Сложности оформления трудовых отношений с сотрудниками на расстоянии

Когда говорят о дистанционном оформлении трудовых отношений, то первое, что приходит в голову, – это оформление отношений с надомниками. Однако чаще встречаются трудовые отношения с сотрудниками на удаленных рабочих местах. Такая схема работы используется, например, в федеральных торговых сетях. Автор рассматривает плюсы и минусы удаленного оформления отношений с работниками, отмечая ошибки, которые нередко допускают работодатели.

Не секрет, что многие работодатели, имеющие филиалы, представительства и иные обособленные подразделения в городах и селах страны, оптимизируя свои затраты и унифицируя взаимоотношения с регионами, сосредотачивают весь процесс оформления трудовых отношений с работниками в головном офисе компании. В таком варианте кадрового решения есть свои плюсы и минусы. Рассмотрим их, а также возможные риски, сопровождающие оформление приема и увольнения сотрудников на расстоянии.

Оформление трудовых отношений на дистанции свойственно только трем направлениям:

  • надомники;
  • фрилансеры;
  • сотрудники обособленных подразделений на стационарных рабочих местах.

Тема взаимоотношений с надомниками требует отдельного рассмотрения. Фрилансеры – новая для РФ категория сотрудников, с которыми в большинстве случаев пока оформляются договоры только гражданско-правового характера, а то и не оформляются вовсе. Темой же настоящей статьи будет порядок оформления приема, переводов и увольнения сотрудников на удаленных рабочих местах.

Исследуя вопрос оформления трудовых отношений на расстоянии, следует заметить, что такой подход к решению данного вопроса появился сравнительно недавно. И связан он был в большей степени с развитием розничной сети и нарастающей популярностью федеральных сетей.

Плюсы и минусы централизованного оформления трудовых отношений

Плюсы подобного централизованного оформления для кадровой службы и компании в целом неоспоримы. Рассмотрим их:

  • Сосредоточение всей кадровой базы в едином для всех обособленных подразделений месте, как правило – в центральном офисе.
  • Небольшой состав кадровой службы по сравнению с возможным формированием отделов кадров во всех подразделениях разветвленной структуры организации.
  • Архив личных дел, хранящихся 75 лет, будет сосредоточен в одном месте.
  • Облегченность отслеживания нормативов, влияющих на возникновение определенных обязанностей работодателя. Так, обязанность по квотированию рабочих мест для инвалидов в соответствии с законодательством РФ у работодателя возникает при превышении численности сотрудников организации 100 человек (п. 2 ст. 13 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»; ст. 21 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»).
  • Единая отчетность.
  • Единая бухгалтерия. Все начисления и выплаты производятся централизованной бухгалтерией.
  • Нет распыления полномочий. Все приказы, распоряжения, трудовые договоры и прочую кадровую документацию подписывает руководитель организации (или уполномоченное им лицо), не делегируя свои полномочия в данной части многочисленным руководителям среднего звена на местах.
  • Нет потребности в сотруднике, занимающемся подбором персонала. Эти задачи возлагаются либо дополнительно на руководителей структурных подразделений, либо собеседование и отбор кандидатов также производится дистанционно – по телефону, скайпу, при помощи телеконференции (то есть средств связи).
  • Оптимизация затрат на фонд оплаты труда (ФОТ) кадровой службы организации.
  • Удаленность сотрудников для работодателя сказывается положительно на частом пропуске сроков исковой давности работниками для обращения в суд (длительное ожидание пересылки документов из центрального офиса для обращения в суд покрывает все сроки, установленные ТК РФ для обращения в суд за защитой нарушенного права (один месяц – по спорам об увольнении, три месяца – по иным спорам).

