Top.Mail.Ru
Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив № 10 / 2024
  3. Ответы на вопросы

У документа несколько резолюций разных руководителей

0
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 10 / 2024
Вопрос
Наша компания крупная, у генерального директора много заместителей по определенным направлениям. В организацию зачастую поступают документы, адресованные двум должностным лицам компании. Например, двум заместителям, когда в одном письме затрагиваются вопросы, которые курируют эти руководители. Соответственно, документ передается на рассмотрение и тому, и другому руководителю. Таким образом, один и тот же документ будет иметь две резолюции, как правило, с указанием разных исполнителей и разными сроками исполнения (ведь у каждого руководителя свое видение). А иногда фамилии исполнителей частично совпадают у обоих руководителей. К тому же документы с резолюциями от двух руководителей могут выйти не одновременно, т.к. один из руководителей может отсутствовать на рабочем месте, например находиться в командировке. От второго руководителя резолюция может выйти позже, чем от первого. На какую резолюцию необходимо опираться при направлении документа на исполнение и постановке на контроль, ведь служба делопроизводства не может игнорировать ни одну, ни другую резолюцию? Но и ставить одному и тому же документу разные сроки исполнения абсурдно, равно как и направлять на исполнение в разные отделы.
Отвечает
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

В одном из основных приказов устанавливается делегирование / распределение полномочий между руководителем организации и его заместителями, полномочия не должны пересекаться. Зоны ответственности и структурные подразделения, за деятельностью которых заместители руководителя осуществляют общий контроль (иногда употребляется термин «курирует»), также не должны дублироваться. Все управленческие ситуации взаимодействия заместителей руководителя, курируемых ими подразделений и реализация общих значимых проектов организации, а также замещение в случае временного отсутствия специально устанавливаются в приказе о делегировании полномочий и фиксируются в должностных положениях / инструкциях, трудовых договорах или оперативно издаваемых приказах по основной деятельности.

Служба делопроизводства на основе регламентированных полномочий и закрепленных зон ответственности разрабатывает один из базовых классификаторов – Классификатор направлений...

Вы видите начало этого ответа. Выберите свой вариант доступа

Купить этот ответ
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
доступ
к Базе знаний

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

доступ
к Базе знаний

Рекомендовано для вас

Исполнение запросов внешних организаций о предоставлении персональных данных

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2023
Современное делопроизводство

На чьи запросы о представлении персональных данных организация обязана отвечать. В какие сроки (показываем нормативно закрепленные правила и практику). Как организовать этот процесс. Даем образцы оформления разных документов, направляемых в ответ: для представления запрошенных сведений или копий документов, для отказа из-за невозможности идентифицировать субъект персданных или из-за невозможности в принципе их предоставления автору запроса.

Оксана Аскарова
начальник общего отдела управления делами Отделения Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации по Тверской области

Организация контроля исполнения документов: практический опыт (часть 1)

Делопроизводство и архив
№ 08 / 2023
Современное делопроизводство

Контроль исполнения поручений осуществляется во многих организациях – сам по себе он новацией не является. Интерес представляют детали того, как его можно оптимальнее организовать. В этой статье описан живой опыт. В первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, обратите внимание: какие документы ставятся на контроль, как назначаются сроки исполнения, какие роли и типовые резолюции используются в СЭД, как выстраивается иерархия задач при спуске поручений вниз по управленческой пирамиде, как можно оперативнее доводить срочные документы до руководителей для вынесения резолюции и до исполнителей, о каких законодательных ограничениях важно помнить.

Роза Ширинян
начальник управления делами Отделения Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации по Тверской области

Организация контроля исполнения документов: практический опыт (часть 2)

Делопроизводство и архив
№ 09 / 2023
Современное делопроизводство

В этой части статьи детально рассматривается функционал СЭД,которым пользуются руководители, исполнители и служба ДОУ. Какие папки и отчеты в СЭД используются, какие сведения анализируются и вручную добавляются в отчет, экспортируемый из СЭД в Excel. Какие операции службой ДОУ делаются ежедневно, какие отчеты могут готовиться к еженедельной планерке у руководителя организации, какие решения он может принимать на их основе. Показаны инструменты СЭД, логика работы службы ДОУ и руководителей, примеры разных отчетов по исполнительской дисциплине.

Роза Ширинян
начальник управления делами Отделения Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации по Тверской области

Исчисление сроков исполнения документов по правилам делопроизводства

Делопроизводство и архив
№ 07 / 2023
Современное делопроизводство

Детально рассматриваем сроки регистрации и исполнения документов по правилам, установленным для государственных и муниципальных органов, а также для госорганизаций. Сравниваем их между собой и с правилами, зафиксированными в ГК РФ. Иллюстрируем на примере с календарем. Объясняем реальную границу свободы выбора для «обычных» негосударственных организаций: какие правила не для них, а что в любом случае соблюдать придется. Отмечаем расхождения в правилах для госорганов и их отдельной категории – федеральных органов исполнительной власти.

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

Оформляем резолюцию

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2023
Оформление документов

Когда и на каких документах оформляется резолюция руководителем. Как ее оформить: из каких обязательных элементов она должна состоять, а что может «достраиваться автоматически» для минимизации усилий руководителя. Почему резолюцию лучше оформлять непосредственно на рассматриваемом бумажном документе либо в СЭД, избегая ее оформления на отдельном бланке. Как работникам наглядно показать их «делопроизводственные роли» в Регламенте работы с организационно-распорядительными документами: кто, что, когда делает. Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.

Наталья Ковальчук
руководитель аппарата генерального директора авиационной компании

Исполнитель: кто им может быть и как отразить в документе

Делопроизводство и архив
№ 06 / 2020
Оформление документов

Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2012
Информационные технологии

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Антипов Денис
специалист по электронному документообороту ООО «Тулпар Техник»

Исчисление сроков исполнения документов по правилам делопроизводства

Делопроизводство и архив
№ 07 / 2023
Современное делопроизводство

Детально рассматриваем сроки регистрации и исполнения документов по правилам, установленным для государственных и муниципальных органов, а также для госорганизаций. Сравниваем их между собой и с правилами, зафиксированными в ГК РФ. Иллюстрируем на примере с календарем. Объясняем реальную границу свободы выбора для «обычных» негосударственных организаций: какие правила не для них, а что в любом случае соблюдать придется. Отмечаем расхождения в правилах для госорганов и их отдельной категории – федеральных органов исполнительной власти.

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

Раздел не найден.