Для начала освежим в памяти «установки» новых архивных Правил 2023 года о составе:
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77; далее – Правила 2023 года)
…10. Номенклатура дел является основой для формирования дел и составления описей дел, документов…
118. В состав обязательных учетных документов архива входят книга учета поступления и выбытия дел, документов (рекомендуемый образец приведен в приложении № 23 к Правилам), лист фонда (рекомендуемый образец приведен в приложении № 24 к Правилам), опись дел, документов, опись электронных документов; дело фонда.
К вспомогательным учетным документам относятся:
а) список фондов (рекомендуемый образец приведен в приложении N 25 к Правилам), который составляется при осуществлении хранения архивных документов, отнесенных более чем к одному фонду;
б) книга выдачи единиц хранения во временное пользование;
в) реестр описей (рекомендуемый образец приведен в приложении N 26 к Правилам);
г) список источников комплектования;
д) топографические указатели (постеллажный и пофондовый) (при наличии архивохранилищ);
е) каталоги;
ж) указатели.
Государственный орган, орган местного самоуправления, организация могут использовать самостоятельно иные вспомогательные учетные формы.
СХЭД (при наличии) должна обеспечивать включение данных, аналогичных показателям, предусмотренным обязательными архивными учетными документами.
119. В книгу учета поступления и выбытия дел, документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) дел, документов. Каждое поступление (выбытие) в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.
120. Ежегодно подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов по состоянию на 1 января, следующего за отчетным годом...
129. Учет поступления и выбытия дел, документов осуществляется на основании:
а) описи дел, документов, описи электронных документов структурного подразделения и годового раздела сводной описи дел, документов описи электронных документов;
б) номенклатуры дел при отсутствии описей дел, документов структурных подразделений;
в) акта о технических ошибках в учетных документах;
г) акта об обнаружении документов, не относящихся к данному архивному фонду, неучтенных;
д) акта о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;
е) акта о неисправимых повреждениях архивных документов;
ж) акта приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов (рекомендуемый образец приведен в приложении № 27 к Правилам);
з) акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Итак, в архив организации документы поступают в упорядоченном состоянии по утвержденным / согласованным описям1. При передаче документов в архив на каждом экземпляре описей дел обязательно должна стоять отметка о приеме дел (см. Пример 14). Порядок составления такой отметки установлен Правилами 2023 года2, и это очень важный момент, т.к. прием-передача документов от структурного подразделения в архив организации более нигде не фиксируется – актов приема-передачи архивных документов внутри организации Правилами 2023 года не предусмотрено.
Далее работник архива организации делает записи о поступлении документов в архив организации в книге учета поступления и выбытия дел, документов3.
Рассмотрим типичную ситуацию: поступление и выбытие дел в архив по сводным описям дел, когда в организации своевременно проводится экспертиза ценности и описание документов силами службы делопроизводства организации. Сначала разберемся, как заполняются графы книги, потом рассмотрим конкретные ситуации, сперва типичные, потом – непростые.
В книгу учета поступления и выбытия дел записи вносятся раздельно по каждой описи. Каждая запись имеет самостоятельный порядковый номер, нумерация записей валовая. Согласно методическим рекомендациям к предыдущим Правилам 2015 года нумерация записей велась в пределах года, т.е. в каждом году нумерация записей начиналась с первого номера. Действующими Правилами 2023 года порядок нумерации записей не установлен, однако едва ли приходится ждать каких-либо изменений.
Графы 1–7 заполняются обязательно независимо от вида описи, а графы 8–10 заполняются по видам документов.
Порядок заполнения граф 1, 2 не требует разъяснений.
Графа 3 важна главным образом для организаций со сложной, разветвленной структурой или множеством филиалов. Если документы передаются в архив по сводной описи дел организации, в этой графе ставится прочерк. Даже если в организации нет филиалов или она имеет несложную структуру, мы не рекомендуем исключать эту графу из индивидуальных книг учета поступлений дел, т.к. ситуация может измениться, и тогда придется менять форму книги учета поступления и выбытия дел.
В графе 4 указывается название и номер описи или иного документа, по которому дела поступили в архив. О том, какие это могут быть документы, указано в п. 129 Правил 2023 года, и мы это подробно прокомментируем далее.