Минусы, однако, едва ли не перевешивают плюсы:

  • Возникает возможность нарушения требований ТК РФ и, как следствие, ответственность работодателей. Хотя, надо отметить, что нарушения в этой сфере в настоящее время довольно часто для работодателя остаются безнаказанными. Вместе с тем не надо обманываться: возможность возникновения штрафных санкций за нарушения требований законодательства РФ вполне реальна. Так, прокуратура постоянно проверяет соблюдение работодателями требований ч. 2 ст. 64.1 ТК РФ, Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции», постановления Правительства РФ от 08.09.2010 № 700 в части сообщения работодателем при заключении трудового договора с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, в течение двух лет после его увольнения с этой службы о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы. Для многих работодателей это влечет административный штраф, предусмотренный ст. 19.29 КоАП РФ.
  • Ответственные сотрудники отсутствуют на местах. Никто не несет ответственности за своевременное направление больничных листков и трудовых книжек в отдел кадров предприятия при головном офисе. И, как следствие, нет возможности привлечь к дисциплинарной ответственности виновных в нарушении трудовых прав работников.
  • Повышенное внимание контролирующих органов, которое особенно активизируется после возникновения ситуации применения к работодателю наказания за выявленные нарушения.
  • Хаос с предоставлением отпусков, полное несоблюдение графика отпусков.
  • Длительность оформления, начисления и выплаты пособий по социальному страхованию.
  • Недоплата работникам заработной платы, в том числе премий и бонусов. Причина – несвоевременное получение центральным офисом служебных записок руководителей структурных подразделений, несвоевременное оформление приказов о приеме на работу и трудовых договоров.
  • Большие затраты на средства связи, почтовые расходы и услуги курьерской доставки документации.
  • Высокая вероятность возникновения судебных споров, а также удовлетворения требований работников, поскольку нарушения работодателя легко доказуемы и очевидны. Можно добавить, что при удовлетворении судом денежных требований работника возможно сопутствующее взыскание компенсации по ст. 236 ТК РФ.
  • Высок риск привлечения к административной ответственности за нарушение законодательства о труде по ст. 5.27 КоАП РФ.

Ошибки работодателей

Мы привели лишь неполный перечень плюсов и минусов, которые свойственны процедуре оформления трудовых отношений с работниками подразделений на расстоянии. При избрании централизованного оформления трудовых отношений с работниками территориально удаленных структурных подразделений работодателям стоит подготовиться и к возможности возникновения определенных рисков, связанных с нарушениями, свойственными для такого варианта оформления.

Как избежать негативных последствий? На что следует обратить внимание работодателям? Рассмотрим, какие ошибки чаще всего допускают компании при оформлении удаленных работников.

1. Просрочка выдачи трудовой книжки

Из-за расстояния, отделяющего отдел кадров от работника на месте, выдать трудовую книжку в день увольнения фактически невозможно, поэтому возникает риск нарушения ч. 4 ст. 84.1. ТК РФ – просрочка выдачи трудовой книжки.

Судебная практика

Работница обратилась в суд с иском к работодателю об изменении даты увольнения, взыскании заработной платы за задержку выдачи трудовой книжки и компенсации морального вреда.

Суд установил, что трудовая книжка в день увольнения истице действительно не выдавалась. Приказ был издан в г. Ачинске, тогда как истица работала уборщицей общежития в г. Новобирилюсске. По почте было направлено уведомление с приглашением забрать трудовую книжку в отделе кадров работодателя в г. Ачинске. Уведомление было получено истицей 11.07.2007, а трудовая книжка – лишь 16.12.2010. Она пояснила, что за трудовой книжкой не явилась, поскольку не было возможности поехать в Ачинск, но она многократно обращалась к ответчику сначала по телефону, а затем с письмами с просьбой направить ей трудовую книжку по почте, а в мае 2010 г. приехала в г. Ачинск. Факт обращения истицы к ответчику с такой просьбой в устной форме она подтвердить не смогла, но представила суду копию письма, содержащего данную просьбу, и уведомление о вручении этого письма ответчику 24.12.2008.

Ответчик в своем уведомлении о необходимости забрать трудовую книжку не разъяснил увольняемому работнику его право просить о направлении документа по почте. Кроме того, при предъявлении истице приказа об увольнении за прогул и аналогичного уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой в другой город работодатель получил со стороны работницы отказ в ознакомлении, о чем был составлен соответствующий акт. Тем не менее получить трудовую книжку в указанный день истице никто не предлагал. Объяснить, почему истице намеревались вручить лишь уведомление о необходимости получения трудовой книжки, а не саму трудовую книжку, представитель ответчика не смогла.

