только обязанность работодателя выдавать такие документы по письменному заявлению работника, но и срок исполнения – ​не позднее 3 рабочих дней со дня подачи такого заявления. А если работник за ними так и не пришел и на рабочем месте его нет? На практике поступают по-разному. Кто-то направляет уведомление о готовности документов к выдаче с просьбой явиться за получением или дать согласие на их отправку почтой. Другие сразу отправляют запрошенные документы, что более соответствует обязанности их выдать.

Если же работник в заявлении прямо указывает, что желает получить копии документов по почте, тогда отправка письма становится тем более обязательной.

Для многих работодателей вопрос о том, зачем тратить время и деньги на почтовую переписку с работником в ситуациях, когда она необязательна, даже не возникает. Ведь такие действия в случае споров с работниками или претензий со стороны проверяющих подтвердят, что работодатель принял все меры для соблюдения норм трудового законодательства и прав сотрудников. Но с данной задачей справится не всякое отправленное письмо. Почему? Рассказываем ниже.

Виды писем и дополнительные опции к ним

В Правилах оказания услуг почтовой связи, утв. приказом Минцифры России от 17.04.2023 № 382⁴  (далее – ​Правила), мы найдем и классификацию почтовых отправлений, и виды дополнительных услуг.

Разделение на письма, бандероли, посылки и т. д. наверняка вам знакомо. Но, прежде всего, почтовые отправления подразделяются на простые и регистрируемые (п. 8 Правил):

• простые почтовые отправления принимаются от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляются (вручаются) адресату (его уполномоченному представителю) без подтверждения факта получения;
• регистрируемые почтовые отправления, наоборот, оставляют «документальный след» на каждом этапе пересылки. Отправителю выдается квитанция, отправлению присваивается уникальный номер, получение корреспонденции адресатом фиксируется на почтовом отделении.

В свою очередь, регистрируемые почтовые отправления бывают:

• заказные, в том числе пересылаемые в форме электронного документа;
• обыкновенные – эта категория для посылок и почтовых контейнеров;
• с объявленной ценностью, где почтовое отправление принимается оператором почтовой связи от отправителя с оценкой стоимости вложения, определяемой отправителем.

Письма же могут быть:

• простые, в том числе пересылаемые в форме электронного документа;
• заказные, в том числе пересылаемые в форме электронного документа;
• с объявленной ценностью (подп. «б» п. 9 Правил).

Теперь пару слов скажем о дополнительных услугах.

1. Отправитель может поручить оператору почтовой связи сообщить ему или указанному им лицу, когда и кому вручено почтовое отправление. Как мы уже сказали, факт получения любого регистрируемого отправления фиксируется, но эта информация остается в почтовом отделении. Чтобы отправитель тоже знал, к кому попало письмо, он может отправить его с уведомлением о вручении. Уведомление вернется к отправителю с «живой» подписью получателя и датой вручения. Эта услуга доступна для любого регистрируемого почтового отправления.

2. Еще одна опция – ​пересылка почтового отправления с описью вложения. В данном документе указывается содержимое письма, количество и стоимость каждого предмета. Опись составляется в 2 экземплярах, заверяется подписями отправителя и почтового работника после сверки вложений, проставляется оттиск календарного почтового штемпеля. Один экземпляр описи остается на руках отправителя, второй вкладывается в письмо для адресата. Опись вложений предусмотрена только для отправлений с объявленной ценностью.

Какой вид письма выбрать работодателю?

Вернемся к трудовому законодательству. Для ряда случаев ТК РФ закрепил порядок направления документов. Так, заказным письмом с уведомлением необходимо отправить:

• сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ);
• заверенные копии документов, связанных с работой, для дистанционных работников (ч. 7 ст. 312.3 ТК РФ), в том числе копию приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ).

Отправка документа простым письмом или заказным, но без уведомления о вручении, в данных случаях однозначно будет нарушением.

