Top.Mail.Ru

Записывать в протокол заседания не приглашенных, но присутствовавших?

Вопрос
На заседании постоянной депутатской комиссии присутствовали неприглашенные товарищи. Необходимо их записывать в протокол заседания или нет?
Отвечает

Секретарю заседания или депутату, которому поручено вести протокол заседания, прежде всего необходимо было выяснить фамилии, имена и отчества представителей общественных организаций, граждан, должностных лиц и вообще всех, кто пришел на заседание, не будучи депутатом или приглашенным специалистом, экспертом. Необходимо было составить список «неприглашенных» лиц и проверить, может быть они пришли на заседание в качестве замещающих тех, кто был приглашен. Сделать это надо до заседания или в его процессе, в крайнем случае, пустив по рядам лист бумаги для самостоятельной регистрации. Такой порядок соблюдается даже при проведении общественных слушаний и отчетов депутатов.

Организационная работа по выяснению состава присутствующих проводится всегда, потому что в протоколе заседания необходимо отражать полностью весь состав – поименно в заголовочной части или прилагаемым списком (см. Примеры 1 и 2).

Пример 1. Заголовочная часть протокола
Пример 2. Как оформляются в протоколе присутствующие члены комиссии, приглашенные и присутствующие без приглашения (если в какой-то из этих категорий оказалось 15 и более лиц)

В недавно утвержденных Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) правила оформления документов конкретно не рассматриваются. Но в субъектах РФ для выборных органов власти и органов местного самоуправления разрабатываются инструкции по делопроизводству, в которых подробно регламентируются все аспекты документирования депутатской деятельности. Рекомендуем в крайнем случае обратиться к п. 5.7 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Рекомендуем соблюдать все обычные правила оформления состава присутствующих в протоколах заседаний выборных органов власти и органов местного самоуправления, поскольку эти документы кроме правовой и управленческой функций дополнительно выполняют социальную функцию. И она приобретает все возрастающее значение в процессах взаимодействия с гражданами, публикации принятых решений, формировании общественного мнения и положительной оценки работы депутатов.

Списки могут быть разными по форме! Может быть указано конкретное время, на которое приглашаются и с которого предполагается рассматривать вопрос с участием приглашенных лиц. Их подписи в списке не нужны.

Пример 3

СПИСОК ПРИГЛАШЕННЫХ
на заседание постоянной комиссии по труду и делам ветеранов

07.07.2020 в 14.00

  1. Заместитель начальника контрольного управления администрации Центрального муниципального округа Белов П.П.
  2. Председатель Совета ветеранов Центрального муниципального округа Чернов В.А.

<...>

Пример 4

СПИСОК ПРИСУТСТВОВАВШИХ БЕЗ ПРИГЛАШЕНИЯ
на заседании постоянной комиссии по труду и делам ветеранов

Заголовочную часть списка должен оформить секретарь заседания, а далее по его просьбе каждый присутствующий своей рукой должен внести в список свою фамилию, имя и отчество (если человек присутствовал как гражданин). Наименование организации добавляется, если присутствующий ее представляет. При необходимости вносятся контактные данные, по которым с присутствовавшим можно будет связаться, задать дополнительные вопросы, направить информацию о принятом решении, сроках его исполнения, о контроле и т.п.

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
МАХ скидка - только в августе. Ловите ее!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Современная автоматизация сопровождения совещаний

Показан опыт автоматизации документального сопровождения совещательной деятельности в СЭД и с использованием Календаря Outlook (для подбора приемлемого времени совещания при плотном графике его участников), технического оснащения переговорной. Каждый шаг рассматривается детально – что и как можно автоматизировать (от подбора времени мероприятия, подготовки повестки дня, материалов совещания и протокола до рассылки поручений по итогам совещания исполнителям). В результате удалось сократить среднее затрачиваемое время на сопровождение одного совещания с 270 до 60 мин.

Общее собрание участников ООО «на удаленке»

Возможность дистанционного проведения общего собрания владельцев организации предусмотрена в ГК РФ, но должной детализации в других законах и подзаконных актах она пока не получила. Остается масса вопросов, на которые мы предлагаем аргументированные ответы для ООО. Какие процедурные моменты стоит утвердить единогласно в самом начале такого собрания (а еще лучше в уставе до его созыва). Как идентифицировать участников: реально ли использовать биометрию, достаточно ли задействовать инструменты попроще, например номер мобильного телефона, ID технического устройства, пароль, визуальное узнавание при видео­конференции, как передавать доверенность на представителя. Как голосовать и как подписывать протокол, если люди физически находятся далеко друг от друга и не владеют квалифицированными электронными подписями. В завершение показали образец целого протокола дистанционного общего собрания участников, оформленный по всем новым требованиям ст. 181.2 ГК РФ.

Как нумеровать протоколы

Как правильно нумеровать протоколы: — в пределах календарного года или — в пределах действия состава комиссии? 1. Для протоколов коллегиального органа можно использовать любой из этих вариантов? 2. Если нумеруем в пределах срока действия состава комиссии и она полностью меняется, то после этого очередной протокол будет иметь № 1 – это логично. Но если весь коллектив сохраняется, а уволился только 1 человек и вместо него никого нового не ввели, то надо ли начинать нумерацию заново, наверное нет? 3. То есть насколько должен измениться состав коллегиального органа, чтобы начинать нумерацию его протоколов с № 1?

Как оформить совместное решение работодателя и профкома

Каким видом документа оформить совместное решение администрации организации и профкома, например, о выплате ежемесячной материальной помощи работникам (с конкретными Ф.И.О.), если обычно: — организация утверждает свои решения приказом, — а профком – постановлением? Можно ли утвердить такую форму, как приказ-постановление?

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Подготовка к годовому собранию акционеров по новым правилам, «продиктованным» COVID-19

Этапы подготовки годового общего собрания акционеров свели в таблицу с указанием крайних сроков их осуществления. Объяснили, как изменились сроки в 2020 году из-за пандемии и какие АО могут изменить форму проведения собрания на заочную. Привели образцы: протокола заседания совета директоров о созыве такого собрания; проектов решений по вопросам повестки дня собрания; списка лиц, имеющих право на участие; уведомления акционера о проведении собрания; бланка бюллетеня для голосования. Опираясь на судебную практику, выявили, за какие прегрешения на этапе созыва собрания на какие суммы сейчас штрафуют – ​«разброс цен» оказался от 250 000 до 700 000 рублей.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Исполнитель: кто им может быть и как отразить в документе

Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.