Подача отчетности в СФР на работника

С 2023 года в жизнь кадровых и бухгалтерских служб вошел новый отчет «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)». За прошедшее время накопились вопросы, связанные с его оформлением. Рассказываем, когда кадровику нужно заполнять ЕФС-1 и на какие разделы обратить особое внимание. Приводим 14 примеров заполнения документа для различных ситуаций, связанных с кадровыми мероприятиями.

Напомним, форма ЕФС-1 и порядок ее заполнения утверждены постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п¹. Единая форма объединила в себе отчетность по формам СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Получилась достаточно объемная (несколько листов) отчетность, состоящая из титульного листа и нескольких разделов и подразделов. При этом для каждого конкретного случая необходимо выбрать, заполнить и передать в СФР только свой раздел, т.е. ЕФС-1 сдается по частям. Кадровым специалистам обычно достается отчетность со сведениями о трудовой деятельности (бывшая форма СЗВ-ТД) и страховом стаже (бывшая форма СЗВ-СТАЖ). Эти случаи мы и рассмотрим. А начнем с особенностей заполнения титульного листа.

Титульный лист ЕФС-1

Все отчеты по форме ЕФС-1 начинаются с титульного листа. Прежде всего здесь содержится информация о страхователе-работодателе, причем правила оформления немного различаются для юридических и физических лиц (см. Таблицу ниже).

Таблица. Правила заполнения титульного листа ЕФС-1

Поля ОКФС, ОКОГУ, ОКПО обязательны для заполнения только для бюджетников при передаче отчета со сведениями о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений (подраздел 1.3).

Также на титульном листе предусмотрено отражение сведений о страхователе, за которого представляются сведения. Если страхователь отчитывается сам за себя, заполнять этот блок не требуется. Он заполняется, если потребовалось скорректировать данные по страхователю, который уже снят с учета, но имеет правопреемника. Так, ошибки в персучете ООО «Январь», которое было реорганизовано путем присоединения к ООО «Календарь», сможет исправлять его правопреемник – ООО «Календарь».

Заключительный блок титульного листа содержит сведения о подписанте: наименование должности руководителя (уполномоченного представителя страхователя), подпись, фамилия, имя, отчество (при наличии). Для организаций также предусмотрено проставление печати (при ее наличии). Ниже указывается дата подписания отчета.

Подпись в этом разделе заверяет не только сведения на титульном листе, а весь отчет целиком (остальные листы формы идут «прицепом» к титульному).

Пример 1. Титульный лист ЕФС-1

Подраздел со сведениями о трудовой деятельности и страховом стаже

Интересующие нас в первую очередь сведения о трудовой деятельности и страховом стаже работников находятся в подразделе 1 раздела 1 формы ЕФС-1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)».

Он начинается с информации о зарегистрированном лице, по которому передается отчет. Здесь вносятся данные о СНИЛС, ИНН, Ф.И.О. (при наличии), дата рождения, а также информация о гражданстве:

в поле «Статус ЗЛ» указывается код статуса зарегистрированного лица (например, граждане РФ кодируются как «ГРФ»);
поле «Гражданство (код страны)» заполняется в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира² (так, цифровой код для России – 643), а при отсутствии гражданства указывается код «000».

Пример 2. Заполнение информации о сотруднике в подразделе 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)»

Далее в подразделе 1 раздела 1 формы ЕФС-1 идут три подраздела.

Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» предназначен для передачи информации:

о выборе бумажной трудовой книжки или отказе от нее;
кадровых мероприятиях по сотруднику;
а также о заключенных и прекращенных договорах гражданско-правового характера.

Сведения о дате подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности вносятся при поступлении соответствующего заявления от работника (указывается дата в формате «ДД.ММ.ГГГГ») либо для исправления ранее переданной информации:

если ошиблись в дате, то в соответствующем поле ставится верная информация;
если требуется аннулировать запись, то указывается ранее написанная дата, а в поле «Признак отмены» проставляется знак «X».

Сведения о кадровых мероприятиях и договорах гражданско-правового характера (ГПХ) отражаются в табличной форме:

Графы	Что заполняется
1	Номер записи по каждому кадровому мероприятию и/или по каждому договору ГПХ (причем используется сквозная нумерация)
2	Дата кадрового мероприятия (или даты начала и окончания периода работы по договору ГПХ) в формате «ДД.ММ.ГГГГ»
3	Наименование мероприятия (ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ, УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ), УВОЛЬНЕНИЕ, ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ), ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ, ВОЗОБНОВЛЕНИЕ, НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ, ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ)
4	Заполняется, только если работа по трудовому договору или договору ГПХ осуществлялась в районах Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, и имеет кодировку РКС или МКС соответственно
5	Предназначена только для работников. Здесь пишутся: – наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы и наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор); – для государственных и муниципальных служащих также код должности по соответствующему реестру должностей; – на каком основании, на какой срок и какую должность осужденный и не отбывший наказание работник лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься) в соответствии с приговором суда
6	Указывается кодовое обозначение занятия, соответствующее занимаемой должности (профессии), виду трудовой деятельности, осуществляемой на рабочем месте при исполнении трудовой функции...