Более того, суд согласился с доводами истицы о том, что фактически запись о ее увольнении была произведена уже после августа 2010 г., поскольку сделана специалистом по кадрам, работающей в этой должности лишь с сентября 2010 г.

Все эти обстоятельства в совокупности – отсутствие предложения получить трудовую книжку по почте, осуществление записи в трудовой книжке об увольнении от 2007 г. лишь в 2010 г., невыполнение просьбы истицы о направлении трудовой книжки по почте на протяжении двух лет, хотя и поступившей в письменном виде спустя год после увольнения, – суд расценил как нарушение трудовых прав истицы на своевременное получение трудовой книжки и пришел к выводу о том, что задержка выдачи трудовой книжки истице имела место по вине ответчика.

Несмотря на это, суд отказался удовлетворять требование истицы о взыскании в ее пользу заработной платы за время задержки трудовой книжки. Суд сослался на ст. 234 ТК РФ, согласно которой работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться (например, в случае задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки). Однако суд установил, что в спорный период истица не имела намерений трудоустроиться, так как осуществляла уход за чужими детьми, за что получала от их родителей вознаграждение, превышающее размер ее заработной платы. Таким образом, она не была лишена возможности трудиться по вине ответчика.

С учетом установленных обстоятельств по делу суд удовлетворил исковые требования истицы частично: взыскал с работодателя компенсацию морального вреда и изменил запись о дате увольнения в ее трудовой книжке (решение Бирилюсского районного суда Красноярского края от 15.03.2011) 1.

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 840 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Когда доступ к персональным данным на бумажных носителях будет неправомерным

Анализируем требования к защите персональных данных, содержащихся в документах кадровой службы и обрабатываемых без использования средств автоматизации. Поймете, как отличить автоматическую обработку от неавтоматизированной; какие меры по обеспечению безопасности персональных данных на материальных носителях нужно предпринять и какие локальные нормативные акты при этом необходимо разработать; какая ответственность за нарушения грозит по ч. 6 ст. 13.11 КоАП РФ.

Оформление приема на работу: пошаговый алгоритм

Оформляя прием работника, кадровик отвечает за соблюдение множества нюансов – от правильного сбора документов и ознакомления с локальными нормативными актами (ЛНА) до сроков подачи уведомлений в СФР, военкомат и другие инстанции. Ошибки на любом этапе могут грозить штрафами, приостановкой работы компании, дисквалификацией руководителя или судебными спорами. Даем пошаговый алгоритм, который поможет ничего не упустить. В частности, какие ограничения нужно учесть перед приемом на работу (иностранцы, подростки, дисквалифицированные лица и др.); какие документы запросить у работника и на что обратить внимание при их проверке; с какой внутренней документацией работодателя необходимо ознакомить работника под подпись (или иным установленным способом); когда оформить согласие на обработку персональных данных; что еще сделать непосредственно перед и сразу после заключения трудового договора (провести инструктажи, уведомить госорганы, зарегистрировать трудовую книжку, сделать в ней запись о приеме на работу и др.). В вашем распоряжении также удобные таблицы-шпаргалки по особенностям приема на работу отдельных категорий сотрудников, с которыми чаще всего сталкиваются работодатели; документам, предъявляемым иностранцами при трудоустройстве; ЛНА, с которыми необходимо знакомить кандидатов до подписания трудовых договоров.

Право подписи кадровых документов – доверенность или приказ?

