Если изменения не очень значительные и если в приказе вы не давали поручения руководителю подразделения, ответственного за Методику (подразделение-исполнитель), внести утвержденные изменения в ее текст и подготовить новую версию, то Методика будет существовать в прежней редакции, но в комплексе (вместе) с удостоверенной копией приказа.
Знакомить исполнителей с приказом под личную подпись (или в порядке, установленном локальным нормативным актом об электронном документообороте) вы будете вместе с утвержденной Методикой (в приказе точно должны быть указаны пункты и их новая редакция или замена части текста по каждому пункту). На внутреннем портале вы опубликуете приказ о внесении изменений вместе с Методикой, а если Методика касается не всех исполнителей, то в лист рассылки вы будете включать тех сотрудников, которым приказ направляется просто для информирования.
В дело, в которое сформирована Методика, в таких случаях обычно поверх нее вшивается удостоверенная копия приказа, которым внесены изменения и установлены новые формулировки.
На титульном листе самой Методики под ранее оформленным грифом утверждения вам необходимо будет оформить вручную отметку о внесении изменений:
Пример 1. При внесении изменений в ЛНА приказом (без издания новой версии ЛНА) под ранее оформленным грифом утверждения добавляется отметка о внесении изменений
Но все-таки самой лучшей практикой является поддержка версионности документов, особенно ЛНА и внутренних методик. Чтобы избежать метода «здесь читаем, а здесь не читаем», и с целью идентификации, рекомендуем подготовить новую версию документа с необходимыми изменениями, дополнениями и утвердить приказом именно ее. В этом случае на титульном листе Методики вы оформляете гриф утверждения новым приказом, а ниже наименования разновидности сможете оформить в скобках отметку по форме «(Версия 1.1)», а не «Редакция от 00.00.0000».
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Добрый день. Скажите, а откуда появилась формулировка "Версия такая-то"? Почему при изменениях методик нельзя пойти по пути внесения изменений в нормативные правовые акты либо в муниципальные правовые акты? Есть ведь прекрасные разъяснения Минюста как по НПА,таки по МПА: изменения в документ вносятся в том же порядке, в каком принимается собственно документ.
Следовательно, если методика формируется в дело на бумажном носителе, то все изменения формируются в то же дело - отдельными документами о внесении изменений.
Если методика формируется в какой-либо базе и поддерживается ее актуальная версия, то все редакции отражаются непосредственно в тексте методики с пометкой "в редакции такого-то правового акта". Вполне наглядно это демонстрирует база "Консультант".
И, боюсь, не вполне поняла фразу "в дело, в которое сформирована методика, вшивается...": методика, пока она действующая, не сшивается - как раз потому, что не завершена делопроизводством и не может быть "сформирована". Дело, до завершения делопроизводством, находится в стадии формирования. Соответственно, в него ничего не "вшивается". Все документы просто складываются в эту папку. А "сформирована" в дело будет методика только тогда, когда она будет либо 1) отменена, либо 2) будет утверждена новая редакция (собственно, предыдущая версия тогда тоже будет отменена).
Коллеги, подскажите, верны ли мои рассуждения?
Мы обратились к автору ответа Вере Степановне Иритиковой по поводу вашего комментария. И получили следующее разъяснение.
Ваши рассуждения совершенно справедливы, когда вы ссылаетесь на правила издания нормативных правовых актов (постановление Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» с изменениями и разъяснения Минюста России к утвержденным Правилам), издания муниципальных правовых актов, а также на практику ведения базы данных справочно-правовой системы «Консультант».
Но обратите внимание: в ответе на вопрос читателя мы рассматривали локальные нормативные акты (ЛНА), т.е. нормативные акты, действие которых ограничивается издавшей их организацией. К ЛНА относятся в основном организационные документы – положения, правила, регламенты, инструкции, т.е. внутренние документы. В рамках управления документами и с учетом информатизации и цифровизации процессов работы с ними очень многие организации используют лучшие практики, закрепленные национальными стандартами Российской Федерации, разработанными на основе стандартов ИСО по управлению документами (ГОСТы Р ИСО). Поддержка версионности документа в пределах срока его действия является одним из принципов управления документами, который применяется во взаимосвязи с принципом обязательной идентификации. Поэтому идентификатор «версия», «номер версии» применяется теми организациями, которые реализуют концепцию управления документами и поддерживают свою нормативную базу в актуальном состоянии. Версия документа – это документ на определенной стадии его существования в пределах срока действия (т.е. актуальности, которая контролируется и поддерживается за счет внесения изменений и дополнений до признания утратившим силу).