А вот акт о несчастном случае на производстве ч. 6 ст. 230 ТК РФ предлагает пересылать «заказным письмом с уведомлением о вручении лично адресату и описью вложения». Как вы теперь понимаете, это невыполнимо, т. к. для заказных писем опись вложений не составляется.

Самый безопасный для работодателя вариант – ​во всех случаях отправлять письма с объявленной ценностью с оформлением описи вложений и уведомлением о вручении! В этом случае вы сможете не только подтвердить факт отправки квитанцией, но и доказать, какой именно документ был в конверте, а также получить письменное подтверждение, что письмо получено адресатом.

Даже если законом предусмотрен вариант с заказным письмом, то замена его на ценное полностью соответствует духу закона: обе разновидности писем являются регистрируемыми. Плюс опись вложений в ценное письмо даже улучшает положение работника, т. к. он тоже имеет документальное доказательство состава полученных документов.

Особенно важна опись, когда работнику направляются сразу несколько документов. Определить по весу письма точное количество листов вложения невозможно: в расчет берется и вес упаковки, а конверты сами по себе бывают разные.

Составлять опись следует максимально подробно. Если это справка о заработке, то пишите, по какой форме она составлена и за какой период. Отправляете трудовую книжку? Укажите в описи ее серию и номер, в том числе сведения о вкладыше (при наличии).

Некоторые считают излишним оформлять уведомление о вручении, когда оно не обязательно в силу закона. Да, проверить получение письма можно по идентификационному номеру отправления на сайте «Почты России». Да, почтовые работники не имеют права выдавать письмо постороннему человеку, а только лишь адресату или его законному представителю. Но доказательства лишними не бывают, особенно если вы отправили документ, который должны вручать работнику именно под подпись.

На какой адрес направлять документы?

Когда работодателю известен один-единственный адрес работника, проблема выбора отсутствует. При этом учитываем следующее.

В случае с трудовой книжкой работодатель направляет ее по адресу, указанному работником в соответствующем заявлении (согласии). В п. 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, указано, что «направление трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия…».

Даже если переписка с работником ведется по адресу его места жительства, конкретный адрес все равно должен прозвучать в согласии на пересылку.

К работодателю поступило заявление о выдаче документов (копий документов) с просьбой об отправке на определенный адрес? Тогда тоже следуем воле работника.

А вот как быть, если работодателю известны несколько адресов работника? Опять же, самый надежный вариант – ​направить письма на каждый из них.

Некоторые работодатели предусмотрительно согласовывают с работником адрес для направления почтовой корреспонденции:

• включают это в условия трудового договора
• или прописывают в отдельном соглашении
• либо просто получают от работника заявление с просьбой использовать определенный почтовый адрес.

Это все допустимо. Но в спорных ситуациях, когда есть вероятность развития конфликта, лучше подстраховаться и направить письма по всем известным адресам.

Письмо отправлено. Что дальше?

Итак, письмо работнику отправлено, специалист отдела кадров либо иной сотрудник, в чьи обязанности входит отправка корреспонденции, возвращается из почтового отделения с квитанцией об отправке и экземпляром описи вложений. Спустя неделю-другую получаем и уведомление о вручении письма работнику. Где хранить эти документы?

Квитанция об отправке одновременно является чеком об оплате почтовых услуг. Простые и заказные отправления можно оплатить марками, и в этом случае квитанция носит только информационный характер (марки «пробивают» отдельным чеком). А вот письмо с объявленной ценностью, услугу по пересылке уведомления о вручении и иные услуги можно оплатить только денежными средствами в наличной или безналичной форме, п. 21 Правил. Поэтому квитанцию об отправке письма прикрепляют к авансовому отчету, который затем хранится в бухгалтерии.

Опись вложений и уведомление о вручении «денежными» документами не являются, поэтому бухгалтерии они не нужны. Место их хранения решается каждым работодателем самостоятельно. Чаще всего они прикладываются к экземпляру исходящего документа, который остался у работодателя.