Отвечаем на вопрос, который волнует многих кадровиков: достаточно ли доверенности, чтобы заместитель генерального директора или начальник отдела кадров подписывал приказы, трудовые договоры и другие документы? Рассказываем, почему приказ о приеме на работу / назначении на должность и должностная инструкция / трудовой договор сами по себе не подтверждают полномочия во взаимоотношениях с работниками. Какие документы нужны для делегирования полномочий работодателя (локальный нормативный акт (ЛНА) или только приказ). В каких случаях для подписания писем необходима доверенность (договорная работа, обращения в отделения СФР, административные дела), а когда без нее можно и обойтись (например, при оформлении письма информационного характера). Приводим образцы приказа о делегировании полномочий начальнику отдела кадров с правом утверждения ЛНА и подписания кадровых документов, перечня полномочий в доверенности для ведения договорной работы, переписки с СФР, представления интересов при рассмотрении дела об административном правонарушении. Поводом для данной статьи стали вопросы читателя, поступившие в издательство.

Приказ об организации воинского учета и ответственное лицо: разбираем нюансы

Обязанность вести воинский учет работников закреплена законом, но у кадровиков регулярно возникают вопросы. Каким приказом организовать ведение воинского учета? Можно ли возложить такую организацию на начальника отдела кадров? И нужно ли прописывать эту функцию в должностной инструкции? Про это подробно говорим в статье. Рассматриваем нормирование численности военно-учетных работников, объясняем разницу между совмещением и совместительством для возложения обязанностей по осуществлению воинского учета и то, можно ли не оплачивать отдельно такой функционал. Предупреждаем о рисках, которые могут возникнуть при проверке. Снабжаем образцами формулировок приказов для случаев, когда обязанности распределены между сотрудниками, и для ситуации, когда все поручено одному лицу. Поводом для написания статьи стали вопросы нашего читателя.

Льготы участникам СВО и членам их семей

За период с 24.02.2022 принято беспрецедентное количество федеральных и региональных нормативных правовых актов, направленных на поддержку участников специальной военной операции (СВО) и членов их семей. Им предоставляются финансовые и социальные льготы, кредитные каникулы, а бизнес призванного на службу официально освобожден от проверок, продлены сроки уплаты налогов и сдачи отчетности до окончания службы. Причем разным участникам СВО (мобилизованным в рамках частичной мобилизации, служащим по контракту, добровольцам) полагаются различные по содержанию льготы. Рассказываем, на что именно могут претендовать они, их родственники и при каких условиях. Приводим основные льготы, касающиеся различных выплат, трудовых гарантий, налогообложения, судопроизводства и пр.

Длительный прогул: сложности увольнения

Практически каждый работодатель рано или поздно сталкивается с ситуацией, когда кто-либо из сотрудников вдруг, без каких-либо предупреждений, не выходит на работу. Это настоящая головная боль для кадровой службы: упорно ждать выхода на работу пропавшего сотрудника или искать на его место нового, увольнять отсутствующего работника за прогул или ждать более года и признавать его безвестно отсутствующим? И это далеко не полный перечень вопросов, которые возникают перед кадровиком в подобной ситуации. Только четкое соблюдение всех требований трудового законодательства позволяет грамотно и с наименьшими материальными затратами решить проблему.

Сверхурочная работа и работа в выходные дни: проблемы применения законодательства

Рассмотрены коллизионные вопросы, связанные с оплатой, а также ограничением по количеству часов сверхурочной работы и работы в выходные дни. На конкретных примерах показано, как вычислить размер заработной платы сотрудника при суммированном учете рабочего времени в случае, если он ­работал сверхурочно.

Пять поправок в ТК РФ, к которым нужно подготовиться заранее

С 1 сентября 2026 года вступает в силу Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ. Он меняет правила игры для всех работодателей: от микропредприятий до гигантов. По-новому придется считать и оплачивать сверхурочную работу (при определенных обстоятельствах), отвечать на заявления сотрудников об установлении им неполного рабочего времени, отзывать из отпуска «вредников» и даже увольнять за хищение. Часть поправок требует ревизии локальных нормативных актов. Времени на раскачку нет, поэтому к проверке документов лучше приступить уже сейчас. Эксперт комментирует каждое изменение, приводит 12 примеров документов, среди которых готовые формулировки для ПВТР, образцы заявлений, журналов, заполнения трудовой книжки и пр.