Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 2)

Для начала освежим в памяти «установки» новых архивных Правил 2023 года о составе:

• обязательных и
• вспомогательных учетных документов архива,
• а также тех документов, на основании которых производится учет выбытия и поступления дел в архив организации.

Книга учета поступления и выбытия дел, документов

Итак, в архив организации документы поступают в упорядоченном состоянии по утвержденным / согласованным описям¹. При передаче документов в архив на каждом экземпляре описей дел обязательно должна стоять отметка о приеме дел (см. Пример 14). Порядок составления такой отметки установлен Правилами 2023 года², и это очень важный момент, т.к. прием-передача документов от структурного подразделения в архив организации более нигде не фиксируется – актов приема-передачи архивных документов внутри организации Правилами 2023 года не предусмотрено.

Далее работник архива организации делает записи о поступлении документов в архив организации в книге учета поступления и выбытия дел, документов³.

Стандартный алгоритм работы

Рассмотрим типичную ситуацию: поступление и выбытие дел в архив по сводным описям дел, когда в организации своевременно проводится экспертиза ценности и описание документов силами службы делопроизводства организации. Сначала разберемся, как заполняются графы книги, потом рассмотрим конкретные ситуации, сперва типичные, потом – непростые.

В книгу учета поступления и выбытия дел записи вносятся раздельно по каждой описи. Каждая запись имеет самостоятельный порядковый номер, нумерация записей валовая. Согласно методическим рекомендациям к предыдущим Правилам 2015 года нумерация записей велась в пределах года, т.е. в каждом году нумерация записей начиналась с первого номера. Действующими Правилами 2023 года порядок нумерации записей не установлен, однако едва ли приходится ждать каких-либо изменений.

Графы 1–7 заполняются обязательно независимо от вида описи, а графы 8–10 заполняются по видам документов.

Порядок заполнения граф 1, 2 не требует разъяснений.

Графа 3 важна главным образом для организаций со сложной, разветвленной структурой или множеством филиалов. Если документы передаются в архив по сводной описи дел организации, в этой графе ставится прочерк. Даже если в организации нет филиалов или она имеет несложную структуру, мы не рекомендуем исключать эту графу из индивидуальных книг учета поступлений дел, т.к. ситуация может измениться, и тогда придется менять форму книги учета поступления и выбытия дел.

В графе 4 указывается название и номер описи или иного документа, по которому дела поступили в архив. О том, какие это могут быть документы, указано в п. 129 Правил 2023 года, и мы это подробно прокомментируем далее.

В графе 5 указывается наименование передаваемого архивного фонда согласно наименованию фондообразователя на конечную дату передаваемых документов. Номер фонда в организации как правило не присваивается, но если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива (далее – архивные учреждения), то номер фонда может быть указан тот же, что присвоен архивному фонду в соответствующем архивном учреждении. Если же организация хранит документы более чем одного архивного фонда⁴, в графе обязательно указывается и номер фонда. О том, как присваиваются номера фондов в архиве организации, расскажем чуть позже.

Графы 8, 9, 10 заполняются по видам описей.

При заполнении графы 4 могут возникнуть вопросы. В каждой организации имеется не менее одной описи дел – это как минимум должна быть опись дел по личному составу, т.к. в организации работают люди, они получают зарплату, принимаются на работу и увольняются, уходят в отпуск… – в общем, состоят в трудовых отношениях с работодателем. Если в организации только одна опись – это будет опись № 1. Но если в организации больше одной описи, каким образом их нумеровать? Отвечаем:

• порядок нумерации описей дел – валовый, присваивается в хронологическом порядке, т.е. по мере поступления описей дел в архив организации;
• описи дел по личному составу присваивается литера «ЛС»;
• описи дел временного (свыше 10 лет) хранения присваивается литера «В»;
• описям дел постоянного хранения буквенные литеры как правило не присваиваются.

Рассмотрим классический вариант записей в книге учета поступления и выбытия дел, когда в организации 3 описи дел: постоянного хранения, по личному составу и временного (свыше 10 лет) хранения. В Примере 6 в строках 1, 2 и 3 показано, как заполнить книгу учета и выбытия дел, документов при поступлении в архив документов на бумажном носителе по сводным описям дел организации. В графе 16 «Примечание» в этих строках отражается физическое состояние дел, поступивших в архив.

При выбытии документов, например при их передаче в архивное учреждение, в книге учета поступления и выбытия дел, документов делается отметка о выбытии дел (см. строку 4 в Примере 6, отмеченную «!»). Так же, как и при поступлении документов, графы 1–7 заполняются обязательно, далее заполняются графы 11–13 в зависимости от вида выбывающих документов⁵. В графе 16 указывается основание выбытия, в нашем примере это наименование и дата акта приема-передачи документов в архивное учреждение.

Все записи в книге учета поступления и выбытия дел, документов ведутся в течение календарного года. По окончании календарного года составляется итоговая запись о поступивших и выбывших делах.

Это были типичные ситуации, далее рассмотрим нетипичные.