В графе 5 указывается наименование передаваемого архивного фонда согласно наименованию фондообразователя на конечную дату передаваемых документов. Номер фонда в организации как правило не присваивается, но если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива (далее – архивные учреждения), то номер фонда может быть указан тот же, что присвоен архивному фонду в соответствующем архивном учреждении. Если же организация хранит документы более чем одного архивного фонда4, в графе обязательно указывается и номер фонда. О том, как присваиваются номера фондов в архиве организации, расскажем чуть позже.
Графы 8, 9, 10 заполняются по видам описей.
При заполнении графы 4 могут возникнуть вопросы. В каждой организации имеется не менее одной описи дел – это как минимум должна быть опись дел по личному составу, т.к. в организации работают люди, они получают зарплату, принимаются на работу и увольняются, уходят в отпуск… – в общем, состоят в трудовых отношениях с работодателем. Если в организации только одна опись – это будет опись № 1. Но если в организации больше одной описи, каким образом их нумеровать? Отвечаем:
Рассмотрим классический вариант записей в книге учета поступления и выбытия дел, когда в организации 3 описи дел: постоянного хранения, по личному составу и временного (свыше 10 лет) хранения. В Примере 6 в строках 1, 2 и 3 показано, как заполнить книгу учета и выбытия дел, документов при поступлении в архив документов на бумажном носителе по сводным описям дел организации. В графе 16 «Примечание» в этих строках отражается физическое состояние дел, поступивших в архив.
При выбытии документов, например при их передаче в архивное учреждение, в книге учета поступления и выбытия дел, документов делается отметка о выбытии дел (см. строку 4 в Примере 6, отмеченную «!»). Так же, как и при поступлении документов, графы 1–7 заполняются обязательно, далее заполняются графы 11–13 в зависимости от вида выбывающих документов5. В графе 16 указывается основание выбытия, в нашем примере это наименование и дата акта приема-передачи документов в архивное учреждение.
Все записи в книге учета поступления и выбытия дел, документов ведутся в течение календарного года. По окончании календарного года составляется итоговая запись о поступивших и выбывших делах.
Это были типичные ситуации, далее рассмотрим нетипичные.
Пример 6. Заполнение книги учета и выбытия дел, документов при поступлении документов на бумажном носителе по сводным описям организации и при их выбытии по акту приема-передачи
Теперь разберем распространенную ситуацию, которая отличается от стандартного алгоритма работы6: служба делопроизводства не составляет сводные описи дел, в архив документы передаются по описям дел структурных подразделений. Как вести учет этих документов?
Документы, поступившие в архив организации по описям дел структурных подразделений7, следует учитывать как неописанные8 (в графе 14).
Кроме того, нумерация и названия описей дел структурных подразделений имеют свои особенности. Им номера присваиваются согласно индексам по номенклатуре дел с присвоением литерных обозначений видов документов по срокам хранения, например:
В остальном записи в книге учета поступления и выбытия дел, документов ведутся так же, как и для утвержденных описей дел, см. строки 1–6 в Примере 7.
Пример 7. Заполнение книги учета поступления и выбытия дел, документов при поступлении документов на бумажном носителе по описям дел структурных подразделений
В дальнейшем уже силами работников архива должны быть составлены сводные описи дел по категориям документов10. После составления сводных описей и их утверждения в книгу учета поступления и выбытия дел, документов вносятся записи о выбытии неописанных дел (строки 7, 8, 10, 11, 13 в Примере 7) и о поступлении описанных дел (строки 9, 12, 14, 15 в Примере 7). Порядок внесения записи аналогичен порядку внесения записи о выбытии дел в архивное учреждение, но в графе 16 указывается акт описания дел. Отметим также, что записи о выбытии неописанных дел и о поступлении описанных дел вносятся в книгу только после утверждения сводной описи дел руководителем организации.
В Примере 7 мы отметили:
Прием документов в архив по описям дел структурных подразделений не слишком удобен, но иногда это единственный вариант решения вопроса.
Что делать, если в организации отсутствуют даже описи дел структурных подразделений, но имеются номенклатуры дел? В этом случае документами, замещающими описи дел, станут номенклатуры дел, а передаваемые по ним документы (так же, как и в случае с описями дел структурных подразделений) будут учитываться как неописанные (в графе 14 книги) раздельно по видам документов.