Наш журнал – издание практической направленности. Поэтому мы иногда позволяем употребление профессионализмов. Например, в контексте нашего ответа – «вшить» изменения к документу в сформированное дело (для обеспечения его правильной систематизации) употреблено в значении «скрепить» документ-изменения с основным документом, к которому они относятся, а не прошивать нитью.
Листы многостраничных документов обычно скрепляются скобками или скрепками для обеспечения целостности документа как материального объекта и часто вкладываются в пластмассовые папки-файлы для обеспечения сохранности. Они не могут «просто складываться», так или иначе они формируются в дела в хронологической или нумерационной последовательности в соответствии с номенклатурой дел и находятся на текущем оперативном хранении в делопроизводстве. О прошивке дела, т.е. о его действительном сшивании с использованием нити или тонкого шнура, мы обычно говорим, когда рассматриваем архивно-техническую обработку дел в процессе подготовки их к передаче на архивное хранение.
О проблемах формирования в дела исполненных или неисполненных документов мы недавно рассказывали в одном из номеров нашего журнала.
Но опыт лучших практик показывает, что в дела, в т.ч. «переходящие», формируются как действующие ЛНА (актуальные и формально «не исполненные»), утвержденные изменения к ним, новые версии ЛНА, так и утратившие силу документы, т.к. они остаются в сформированном деле. В соответствии с закрепленным в номенклатуре дел заголовком дела и сроком его хранения ЛНА выделяются к уничтожению или проходят архивно-техническую обработку после проведения экспертизы ценности.
Что делать, когда оформлено множество приказов, где работник назначен контролирующим лицом, а он потом переводится в другой филиал? Если работника уволили, а потом оформили обратно на работу в ту же организацию и на ту же должность? Если переименовали структурное подразделение, которое под старым названием значится в ЛНА?
Показываем, как создать оглавление в начале локального нормативного акта в виде системы гиперссылок, чтобы пользователи потом, нажимая на нужный раздел, могли сразу «перелетать» на него. Вы сможете установить отдельные гиперссылки внутри вордовского файла на любые его фрагменты, а также настраивать их на внешние ресурсы: файлы, веб-сайты, электронную почту. В каком формате лучше размещать итоговый нормативный документ для использования работниками организации.
Возникла спорная ситуация с коллегами в части отнесения приказа к производственной или административно-хозяйственной деятельности. Необходимо ввести в действие Положение о порядке предоставления компенсации стоимости проезда работникам организации. В данном случае приказ о введении в действие будет с буквой «а» или «п»? Если исходить из основного вида деятельности организации, то мы – институт, выполняющий проектные и изыскательские работы по объектам транспортного и промышленно-гражданского строительства.
Конкретные рекомендации по превращению Инструкции по делопроизводству в удобный справочник для сотрудников: как организовать навигацию, оптимальная структура текста, что можно вынести в приложения и памятки, как отразить правила оформления разных видов документов и процессы работы с ними в удобной табличной форме, что включать в альбом (бланки, формы, шаблоны заполнения документов). Примеры оформления 1-й страницы Инструкции с титульным листом и без него.
Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.
Проанализируем содержание новых Правил по делопроизводству, которые вступили в силу 12 февраля 2020 года. Для кого они обязательны? На какие положения Правил стоит обратить особое внимание при актуализации своей Инструкции по делопроизводству? Какие упущения Правил придется восполнять самостоятельно? Обратите внимание на заложенную в Правилах систему распределения ответственности за организацию и ведение делопроизводства между службой делопроизводства, руководителями разного уровня и другими сотрудниками. Для претворения в жизнь недостаточно ее отражения в Инструкции по делопроизводству организации, может потребоваться актуализация кадровых документов.
Какие локальные нормативные акты организации обычно регламентируют работу с бумажными и электронными оригиналами и копиями документов, в т.ч. в СЭД. Как их анализировать – даем перечень распространенных ошибок, который поможет и вам вычистить их в регламентирующих документах своей организации. Зачем и как конструировать матрицу ответственности и пользовательские инструкции (в дополнение к руководству пользователя СЭД).
Что делать, когда оформлено множество приказов, где работник назначен контролирующим лицом, а он потом переводится в другой филиал? Если работника уволили, а потом оформили обратно на работу в ту же организацию и на ту же должность? Если переименовали структурное подразделение, которое под старым названием значится в ЛНА?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