Менее типичная ситуация – № 1

Теперь разберем распространенную ситуацию, которая отличается от стандартного алгоритма работы⁶: служба делопроизводства не составляет сводные описи дел, в архив документы передаются по описям дел структурных подразделений. Как вести учет этих документов?

Документы, поступившие в архив организации по описям дел структурных подразделений⁷, следует учитывать как неописанные⁸ (в графе 14).

Кроме того, нумерация и названия описей дел структурных подразделений имеют свои особенности. Им номера присваиваются согласно индексам по номенклатуре дел с присвоением литерных обозначений видов документов по срокам хранения, например:

• если номенклатура дел имеет разделы «02 – Кадры» и «03 – Бухгалтерия»;
• то описи дел этих структурных подразделений будут иметь следующие номера и наименования:
  • опись 02П⁹ дел постоянного хранения,
  • опись 02ЛС дел по личному составу,
  • опись 02В дел временного (свыше 10 лет) хранения,
  • опись 03П дел постоянного хранения,
  • опись 03ЛС дел по личному составу,
  • опись 03В дел временного (свыше 10 лет) срока хранения.

В остальном записи в книге учета поступления и выбытия дел, документов ведутся так же, как и для утвержденных описей дел, см. строки 1–6 в Примере 7.

В дальнейшем уже силами работников архива должны быть составлены сводные описи дел по категориям документов¹⁰. После составления сводных описей и их утверждения в книгу учета поступления и выбытия дел, документов вносятся записи о выбытии неописанных дел (строки 7, 8, 10, 11, 13 в Примере 7) и о поступлении описанных дел (строки 9, 12, 14, 15 в Примере 7). Порядок внесения записи аналогичен порядку внесения записи о выбытии дел в архивное учреждение, но в графе 16 указывается акт описания дел. Отметим также, что записи о выбытии неописанных дел и о поступлении описанных дел вносятся в книгу только после утверждения сводной описи дел руководителем организации.

В Примере 7 мы отметили:

• цифрой «1» получение архивом документов постоянного срока хранения из 2 подразделений по описям этих подразделений (в графе 14), а потом их выбытие из числа неописанных дел (в графе 15) и учет по позже составленной сводной описи дел (в графе 8);
• аналогичное движение документов по личному составу отмечено цифрой «2»;
• неописанные документы временного (свыше 10 лет) хранения также подлежат описанию (см. отметку «3»). Но здесь необходимо помнить о том, что срок хранения таких документов составляет от 15–45 лет и «до ликвидации организации», поэтому такие документы должны быть включены в разные описи:
  • документы со сроком «до ликвидации организации» попадут в опись № 3В (строка 14);
  • документы со сроком хранения 45 лет попадут в опись № 4В (строка 15)
  • и т.д.

Прием документов в архив по описям дел структурных подразделений не слишком удобен, но иногда это единственный вариант решения вопроса.

Нетипичная ситуация № 2

Что делать, если в организации отсутствуют даже описи дел структурных подразделений, но имеются номенклатуры дел? В этом случае документами, замещающими описи дел, станут номенклатуры дел, а передаваемые по ним документы (так же, как и в случае с описями дел структурных подразделений) будут учитываться как неописанные (в графе 14 книги) раздельно по видам документов.

В графе 4 наименование документа обозначается буквой «Н» – номенклатура дел, далее указывается год, на который она составлена, и через косую черту буквенное обозначение вида документов (в Примере 8 для экономии места мы пропустили графы 8–13, т.к. они в этой ситуации в данных строках не заполняются, т.е. остаются пустыми).

На последнем листе номенклатуры дел ставится отметка о приеме дел – такая же, как и в описях дел при передаче документов по описям (см. Пример 14).

Те, кто не ищет легких путей, могут проводить учет документов не по сводной номенклатуре дел, а отдельно по номенклатурам структурных подразделений. В этом случае к условному обозначению номенклатуры дел («Н») с годом через косую черту добавляется условный индекс структурного подразделения и буквенное обозначение вида документов (показано в Примере 9, графы 8–13 в этих строках остаются пустыми; «шапку» таблицы мы пропустили, чтобы уместить оба примера на одной странице и их легче было сопоставлять).

Однако способ из Примера 9 представляется весьма громоздким, хотя вариант из Примера 8 тоже непрост. Впрочем, решать вам.

В дальнейшем, опять же уже силами работников архива должны быть составлены сводные описи дел по видам документов, а в книге учета поступления и выбытия дел, документов сделаны записи о выбытии неописанных и поступлении описанных дел. Порядок составления записей о выбытии дел такой же, как при выбытии неописанных документов по описям структурных подразделений, но в графе 4 при выбытии дела указывается номенклатура дел, а при поступлении – составленная сводная опись дел (см. Пример 10).

Выбытие неописанных дел, принятых по номенклатурам дел структурных подразделений, оформляется аналогичным образом, только в наименовании документа указывается еще и номер структурного подразделения (см. Пример 11).

Казалось бы, несмотря на все сложности оформления записей, проблем с учетом документов нет, даже если отсутствуют описи дел, а есть только номенклатуры. Как бы не так – здесь есть один опасный момент.