В графе 4 наименование документа обозначается буквой «Н» – номенклатура дел, далее указывается год, на который она составлена, и через косую черту буквенное обозначение вида документов (в Примере 8 для экономии места мы пропустили графы 8–13, т.к. они в этой ситуации в данных строках не заполняются, т.е. остаются пустыми).
На последнем листе номенклатуры дел ставится отметка о приеме дел – такая же, как и в описях дел при передаче документов по описям (см. Пример 14).
Те, кто не ищет легких путей, могут проводить учет документов не по сводной номенклатуре дел, а отдельно по номенклатурам структурных подразделений. В этом случае к условному обозначению номенклатуры дел («Н») с годом через косую черту добавляется условный индекс структурного подразделения и буквенное обозначение вида документов (показано в Примере 9, графы 8–13 в этих строках остаются пустыми; «шапку» таблицы мы пропустили, чтобы уместить оба примера на одной странице и их легче было сопоставлять).
Однако способ из Примера 9 представляется весьма громоздким, хотя вариант из Примера 8 тоже непрост. Впрочем, решать вам.
Пример 8. Заполнение книги учета поступления и выбытия дел, документов при поступлении документов на бумажном носителе по сводной номенклатуре дел
Пример 9. Заполнение книги учета поступления и выбытия дел, документов при поступлении документов на бумажном носителе по номенклатурам дел структурных подразделений
В дальнейшем, опять же уже силами работников архива должны быть составлены сводные описи дел по видам документов, а в книге учета поступления и выбытия дел, документов сделаны записи о выбытии неописанных и поступлении описанных дел. Порядок составления записей о выбытии дел такой же, как при выбытии неописанных документов по описям структурных подразделений, но в графе 4 при выбытии дела указывается номенклатура дел, а при поступлении – составленная сводная опись дел (см. Пример 10).
Выбытие неописанных дел, принятых по номенклатурам дел структурных подразделений, оформляется аналогичным образом, только в наименовании документа указывается еще и номер структурного подразделения (см. Пример 11).
Казалось бы, несмотря на все сложности оформления записей, проблем с учетом документов нет, даже если отсутствуют описи дел, а есть только номенклатуры. Как бы не так – здесь есть один опасный момент.
Самые наблюдательные читатели заметили, что в Примерах 6 и 7 (где документы в архив принимались по описям) в графе 6 указывались 2015–2019 годы, а в Примерах 8 и 9 (где документы принимались по номенклатурам дел) указан только 2019 год. Почему так?
Напоминаем, что согласно п. 2 Разъяснений Росархива11 к Перечню 2019 года12 сроки хранения всех документов, не включенных в описи дел или акты о выделении к уничтожению до 18.02.2020, определяются в соответствии с Перечнем 2019 года. То есть даже если в организации есть номенклатуры дел до 2019 года, мы не можем проводить по ним учет документов, т.к. экспертиза ценности, в т.ч. отбор на постоянное и долговременное хранение, должны быть проведены по новому Перечню 2019 года. А номенклатуры дел за более ранние годы, естественно, были составлены, ориентируясь на статьи и сроки хранения предыдущего Перечня 2010 года13.
Пример 10. Заполнение книги учета поступления и выбытия дел, документов при поступлении документов на бумажном носителе по сводной номенклатуре дел, а также при выбытии неописанных дел и поступлении описанных дел
Пример 11. Заполнение книги учета поступления и выбытия дел, документов при поступлении документов на бумажном носителе по номенклатурам дел структурных подразделений, а также при выбытии неописанных дел и поступлении описанных дел
Таким образом, мы получаем следующую нетипичную ситуацию: как провести учет документов до 2018 года, если нет описей, а номенклатурой пользоваться нельзя?
В этом случае должен быть составлен двусторонний акт передачи документов из каждого структурного подразделения (от должностного лица) в архив организации. Форма акта не установлена Правилами 2023 года, поэтому скажем только, что согласно ГОСТ Р 7.0.97-201614 такой акт обычно содержит следующие реквизиты:
Именно название и реквизиты такого акта вносятся в графу 4 книги учета поступления дел, а сами документы учитываются как неописанные раздельно по видам документов по срокам хранения. Нумерация актов – валовая, к порядковому номеру акта через косую черту добавляется цифровое обозначение структурного подразделения, передающего документы, согласно утвержденной структуре организации на дату составления акта и буквенное обозначение вида документов. См. Пример 12.
