Как составить справку об объёме документооборота за месяц и за год

И сейчас, и начиная со времен Единой государственной системы делопроизводства (1974), актуальной является форма справки, в которой общий объем документооборота учитывается на основе делопроизводственных регистрационно-контрольных форм (РКК, ЭРК) на самом верхнем уровне систематизации документопотоков – входящие, исходящие и внутренние документы. Причем сведения об объеме документооборота в сводной справке организации  формируются накопительным итогом за счет сведений, представляемых ежемесячно в службу делопроизводства ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Форма такой справки сформировалась давно, известна с 1970-х годов и достаточно проста. Только при ее применении необходимо помнить, что в общем объеме документо­оборота учитываются и копии документов, прежде всего:

• копии документов, отправленных организацией (копии «исходящих», оставшихся на контроле и в делах),
• копии полученных  «входящих» документов, переданные на исполнение с резолюцией руководителя;
• копии внутренних распорядительных документов, обязательных к исполнению, и т.п.

Самый простой вариант справки об объеме документооборота показан в Примере 1, по данной форме можно составлять справку и за год, и по месяцам, и по структурным подразделениям. Общий объем документооборота выражается в ней дробью, например: 3 131 / 2 768, которая, впрочем, не требует никаких дальнейших математических вычислений. При любой системе делопроизводства (централизованной, смешанной или децентрализованной) общий годовой объем документооборота используется для расчета численности служб делопроизводства и нормирования их труда.

Но общий объем документооборота, идентификация и учет подлинников и копий важен еще для:

• оптимизации процессов направления документов на исполнение;
• обоснования автоматизации делопроизводственных операций и функциональности СЭД или оценки ее эффективности;
• обоснования назначения ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях;
• контроля обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях в аспекте защиты информации;
• анализа направлений деятельности организации, их развития и интенсивности, разработки и изменения схемы оргструктуры и т.п.

В документах отражается управление организацией, а документооборот представляет собой не просто «движение документов», а совокупность ответов на вопросы: что – кому – зачем – в какие сроки направляется?

Поэтому в современных условиях актуальность приобретает системный анализ документооборота в совокупности его количественных и качественных показателей (точно с такой же периодичностью – по месяцам и за год накопительным итогом). Результатом анализа должны стать конкретные предложения по оптимизации работы – это в идеале!

Обратите внимание на интересный факт: служба делопроизводства не рассматривается как единственное подразделение, осуществляющее работу с документами. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 16.11.2020 № 1829 «О структуре центральных аппаратов федеральных министерств, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации, федеральных служб и федеральных агентств, подведомственных этим федеральным министерствам, федеральных служб и федеральных агентств, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации» не более 30 % предельной численности центрального аппарата должны составлять работники так называемых типовых подразделений, к которым относятся:

• кадровая служба,
• юридическая служба,
• бухгалтерия,
• ИТ-подразделение, отдел информационной безопасности,
• хозяйственное обеспечение, закупки
• и, конечно, делопроизводство, контроль, архив.

И все сотрудники данных типовых и инфраструктурных подразделений работают с документами, учет объема и форма представления которых помогут сделать правильные расчеты.

Традиционную справку об объеме документооборота (из Примера 1) можно обогатить, вычленив отдельно бумажные и электронные документы (т.е. форму представления документов) – см. Пример 2.

В рамках аналитики перехода на реальный электронный документо­оборот сейчас начинают еще раздельно учитывать электронные документы, которые поступают и отправляются по МЭДО, СМЭВ, через портал госуслуг и официальный адрес организации в сети Интернет. В зависимости от задач аналитика документооборота может проводиться еще в аспекте работы с обращениями граждан (поступающие / отправляемые документы), переписки с организациями-подрядчиками в рамках договорной работы, внутренней переписки структурных подразделений и по другим аспектам деятельности организации.

Обратите внимание на п. 3.56–3.59 новых Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71), в соответствии с которыми учет количества поступивших, созданных и отправленных организацией документов за определенный период времени проводится по различным параметрам, необходимым для анализа работы с документами в целях ее совершенствования.

Итак, какие выводы из всего этого может сделать служба делопроизводства:

• она самостоятельно может разрабатывать формы справок (сводок и отчетов) о количестве документов, образующихся в деятельности организации (т.е. об объеме документооборота);
• формы таких справок лучше утверждать и вводить в действие приказом первого руководителя организации, который отвечает за организацию делопроизводства и документальный фонд в целом (в приказе устанавливаются сроки и обычно назначаются ответственные за методическое руководство и за исполнение);
• формы справок об объеме документооборота (сводная для организации и по структурным подразделениям в разных аспектах аналитики) должны быть сопоставимыми по показателям, чтобы обеспечивать накопительный итог за определенный отчетный период (месяц, квартал, полугодие, год);
• сведения о количестве поступающих, отправленных и внутренних документов могут быть получены как отчеты из СЭД и других применяющихся в организации информационных систем с учетом бумажной или электронной формы представления подлинника / копии, поэтому формы справок и сводок рекомендуем согласовывать с ИТ-отделом, который после их утверждения сделает соответствующие настройки в СЭД (самостоятельно или обратившись к ее разработчику).