Самые наблюдательные читатели заметили, что в Примерах 6 и 7 (где документы в архив принимались по описям) в графе 6 указывались 2015–2019 годы, а в Примерах 8 и 9 (где документы принимались по номенклатурам дел) указан только 2019 год. Почему так?

Напоминаем, что согласно п. 2 Разъяснений Росархива¹¹ к Перечню 2019 года¹² сроки хранения всех документов, не включенных в описи дел или акты о выделении к уничтожению до 18.02.2020, определяются в соответствии с Перечнем 2019 года. То есть даже если в организации есть номенклатуры дел до 2019 года, мы не можем проводить по ним учет документов, т.к. экспертиза ценности, в т.ч. отбор на постоянное и долговременное хранение, должны быть проведены по новому Перечню 2019 года. А номенклатуры дел за более ранние годы, естественно, были составлены, ориентируясь на статьи и сроки хранения предыдущего Перечня 2010 года¹³.

Нетипичная ситуация № 3

Таким образом, мы получаем следующую нетипичную ситуацию: как провести учет документов до 2018 года, если нет описей, а номенклатурой пользоваться нельзя?

В этом случае должен быть составлен двусторонний акт передачи документов из каждого структурного подразделения (от должностного лица) в архив организации. Форма акта не установлена Правилами 2023 года, поэтому скажем только, что согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016¹⁴ такой акт обычно содержит следующие реквизиты:

• как наиболее часто встречающиеся:
  • наименование организации – автора документа (и возможно, ее структурного подразделения);
  • наименование вида документа;
  • дата и регистрационный номер;
  • место составления (издания) документа;
  • заголовок к тексту и текст документа;
  • подписи передающей и принимающей стороны;
• так и дополнительные реквизиты, которые отражаются не во всех актах:
• гриф утверждения документа;
• отметка о приложении (при его наличии);
• печать (при ее наличии).

Именно название и реквизиты такого акта вносятся в графу 4 книги учета поступления дел, а сами документы учитываются как неописанные раздельно по видам документов по срокам хранения. Нумерация актов – валовая, к порядковому номеру акта через косую черту добавляется цифровое обозначение структурного подразделения, передающего документы, согласно утвержденной структуре организации на дату составления акта и буквенное обозначение вида документов. См. Пример 12.

После составления сводных описей в книге учета поступления и выбытия дел, документов делается запись о выбытии неописанных дел и поступлении описанных. Порядок составления записей о выбытии дел такой же, как при выбытии неописанных документов по описям структурных подразделений или номенклатурам дел, но в графе 4 нет указания на документ, по которому выбывают неописанные дела – указывается только номер структурного подразделения и вид документов.

Здесь, как ни странно, может возникнуть вопрос: почему для документов до 2019 года в графе 4 книги нельзя указать собственно Перечень 2019 года, раз уж отбор документов следует проводить, ориентируясь на установленные им сроки хранения? Этого делать нельзя, поскольку:

• Правила 2023 года дают исчерпывающий перечень документов, по которым проводится учет документов. Перечней со сроками хранения там нет;
• прием-передача документов производится под подпись – что в описи дел, что в номенклатуре дел. А на Перечне 2019 года, понятное дело, любые подписи бессмысленны.

Поэтому в этой ситуации нам остается документировать передачу только актом приема-передачи дел (см. Пример 13).

Нетипичная ситуация № 4

Но как провести учет документов, если нет ни описей, ни номенклатур дел? Выручит все тот же акт приема-передачи, как и в нетипичной ситуации № 3. Как его можно оформить, мы показали в Примере 13.

На что еще стоит обратить внимание

Факт приема документов в архив должен быть подтвержден подписями принимающей и передающей сторон. Они должны быть оформлены в том документе, по которому дела передаются в архив:

• в акте (см. Пример 13) либо
• в описи дел (как структурного подразделения, так и сводной по организации) или в номенклатуре дел (см. Примеры 14 и 15).

На утвержденной Правилами 2023 года форме описи структурного подразделения предусмотрена отметка о приеме-передаче дел (этот вариант взят за основу в Примере 14), а на форме сводной описи дел ее нет. Такой вариант возможен, когда передача дел в архив происходит по описям структурных подразделений, а потом уже в архиве составляется сводная опись.

Мы подробно рассмотрели все варианты учета в книге учета поступления и выбытия дел, документов – как описанных, так и неописанных дел. Осталось дополнить, что в этой книге отражается:

• не только поступление дел от структурных подразделений и выбытие по актам приема-передачи;
• но и результаты внутриархивных работ:
  • описание документов,
  • оформление обнаруженных дел,
  • разделение дел,
  • утрата дел,
  • исправление технических ошибок в подсчете дел и др.

Все случаи движения документов, кроме приема-передачи по описям дел или замещающим их документам, должны быть отражены в соответствующих актах. Записи в книгу вносятся только после согласования этих актов ЭК организации / ЭПК архивных учреждений и утверждения руководителем.

В следующем номере журнала читайте продолжение этой подробной статьи.