Новый методический документ о контроле в сфере архивного дела (часть 1)

Система контроля в сфере архивного дела

На страницах нашего журнала мы часто поднимаем вопросы проверок и ответственности за состояние работы с документами и их хранения, по поводу которых проявляют беспокойство службы делопроизводства и архивы организаций. У руководителей организаций – другие приоритеты, и размер административного штрафа по ст. 13.20 КоАП не является угрозой и не помогает им осознать всю степень ответственности за документальный и архивный фонды организации.

Росархив в рамках развития системы контрольно-ревизионной деятельности в сфере архивного дела в 2018 году опубликовал аналитический отчет, в котором сформулированы основные недостатки архивного хранения документов в организациях и государственных / муниципальных архивах. Ситуации практически одинаковы:

• недостатки в ведении основных учетных документов архива (в учете документов, находящихся на архивном хранении, если архив не образован);
• отсутствие плановых проверок наличия и состояния документов в архиве (находящихся на архивном хранении);
• отсутствие учета выданных архивных справок, выписок и архивных копий (службы делопроизводства включают их в общие документопотоки «входящие»–«исходящие» документы) и др.

К основным организационным недостаткам относятся и те, устранение которых становится обязательным при хранении электронных документов:

• отсутствие специально приспособленного и оборудованного помещения для хранения архивных документов;
• несоблюдение охранного режима и требований пожарной безопасности;
• нарушение санитарно-гигиенического и температурно-влажностного режимов.

В экспертном сообществе отметили, что в аналитическом отчете был закреплен общий алгоритм проверок в сфере контроля за соблюдением архивного законодательства:

• административный регламент проверки;
• годовой план проверок (хотя он явно в отчете не указан);
• выездная проверка на объекте контроля;
• документальная проверка (проверка на основе контрольно-проверочных листов, т.е. «чек-листов»).

В условиях пандемии в 2020–2021 годах и в 2022 году в связи с запретом большинства плановых проверок актуальность вопроса о соблюдении требований в сфере архивного дела немного понизилась, но государственная реформа в сфере контрольно-ревизионной деятельности неизменно осуществляется и обретает свои организационные формы и методы.

Внесены изменения в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в статью 16 ¹, где система государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле строится на 2 уровнях (ч. 1 ст. 16):

1) федеральный государственный контроль (надзор) осуществляется Рос­архивом ²;

2) региональный государственный контроль (надзор) осуществляется уполномоченными органами исполнительной власти субъектов РФ в соответствии с положениями, утверждаемыми высшими исполнительными органами государственной власти субъектов РФ.

Определены заново и объекты / предметы контроля (ч. 2 ст. 16):

1) Росархив контролирует соблюдение обязательных требований особого режима учета, хранения и использования уникальных документов, находящихся на постоянном хранении в архивах, музеях, библиотеках и научных организациях, включенных в перечень, утверждаемый Правительством РФ, и включенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ;

2) уполномоченные органы субъектов РФ в сфере архивного дела контролируют соблюдение обязательных требований, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ...