Top.Mail.Ru
Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив № 03 / 2022
  3. Ответы на вопросы

Как отразить в ЛНА внесение изменений?

2
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 03 / 2022
Вопрос
Вносим приказом изменения в локальный нормативный документ – в некую Методику. Изменения в приказе обозначили. Как в самой Методике обозначить, что там появились изменения? На титульном листе оформить «ред. от 00.00.0000»?
Отвечает
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Если изменения не очень значительные и если в приказе вы не давали поручения руководителю подразделения, ответственного за Методику (подразделение-исполнитель), внести утвержденные изменения в ее текст и подготовить новую версию, то Методика будет существовать в прежней редакции, но в комплексе (вместе) с удостоверенной копией приказа.

Знакомить исполнителей с приказом под личную подпись (или в порядке, установленном локальным нормативным актом об электронном документообороте) вы будете вместе с утвержденной Методикой (в приказе точно должны быть указаны пункты и их новая редакция или замена части текста по каждому пункту). На внутреннем портале вы опубликуете приказ о внесении изменений вместе с Методикой, а если Методика касается не всех исполнителей, то в лист рассылки вы будете включать тех сотрудников, которым приказ направляется просто для информирования.

В дело, в которое сформирована Методика, в таких случаях обычно поверх нее вшивается удостоверенная копия приказа, которым внесены изменения и установлены новые формулировки.

На титульном листе самой Методики под ранее оформленным грифом утверждения вам необходимо будет оформить вручную отметку о внесении изменений:

Пример 1. При внесении изменений в ЛНА приказом (без издания новой версии ЛНА) под ранее оформленным грифом утверждения добавляется отметка о внесении изменений

Но все-таки самой лучшей практикой является поддержка версионности документов, особенно ЛНА и внутренних методик. Чтобы избежать метода «здесь читаем, а здесь не читаем», и с целью идентификации, рекомендуем подготовить новую версию документа с необходимыми изменениями, дополнениями и утвердить приказом именно ее. В этом случае на титульном листе Методики вы оформляете гриф утверждения новым приказом, а ниже наименования разновидности сможете оформить в скобках отметку по форме «(Версия 1.1)», а не «Редакция от 00.00.0000».

Связанный материал
Классификация ОРД и формирование документов в дела
№ 03 / 2022

Как можно поддерживать версионность ЛНА, как при этом оформляется его заголовочная часть, см. в Примере 2 в статье «Классификация ОРД и формирование документов в дела» в № 3’ 2022
Оценить вопрос
2 Коментария
s
В избранное
Версия для печати
Отправить по почте

Выбери вариант доступа

Получать бесплатные статьи на e-mail по теме:

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 2

v*r*m*r*s*e*a@
09.03.2022, 17:35

Добрый день. Скажите, а откуда появилась формулировка "Версия такая-то"? Почему при изменениях методик нельзя пойти по пути внесения изменений в нормативные правовые акты либо в муниципальные правовые акты? Есть ведь прекрасные разъяснения Минюста как по НПА,таки по МПА: изменения в документ вносятся в том же порядке, в каком принимается собственно документ.
Следовательно, если методика формируется в дело на бумажном носителе, то все изменения формируются в то же дело - отдельными документами о внесении изменений.
Если методика формируется в какой-либо базе и поддерживается ее актуальная версия, то все редакции отражаются непосредственно в тексте методики с пометкой "в редакции такого-то правового акта". Вполне наглядно это демонстрирует база "Консультант".
И, боюсь, не вполне поняла фразу "в дело, в которое сформирована методика, вшивается...": методика, пока она действующая, не сшивается - как раз потому, что не завершена делопроизводством и не может быть "сформирована". Дело, до завершения делопроизводством, находится в стадии формирования. Соответственно, в него ничего не "вшивается". Все документы просто складываются в эту папку. А "сформирована" в дело будет методика только тогда, когда она будет либо 1) отменена, либо 2) будет утверждена новая редакция (собственно, предыдущая версия тогда тоже будет отменена).
Коллеги, подскажите, верны ли мои рассуждения?

0
Редакция журнала
21.03.2022, 11:56 v*r*m*r*s*e*a@

Мы обратились к автору ответа Вере Степановне Иритиковой по поводу вашего комментария. И получили следующее разъяснение.
Ваши рассуждения совершенно справедливы, когда вы ссылаетесь на правила издания нормативных правовых актов (постановление Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» с изменениями и разъяснения Минюста России к утвержденным Правилам), издания муниципальных правовых актов, а также на практику ведения базы данных справочно-правовой системы «Консультант».
Но обратите внимание: в ответе на вопрос читателя мы рассматривали локальные нормативные акты (ЛНА), т.е. нормативные акты, действие которых ограничивается издавшей их организацией. К ЛНА относятся в основном организационные документы – положения, правила, регламенты, инструкции, т.е. внутренние документы. В рамках управления документами и с учетом информатизации и цифровизации процессов работы с ними очень многие организации используют лучшие практики, закрепленные национальными стандартами Российской Федерации, разработанными на основе стандартов ИСО по управлению документами (ГОСТы Р ИСО). Поддержка версионности документа в пределах срока его действия является одним из принципов управления документами, который применяется во взаимосвязи с принципом обязательной идентификации. Поэтому идентификатор «версия», «номер версии» применяется теми организациями, которые реализуют концепцию управления документами и поддерживают свою нормативную базу в актуальном состоянии. Версия документа – это документ на определенной стадии его существования в пределах срока действия (т.е. актуальности, которая контролируется и поддерживается за счет внесения изменений и дополнений до признания утратившим силу).
Наш журнал – издание практической направленности. Поэтому мы иногда позволяем употребление профессионализмов. Например, в контексте нашего ответа – «вшить» изменения к документу в сформированное дело (для обеспечения его правильной систематизации) употреблено в значении «скрепить» документ-изменения с основным документом, к которому они относятся, а не прошивать нитью.
Листы многостраничных документов обычно скрепляются скобками или скрепками для обеспечения целостности документа как материального объекта и часто вкладываются в пластмассовые папки-файлы для обеспечения сохранности. Они не могут «просто складываться», так или иначе они формируются в дела в хронологической или нумерационной последовательности в соответствии с номенклатурой дел и находятся на текущем оперативном хранении в делопроизводстве. О прошивке дела, т.е. о его действительном сшивании с использованием нити или тонкого шнура, мы обычно говорим, когда рассматриваем архивно-техническую обработку дел в процессе подготовки их к передаче на архивное хранение.
О проблемах формирования в дела исполненных или неисполненных документов мы недавно рассказывали в одном из номеров нашего журнала.
Но опыт лучших практик показывает, что в дела, в т.ч. «переходящие», формируются как действующие ЛНА (актуальные и формально «не исполненные»), утвержденные изменения к ним, новые версии ЛНА, так и утратившие силу документы, т.к. они остаются в сформированном деле. В соответствии с закрепленным в номенклатуре дел заголовком дела и сроком его хранения ЛНА выделяются к уничтожению или проходят архивно-техническую обработку после проведения экспертизы ценности.

0

Рекомендовано для вас

Как оформить согласование ЛНА

Делопроизводство и архив
№ 06 / 2022

В соответствии с п. 4.7 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44): «Оформление результатов согласования ЛНА и распорядительных документов осуществляется в виде виз, проставляемых заинтересованными лицами на последнем листе проекта документа (на его лицевой или оборотной стороне) или на отдельном листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа». У меня вопрос – что значит «неотъемлемой частью документа»: – лист согласования может быть оформлен на отдельном листе (распечатан из системы электронного документооборота) и храниться вместе с ЛНА? – или лист согласования должен быть включен в состав ЛНА (например, как последний лист ЛНА), т.е. пронумерован, как и все листы ЛНА и приложения к нему?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Как оформить и заменить ссылку на нормативный документ в приказе и ЛНА

Делопроизводство и архив
№ 01 / 2022
Оформление документов

Показаны примеры оформления ссылок на нормативные документы в приказах и локальных нормативных актах (ЛНА): что писать и где. Узнаете, чем отличаются внутритекстовые ссылки, подстрочные (сноски) и выносные. И что самое сложное – что делать с приказами и ЛНА, когда документы, на которые мы в них ссылались, устаревают. Поводом для статьи стал вопрос читателя.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Классификация ОРД и формирование документов в дела

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2022
Современное делопроизводство

Поводом для статьи стал вопрос подписчика. Сначала мы помогли разобраться в терминологии, чтобы различать локальный нормативный акт (ЛНА), организационно-распорядительные документы (ОРД), регламентирующий и нормативный документ, официальный документ. Рассмотрели общую классификацию управленческих документов. Показали на примере, как можно группировать в дела ЛНА и утвердившие их распорядительные документы. Таким образом мы показали связь между терминологией, классификацией и группировкой документов в дела.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Как корректно заменять сканы ранее зарегистрированных документов?

Делопроизводство и архив
№ 08 / 2021

Наша организация – государственное учреждение. Используем в своей работе СЭД. И подчас возникает необходимость заменить полностью зарегистрированный документ или его часть, т.е. удалить первоначально зарегистрированный скан-образ документа и вложить новый. Всегда аргументируем тем, что это запрещено, но вот ссылку на нормативный акт найти не можем. Искали и в «Гаранте» и в «Консультанте+». Подскажите, пожалуйста, ссылку на нормативный правовой акт, где четко прописано, что замена уже зарегистрированных документов запрещена законом.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним

Делопроизводство и архив
№ 07 / 2017
Оформление документов

Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.

Аминов Владимир
генеральный директор ООО «АБС-Консалт»

Внесение изменений в нормативные акты организации

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2020
Оформление документов

Объясняем, какими документами можно внести изменения в ранее изданные локальные нормативные акты организации. Показываем формулировки приказа для корректировки, добавления, изъятия отдельных слов, чисел, предложений либо целых пунктов, разделов, приложений. Как признать старый нормативный акт полностью утратившим силу при утверждении его нового варианта, как их потом различать (идентифицировать).

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

Новые Правила делопроизводства для госорганов и органов местного самоуправления

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2020
Современное делопроизводство

Проанализируем содержание новых Правил по делопроизводству, которые вступили в силу 12 февраля 2020 года. Для кого они обязательны? На какие положения Правил стоит обратить особое внимание при актуализации своей Инструкции по делопроизводству? Какие упущения Правил придется восполнять самостоятельно? Обратите внимание на заложенную в Правилах систему распределения ответственности за организацию и ведение делопроизводства между службой делопроизводства, руководителями разного уровня и другими сотрудниками. Для претворения в жизнь недостаточно ее отражения в Инструкции по делопроизводству организации, может потребоваться актуализация кадровых документов.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Как оформить согласование ЛНА

Делопроизводство и архив
№ 06 / 2022

В соответствии с п. 4.7 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44): «Оформление результатов согласования ЛНА и распорядительных документов осуществляется в виде виз, проставляемых заинтересованными лицами на последнем листе проекта документа (на его лицевой или оборотной стороне) или на отдельном листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа». У меня вопрос – что значит «неотъемлемой частью документа»: – лист согласования может быть оформлен на отдельном листе (распечатан из системы электронного документооборота) и храниться вместе с ЛНА? – или лист согласования должен быть включен в состав ЛНА (например, как последний лист ЛНА), т.е. пронумерован, как и все листы ЛНА и приложения к нему?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Раздел не найден.