Если работнику отправляется уникальный документ (например, трудовая книжка) или несколько документов, то лучше составить сопроводительное письмо. К своему экземпляру письма и будут «подколоты» опись и уведомление.

Некоторые кадровики оставляют себе копии документов об отправке, на которых помечают место хранения оригиналов. А то и вовсе ведут свой собственный учет исходящих документов, отдельный от общего документооборота предприятия. Соответственно, описи и уведомления остаются «под своим крылом».

Еще один вариант – ​хранение почтовых документов (оригиналы уведомления о вручении и описи вложений, а также копии квитанции об отправке) в личном деле работника, если работодатель их ведет.

Главное, чтобы все эти документы при необходимости можно было легко найти.

Здесь возникает вопрос: сколько хранить документы об отправке? Срок хранения почтовых документов будет зависеть от того, в каком деле они находятся. Авансовый отчет сохранится в бухгалтерии минимум 5 лет ⁵. Уведомления работников хранятся 3 года, личные дела – ​50 лет⁶ .

Однако стоит учитывать важность отправленного документа и риск возникновения споров с работником. Отправили почтой уведомление о приближающемся ежегодном отпуске, потом работник его отгулял? Прекрасно – ​почтовые документы можно со спокойной душой уничтожить через 3 года вместе с уведомлением. А вот документы, подтверждающие отправку уведомления о трудовой книжке, самой трудовой книжки, копий приказов об увольнении, сведений о трудовой деятельности, есть смысл сохранять и дольше. Вдруг работник забудет, что все получил, и решит посудиться с работодателем лет через 5? Тогда почтовые документы очень выручат.

Напомним, что согласно ч. 1 ст. 392 ТК РФ работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение 3 месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении – ​в течение 1 месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки или со дня предоставления работнику в связи с его увольнением сведений о трудовой деятельности у работодателя по последнему месту работы. Но если допущенное работодателем нарушение трудовых прав носит длящийся характер, исковые требования могут быть предъявлены работником в течение всего срока неисполнения работодателем своей обязанности. Это уже наставления Верховного Суда РФ⁷.

Не всегда письма доходят до получателя. Отправление может вернуться обратно, например если адресат отказался от его получения или отсутствует по указанному адресу. Более распространенная причина возврата – ​истечение срока хранения. По общему правилу, письменная корреспонденция хранится на почтовом отделении 30 календарных дней. Если адресат так и не явится, то заказное или ценное письмо возвращается отправителю.

Целесообразно получать возвратные письма (хотя это не бесплатно), особенно если речь идет о письме с трудовой книжкой. С момента пересылки трудовой книжки по адресу, указанному работником в соответствующем заявлении, работодатель, конечно же, не обязан отслеживать ее судьбу. Ответственность за своевременное получение корреспонденции лежит на адресате. Но вот по-человечески лучше получить возвращенную книжку и повторно связаться с работником еще раз. Иначе после временного хранения (6 месяцев со дня передачи в число невостребованных почтовых отправлений) письмо будет уничтожено. Плюс нельзя исключать и собственные ошибки. Случалось, что фамилию адресата перепутали или номер дома или квартиры указали неправильный – ​все бывает. В этом случае обязанность по отправке документа работнику нельзя считать исполненной.

Если работник заинтересован в получении письма (он сам просил направить в его адрес какие-либо документы), можно ему сообщить номер отправления. Тогда он при желании отследит передвижение и заберет его на почтовом отделении даже без извещения. Если же работникам отправляются какие-то неприятные для них документы (например, требование о предоставлении письменного объяснения по возможному проступку или уведомление о грядущем увольнении), работодатели иногда хранят это в тайне, чтобы сотрудники узнали неприятные новости только после вскрытия конвертов. Тут уже каждый решает для себя, как поступать предпочтительнее в той или иной ситуации.