Пример 12. Заполнение книги учета поступления и выбытия дел, документов при поступлении документов на бумажном носителе по актам приема-передачи, а также при выбытии неописанных дел и поступлении описанных
После составления сводных описей в книге учета поступления и выбытия дел, документов делается запись о выбытии неописанных дел и поступлении описанных. Порядок составления записей о выбытии дел такой же, как при выбытии неописанных документов по описям структурных подразделений или номенклатурам дел, но в графе 4 нет указания на документ, по которому выбывают неописанные дела – указывается только номер структурного подразделения и вид документов.
Здесь, как ни странно, может возникнуть вопрос: почему для документов до 2019 года в графе 4 книги нельзя указать собственно Перечень 2019 года, раз уж отбор документов следует проводить, ориентируясь на установленные им сроки хранения? Этого делать нельзя, поскольку:
Поэтому в этой ситуации нам остается документировать передачу только актом приема-передачи дел (см. Пример 13).
Пример 13. Акт приема-передачи документов из структурного подразделения в архив организации
Но как провести учет документов, если нет ни описей, ни номенклатур дел? Выручит все тот же акт приема-передачи, как и в нетипичной ситуации № 3. Как его можно оформить, мы показали в Примере 13.
Факт приема документов в архив должен быть подтвержден подписями принимающей и передающей сторон. Они должны быть оформлены в том документе, по которому дела передаются в архив:
На утвержденной Правилами 2023 года форме описи структурного подразделения предусмотрена отметка о приеме-передаче дел (этот вариант взят за основу в Примере 14), а на форме сводной описи дел ее нет. Такой вариант возможен, когда передача дел в архив происходит по описям структурных подразделений, а потом уже в архиве составляется сводная опись.
Пример 14. Отметка о приеме-передаче дел (по форме в описи дел структурного подразделения из Приложения 7 к Правилам 2023 года)
Пример 15. Отметка о приеме-передаче дел (упрощенный вариант)
Мы подробно рассмотрели все варианты учета в книге учета поступления и выбытия дел, документов – как описанных, так и неописанных дел. Осталось дополнить, что в этой книге отражается:
Все случаи движения документов, кроме приема-передачи по описям дел или замещающим их документам, должны быть отражены в соответствующих актах. Записи в книгу вносятся только после согласования этих актов ЭК организации / ЭПК архивных учреждений и утверждения руководителем.
В следующем номере журнала читайте продолжение этой подробной статьи.
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Показываем, какие номера возникают у дела и его томов при заведении в структурном подразделении (это индекс по номенклатуре), потом на этапе описания в структурном подразделении, в архиве организации, после передачи в государственный или муниципальный архив. Как нумеровать дела внутри описей. Когда заполнять индекс на обложке дела и архивный шифр, включающий номер дела.
Что стоит закупать для обеспечения нормальной работы архива организации? Вам пригодится как сам подробный список, так и пояснения опытного архивиста о том, что бывает и что лучше выбирать, как использовать. Поговорим о стеллажах, архивных коробах, светильниках и оборудовании окон, мебели, оргтехнике, канцтоварах, коммунальном обслуживании, охране и пожарной безопасности. Ссылки на нормативную базу и сама логика работы помогут доказать руководству, что это вам действительно нужно.
Какие категории дел подлежат полной технической обработке. Как отсортировать документы внутри дела, что изымать. Как пронумеровать листы дела (в т.ч. вложения в конвертах) и заполнить лист-заверитель дела. Как составить внутреннюю опись документов дела и для каких дел она, действительно, нужна. Что делать, если обнаружена пропажа какого-то документа. Как оформить лист использования документов. В какие дела стоит вложить пустой лист сразу после обложки. Как оформить обложку дела. Как заполнить поле номер дела на обложке, в листе-заверителе и во внутренней описи дела. Где указывается индекс дела по номенклатуре, а где архивный шифр, включающий номер дела по описи.
Распространяется ли закон о персданных на архивные документы? Какие документы считаются архивными? Заметим, что ответы на эти вопросы пока не однозначны. Как тогда архиву защищать персональные данные при ответе на запросы граждан, в т.ч. из-за рубежа? На какую нормативную базу можно опереться? Данная статья стала результатом подготовки ответов на вопросы наших читателей, которым сложно работать при отсутствии ясной и логичной нормативной базы.
Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.
Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.
18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы
Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
