Записывать в протокол заседания не приглашенных, но присутствовавших?

Вопрос
На заседании постоянной депутатской комиссии присутствовали неприглашенные товарищи. Необходимо их записывать в протокол заседания или нет?
Отвечает

Секретарю заседания или депутату, которому поручено вести протокол заседания, прежде всего необходимо было выяснить фамилии, имена и отчества представителей общественных организаций, граждан, должностных лиц и вообще всех, кто пришел на заседание, не будучи депутатом или приглашенным специалистом, экспертом. Необходимо было составить список «неприглашенных» лиц и проверить, может быть они пришли на заседание в качестве замещающих тех, кто был приглашен. Сделать это надо до заседания или в его процессе, в крайнем случае, пустив по рядам лист бумаги для самостоятельной регистрации. Такой порядок соблюдается даже при проведении общественных слушаний и отчетов депутатов.

Организационная работа по выяснению состава присутствующих проводится всегда, потому что в протоколе заседания необходимо отражать полностью весь состав – поименно в заголовочной части или прилагаемым списком (см. Примеры 1 и 2).

Пример 1. Заголовочная часть протокола
Пример 2. Как оформляются в протоколе присутствующие члены комиссии, приглашенные и присутствующие без приглашения (если в какой-то из этих категорий оказалось 15 и более лиц)

В недавно утвержденных Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) правила оформления документов конкретно не рассматриваются. Но в субъектах РФ для выборных органов власти и органов местного самоуправления разрабатываются инструкции по делопроизводству, в которых подробно регламентируются все аспекты документирования депутатской деятельности. Рекомендуем в крайнем случае обратиться к п. 5.7 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Рекомендуем соблюдать все обычные правила оформления состава присутствующих в протоколах заседаний выборных органов власти и органов местного самоуправления, поскольку эти документы кроме правовой и управленческой функций дополнительно выполняют социальную функцию. И она приобретает все возрастающее значение в процессах взаимодействия с гражданами, публикации принятых решений, формировании общественного мнения и положительной оценки работы депутатов.

Списки могут быть разными по форме! Может быть указано конкретное время, на которое приглашаются и с которого предполагается рассматривать вопрос с участием приглашенных лиц. Их подписи в списке не нужны.

Пример 3

СПИСОК ПРИГЛАШЕННЫХ
на заседание постоянной комиссии по труду и делам ветеранов

07.07.2020 в 14.00

  1. Заместитель начальника контрольного управления администрации Центрального муниципального округа Белов П.П.
  2. Председатель Совета ветеранов Центрального муниципального округа Чернов В.А.

<...>

Пример 4

СПИСОК ПРИСУТСТВОВАВШИХ БЕЗ ПРИГЛАШЕНИЯ
на заседании постоянной комиссии по труду и делам ветеранов

Заголовочную часть списка должен оформить секретарь заседания, а далее по его просьбе каждый присутствующий своей рукой должен внести в список свою фамилию, имя и отчество (если человек присутствовал как гражданин). Наименование организации добавляется, если присутствующий ее представляет. При необходимости вносятся контактные данные, по которым с присутствовавшим можно будет связаться, задать дополнительные вопросы, направить информацию о принятом решении, сроках его исполнения, о контроле и т.п.

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Можно ли в тексте протокола сделать раздел «ОТМЕТИЛИ»?

Можно ли в тексте протокола заседания помимо разделов: «СЛУШАЛИ – ​РЕШИЛИ» выделить раздел «ОТМЕТИЛИ»? И таким образом структура текста протокола получится такой: – Председатель; – Секретарь; – Присутствовали; – Приглашённые; – Повестка дня; – Выступили (просто без текста выступления) указание Ф.И.О. и должности докладчика; – Отметили; – Решили; – Подписи председателя и секретаря.

Нужен гриф утверждения на протоколе экспертной комиссии?

Необходимо ли проставлять гриф утверждения на протоколе заседания экспертной комиссии? Дело в том, что в компании председатель комиссии – ​это директор, если оформлять гриф утверждения, тогда он будет и подписывать протокол, и утверждать его. Правильно ли это?

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Дата регистрации протокола и дата проведения заседания / совещания

При разработке шаблонов протоколов столкнулись с вопросом о регистрации документа. Руководство настаивает, что в протоколе должны быть: – дата регистрации и – дата проведения заседания / совещания. То есть такой порядок реквизитов: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата регистрации, регистрационный номер /индекс, заголовок, дата проведения заседания, текст… и т. п. Получается, что у протокола будут 2 даты. Бывают случаи, когда протокол трехсторонний и на его согласование и подписание уходит 2, а то и 3 месяца, поэтому руководство настаивает на проставлении даты проведения совещания и отдельно даты регистрации.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Можно ли в тексте протокола сделать раздел «ОТМЕТИЛИ»?

Можно ли в тексте протокола заседания помимо разделов: «СЛУШАЛИ – ​РЕШИЛИ» выделить раздел «ОТМЕТИЛИ»? И таким образом структура текста протокола получится такой: – Председатель; – Секретарь; – Присутствовали; – Приглашённые; – Повестка дня; – Выступили (просто без текста выступления) указание Ф.И.О. и должности докладчика; – Отметили; – Решили; – Подписи председателя и секретаря.