Выдача пользователям документов из архива организации

Чем руководствоваться

Работа архивов организаций регламентируется Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526¹. Глава V указанных Правил устанавливает обязанность архивов организаций предоставлять пользователю архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним.

Хочется обратить внимание на следующее: архив организации – структурное подразделение или часть структурного подразделения организации, которое обеспечивает централизованное хранение архивных документов (т.е. концентрацию указанных документов в одном месте – специально оборудованном помещении). При этом, в соответствии с ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»² организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Обязанность создавать архив установлена только для органов государственной власти и органов местного самоуправления (ч. 1 ст. 13 Закона об архивном деле).

Таким образом, большинство организаций могут осуществлять как централизованное, так и децентрализованное хранение архивных документов (например, в структурных подразделениях по месту их создания). Но обеспечивать сохранность данных архивных документов они обязаны в соответствии с ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле.

Использование архивных документов

Правила 2015 устанавливают требования не только к обеспечению сохранности архивных документов, но и к их хранению, комплектованию, учету и использованию. Как видите, использование – одна из 4 основных функций архива организации.

Основными формами использования документов архива организации являются:

• информационное обеспечение работников организации;
• исполнение запросов пользователей, в т.ч. социально-правового характера от граждан;
• выдача документов и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам пользователей;
• информирование сторонних организаций о наличии и содержании имеющихся в архиве документов;
• использование документов в средствах массовой информации, а также для подготовки историко-информационных мероприятий: выставок, экскурсий, конференций;
• выдача документов для работы в читальном (просмотровом) зале архива;
• организация доступа работников организации к документам архива через информационную систему и интернет.

Исполнение запросов может быть в виде предоставления архивной копии хранящегося в архиве оригинала, архивной выписки или архивной справки. Но мы далее в статье сосредоточимся на выдаче оригиналов во временное пользование:

• работникам структурных подразделений своей организации;
• сторонним организациям.

Что выдаем из хранилища

Единицей хранения в архиве, как правило, является дело. Оно прошито, документы в нем описаны. Поэтому даже когда пользователю нужен один- единственный документ, его не изымают из дела, а отдают папку целиком.

Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр (он состоит из номера фонда, номера описи и номера дела), пронумерованные листы, лист-заверитель дела (фиксирует количество листов в деле) и лист использования документов. Все это в комплексе гарантирует целостность дела.

Подготовка дел к выдаче из архивохранилища включает:

• сверку архивного шифра и заголовка дела с описью дел, документов;
• проверку физического состояния дела.

Документы из архивохранилища не выдаются в случаях:

• наличия фонда пользования (т.е. копий архивных документов);
• неудовлетворительного физического состояния документов (дела находятся на реставрации или их готовят к реставрации, дела нуждаются в переплете и т.п.);
• наличия грифов ограничения доступа;
• отсутствия научного описания и технического оформления документов – когда дела и документы не разобраны и не учтены.

Можно ли использовать документы, которые переданы на депозитарное хранение? Депозитарное хранение осуществляется на основании договора, в котором должны быть оговорены и особенности использования документов. Если договором не предусмотрено использование документов, то функции архива ограничиваются только хранением и допуском сотрудников организации – собственника документов для осуществления их использования на территории хранителя. Договором могут быть предусмотрены и иные условия, например собственник может выдавать разрешение на использование документов в каждом конкретном случае.

Как документировать выдачу во временное пользование документов из архива

Основанием осуществления выдачи должно быть письменное разрешение, например его может давать руководитель архива или службы ДОУ³, а оформлено оно может быть в виде положительной визы на служебной записке, заказе / требовании или письме будущего получателя документа (см. отметки «!» в Примерах 1 и 2).

Заказом или служебной запиской инициируется выдача дел из хранилища для ознакомления с документом на месте, без выноса за пределы организации.

Форма бланка заказа приведена в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных Коллегией Росархива в 2002 году⁴. Ее можно использовать при разработке своего бланка заказа (требования):

Обратите внимание: в форме заказа из Правил 2002 мы заменили «исследователя» на «сотрудника структурного подразделения», но вот изымать первые 3 графы из табличной части не стали.

