Top.Mail.Ru

Особенности составления акта о выделении к уничтожению научно-технической документации

Чем отличается акт о выделении к уничтожению научно-технических документов от аналогичного акта для управленческой документации? Какова логика его заполнения?

Форма акта

Мы руководствуемся «Основными правилами работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях» 1991 г. – документ до сих пор действует. Форма акта о выделении к уничтожению научно-технической документации1 дана в приложении № 9 данных правил.

При работе с НТД нам не всегда подходят «Основные правила работы архивов организаций» 2002 года, в частности, сложно использовать их форму акта из приложения № 4 к п. 2.4.1.

Форма акта о выделении к уничтожению научно-технической документации содержит дополнительные столбцы для заполнения реквизитов и обозначений, характерных для НТД. Давайте сравним табличные части таких актов для управленческой документации2 и для НТД (см. Пример):

  • обратите внимание на то, что количество граф таблицы в форме акта НТД – 9, а для УД – 8;
  • в акте НТД есть следующие графы, не характерные для акта УД: «Обозначение», «Организация-разработчик», «Количество листов ед. хр.», «Пояснение». Это обусловлено тем, что формы учета НТД отличны от форм учета дел управленческой документации;
  • ряд граф, характерных для акта УД, отсутствует в акте НТД: «Номер описи», «Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи»;
    • маловероятно, что в техническом архиве реально организовать учет документов с составлением на них описей. Это происходит из-за:
      • самой процедуры создания НТД (в большой документальный комплекс (имеющий свой шифр) входит множество документов (со своими инвентарными номерами) разных по объему – от 1 до 400 и более листов; по виду – пояснительные записки, спецификации, общие виды, узлы и др.; разных по формату – от А1 и более);
      • наличия в архиве помимо подлинников дублетов и копий;
      • изменяемости комплекса НТД даже после поступления в архив на хранение и т.д.
      Таким образом, можно сказать, что графа с «описями дел» для НТД не нужна – она использоваться не будет.
    • то же можно сказать и о графе «Индекс дела по номенклатуре» – редко удается увидеть внесение дел НТД в номенклатуру дел организации. Подобные требования государственных архивов в организациях понимания не находят. Так что эта графа также не будет функциональной;
  • в акте НТД есть «Количество листов...», а в акте УД ей соответствует графа «Количество единиц хранения».

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Основные реестры для учета технической документации: из опыта международных инжиниринговых компаний

Россия занялась технологичеcким суверенитетом, а значит, нас ожидает очередная прорывная индустриализация и работать с научно-техническими документами мы будем активнее. Востребованность специалистов в этой сфере очень высока, соответственно, и уровень зарплатных ожиданий специалистов технического документационного контроля намного выше, чем у специалистов по работе с управленческими документами. Ведь на кону сдача крупных инвестиционных проектов в срок и все созданное должно работать! В статье показаны 2 реестра учета как ключевые инструменты контроля за технической документацией (по которой будут строить и по которой должны вовремя поставляться материалы, оборудование). Автор делится передовой практикой западных и азиатских компаний, которая уже пустила корни в России.

Какая ЭК должна заниматься документами библиотечного фонда?

Необходимо списать документы из библиотечного фонда технической библиотеки организации. Есть постоянно действующая экспертная комиссия по экспертизе ценности документов, образующихся в процессе деятельности всех подразделений предприятия. Возможно ли издать приказ, который утвердит временную экспертную комиссию по экспертизе ценности документов библиотечного фонда ввиду его специфики?

Служба ДОУ оформляет акт на уничтожение документов разных лет

За основу можно взять рекомендованную форму акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (из архивных Правил 2023 года). Ее можно использовать для оформления уничтожения документов с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях, в нее можно включить документы нескольких подразделений за несколько лет. Поводом для статьи стал вопрос читателя.

Как документировать уничтожение персональных данных

Штраф за неуничтожение в заданные сроки персональных данных для организации сейчас доходит до 500 000 руб., и Госдума рассматривает законопроект о его увеличении в несколько раз! Поэтому давайте разберемся, в каких ситуациях, в какие сроки надо уничтожать персданные, как это документально подтвердить, сколько потом хранить такие доказательства. Правила документирования установлены Роскомнадзором – объясняем, что он требует. Показываем образцы приказа о создании комиссии, акта об уничтожении персданных, уведомления работника об уничтожении персональных данных, которые использовались неправомерно. Предлагаем формулировки для ЛНА о порядке уничтожения таких конфиденциальных сведений, для договоров об обязательстве контрагента уничтожить передаваемые ему персданные.

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Сроки хранения и индексы дел в акте о выделении документов к уничтожению

Какую утвержденную форму акта о выделении документов к уничтожению следует использовать, как ее адаптировать для нужд делопроизводства (когда документы уничтожаются в подразделениях до передачи в архив). Когда планируемые сроки хранения в номенклатуре дел будут отличаться от сроков в акте, по которым документы реально будут уничтожаться. Как в акте можно отразить «старые» сроки хранения и индексы дел по номенклатуре и «новые» сроки по актуальному Перечню документов. Поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Уничтожение документов

С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация. В данной статье мы расскажем о порядке проведения этой процедуры, а также о способах ее документального подтверждения. Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов? Как меняется комплект оформляемых документов, если вы прибегаете к услугам сторонней организации? Когда и как оформляется акт об уничтожении испорченных бланков документов? Какие способы уничтожения применяют для бумажных и электронных документов?