Записывать в протокол заседания не приглашенных, но присутствовавших?

Вопрос
На заседании постоянной депутатской комиссии присутствовали неприглашенные товарищи. Необходимо их записывать в протокол заседания или нет?
Отвечает

Секретарю заседания или депутату, которому поручено вести протокол заседания, прежде всего необходимо было выяснить фамилии, имена и отчества представителей общественных организаций, граждан, должностных лиц и вообще всех, кто пришел на заседание, не будучи депутатом или приглашенным специалистом, экспертом. Необходимо было составить список «неприглашенных» лиц и проверить, может быть они пришли на заседание в качестве замещающих тех, кто был приглашен. Сделать это надо до заседания или в его процессе, в крайнем случае, пустив по рядам лист бумаги для самостоятельной регистрации. Такой порядок соблюдается даже при проведении общественных слушаний и отчетов депутатов.

Организационная работа по выяснению состава присутствующих проводится всегда, потому что в протоколе заседания необходимо отражать полностью весь состав – поименно в заголовочной части или прилагаемым списком (см. Примеры 1 и 2).

Пример 1. Заголовочная часть протокола
Пример 2. Как оформляются в протоколе присутствующие члены комиссии, приглашенные и присутствующие без приглашения (если в какой-то из этих категорий оказалось 15 и более лиц)

В недавно утвержденных Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) правила оформления документов конкретно не рассматриваются. Но в субъектах РФ для выборных органов власти и органов местного самоуправления разрабатываются инструкции по делопроизводству, в которых подробно регламентируются все аспекты документирования депутатской деятельности. Рекомендуем в крайнем случае обратиться к п. 5.7 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Рекомендуем соблюдать все обычные правила оформления состава присутствующих в протоколах заседаний выборных органов власти и органов местного самоуправления, поскольку эти документы кроме правовой и управленческой функций дополнительно выполняют социальную функцию. И она приобретает все возрастающее значение в процессах взаимодействия с гражданами, публикации принятых решений, формировании общественного мнения и положительной оценки работы депутатов.

Списки могут быть разными по форме! Может быть указано конкретное время, на которое приглашаются и с которого предполагается рассматривать вопрос с участием приглашенных лиц. Их подписи в списке не нужны.

Пример 3

СПИСОК ПРИГЛАШЕННЫХ
на заседание постоянной комиссии по труду и делам ветеранов

07.07.2020 в 14.00

  1. Заместитель начальника контрольного управления администрации Центрального муниципального округа Белов П.П.
  2. Председатель Совета ветеранов Центрального муниципального округа Чернов В.А.

<...>

Пример 4

СПИСОК ПРИСУТСТВОВАВШИХ БЕЗ ПРИГЛАШЕНИЯ
на заседании постоянной комиссии по труду и делам ветеранов

Заголовочную часть списка должен оформить секретарь заседания, а далее по его просьбе каждый присутствующий своей рукой должен внести в список свою фамилию, имя и отчество (если человек присутствовал как гражданин). Наименование организации добавляется, если присутствующий ее представляет. При необходимости вносятся контактные данные, по которым с присутствовавшим можно будет связаться, задать дополнительные вопросы, направить информацию о принятом решении, сроках его исполнения, о контроле и т.п.

Оценить вопрос
s
В избранное
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в апреле + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = 30%

Рекомендовано для вас

Как в тексте протокола оформить ход обсуждения и принятые решения

Даем методику вычленения важного из сказанного на заседании и трансформации этой информации в структурированный текст протокола. Приводим образцы оформления текста протокола, отличающиеся по расположению его элементов и составу отражаемой информации. Объясняем, как секретарь может согласовать подготовленный им проект протокола с участниками совещания до его подписания, кто и когда его должен подписывать (тут тоже возможны разные варианты).

Документы к протоколам: правильное оформление и формирование в дела

Показываем, как формировать дела с протоколами, их приложениями (утвержденными коллегиальным органом документами) и др. документами к протоколам, которые детализируют ход обсуждения и аргументируют принятые решения (списками присутствующих, докладами, презентациями, справками, отчетами и т.п., а также черновиком протокола в бумажном виде или в форме аудиозаписи). Показываем, как делать взаимные ссылки между этими документами, чтобы увязать их с протоколом, оформить все необходимые идентификационные реквизиты и подписи для придания юридической силы. Объясняем, что, где и сколько надо хранить. Показываем примеры отражения соответствующих дел в номенклатуре дел и в описи на передачу в архив.

Алгоритм проведения офлайн- и онлайн-совещаний

Приводим пример организации системы плановых совещаний разного уровня, которые обеспечивают продвижение информации в организации снизу вверх во все более структурированном виде. Даем общий алгоритм подготовки и проведения совещаний: как разработать повестку дня, составить список участников, проинформировать их, подготовить помещение и оборудование, фиксировать ход обсуждения (соблюдая конфиденциальность там, где это важно), оформить протокол. К этому добавляем особенности, продиктованные уровнем совещания, эпидемиологической обстановкой, возможностями конференц-связи.

Проведение годового общего собрания акционеров: документы и особенности очной и заочной формы

Показан порядок проведения в очной форме годового общего собрания акционеров (кстати, дистанционный вариант при помощи, например, конференц-связи тоже сюда относится). Для него даны образцы документов, кем и когда они должны быть составлены и подписаны: при регистрации участников собрания, отчет об итогах голосования, протокол годового общего собрания акционеров. Потом описана специфика проведения и протокола общего собрания акционеров, если оно проходит в заочной форме (путем направления заполненных бюллетеней в адрес АО).

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Исполнитель: кто им может быть и как отразить в документе

Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.

Кто подписывает акт и протокол первым: руководитель или члены комиссии?

Подскажите, пожалуйста, порядок подписания протокола и акта. Кто подписывает эти документы первым: руководитель или члены комиссии?

Алгоритм проведения офлайн- и онлайн-совещаний

Приводим пример организации системы плановых совещаний разного уровня, которые обеспечивают продвижение информации в организации снизу вверх во все более структурированном виде. Даем общий алгоритм подготовки и проведения совещаний: как разработать повестку дня, составить список участников, проинформировать их, подготовить помещение и оборудование, фиксировать ход обсуждения (соблюдая конфиденциальность там, где это важно), оформить протокол. К этому добавляем особенности, продиктованные уровнем совещания, эпидемиологической обстановкой, возможностями конференц-связи.