Форма данного заказа удобна архивистам, но совершенно неудобна работникам других подразделений, которые заказывают документы из архива. Как правило, последним известно, какие документы они хотят получить, но не известно, в каких делах те подшиты и уж тем более шифры этих дел (номера фонда, описи и единицы хранения). Поэтому инициативным документом в своей организации вы можете сделать и служебную записку (Пример 2), в которой инициатор изложит то, что знает, а уже работники архива найдут требуемый документ «в своей вотчине». Либо инициатор сначала должен пообщаться с архивистом, получив от того «коды», которые сможет вписать в заказ, показанный в Примере 1.

Вынос из здания архива или здания организации архивных документов возможен на основании акта, а при пропускном режиме еще может потребоваться оформление специального пропуска. Поэтому если документ запрашивается другой организацией или удаленным структурным подразделением, то составляется акт о выдаче дел во временное пользование.

Такой акт составляется в 2 экземплярах:

• один из которых остается в архиве организации,
• другой выдается получателю.

Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации-получателя, подписи заверяются печатями организаций.

После возвращения дел в обоих экземплярах акта делается соответствующая отметка:

• один экземпляр остается в организации-получателе,
• другой хранится в деле фонда в архиве организации, выдававшей дела.

Форма данного акта установлена приложением 10 к пункту 2.46 Правил 2015 (образец оформления см. в Примере 3). Но мы усовершенствовали ее, чтобы в одном документе можно было собрать подписи не только руководителей отдающей и принимающей документы организаций, но и тех конкретных исполнителей, которые заняты в процессе выдачи и возврата документов. Мы выделили оранжевой заливкой зону акта, которую предлагаем в него добавить.

Согласно пункту 2.45 Правил 2015 документы выдаются из архивохранилищ на срок, не превышающий:

• 6 месяцев – судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам;
• 1 месяца – для использования работниками организации и иными пользователями.

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя организации-владельца на основании письменного подтверждения пользователя о сохранности документов.

При выявлении фактов нарушения сроков возврата архивных документов должны предприниматься меры по их возвращению на места хранения.

Отслеживать факты выдачи / возврата единиц хранения и сроки помогают учетные документы. Выдача из архивохранилища должна регистрироваться в книге выдачи дел. Поскольку форма такого журнала / книги не утверждена нормативным актом, организациям следует самостоятельно ее разработать и утвердить (например, в виде приложения к Инструкции по делопроизводству организации или к Положению об архиве организации, Инструкции о порядке использования архивных документов и т.п.). Правилами 2002 предлагалась форма учетного журнала, которую можно взять за основу, для удобства предлагаем добавить в нее графу «Плановый срок возврата» (мы выделили ее оранжевым цветом) – см. Пример 4.

Не путайте книгу учета выдачи документов (из Правил 2002) с книгой учета поступления и выбытия дел, документов (из Приложения 11 к Правилам 2015). Вторая из них является обязательным учетным документом архива, фиксирующим изменение состава архивного фонда организации: когда документы поступают на архивное хранение или окончательно выбывают. Нужная нам отдельная книга выдачи документов (фактически во временное пользование) как раз и нужна, чтобы эти «временные перемещения» не отражались в «основной» книге.

Контроль возврата дел осуществляется по этой книге. Наличие подписи архивиста в графе 10 свидетельствует том, что документ можно снять с контроля. Выверка книги проводится не реже 1 раза в квартал. Контроль может проводиться автоматически в случае использования в архиве автоматизированной системы.

Учет использования архивных дел должен проводиться независимо от того, осуществляется в организации централизованное или децентрализованное хранение документов. Наличие указанных выше документов обязательно.

Но есть еще ряд вспомогательных документов, облегчающих контроль возврата единиц хранения при выдаче их из архивохранилища (или иного места хранения). Но эти документы целесообразно использовать при централизованном хранении, т.е. при наличии в организации архива. К ним относятся:

• карта-заместитель дела. Она помещается вместо выдаваемых из архивохранилища единиц хранения. При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве организации до минования надобности. Форма карты-заместителя установлена Приложением 7 к пункту 2.47 Правил 2015 (образец заполнения показан в Примере 5). Форма этого документа была и в Правилах 2002, но в действующий сейчас вариант добавили в табличную часть графы 5 и 6 для подписей выдавшего и получившего дело. А мы рекомендуем еще добавить графу 7 для записи в нее реквизитов документа, на основании которого дело было отдано из архива, так легче будет «найти концы»;
• лист использования документов дела. Его форма тоже есть в действующих сейчас Правилах 2015 – в Приложении 9 (см. Пример 6), и она уже давно не менялась.