Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 3)

Список фондов

Книга учета поступления и выбытия дел, документов замечательно демонстрирует движение дел (см. Примеры 6–12 во второй части статьи в предыдущем номере журнала), и при некоторой сноровке по ней можно учитывать даже общий объем дел, особенно если в организации хранится только 1 архивный фонд. Но как быть, если организация хранит 2 и более фонда? На самом деле это не такая редкая ситуация – например, организация хранит документы организации-предшественника, что бывает, когда происходит реорганизация организации в связи со сменой собственности (классический случай – приватизация, акционирование предприятия). Книга-то учета поступления и выбытия дел ведется одна, и в нее вносятся записи обо всех фондах. Как узнать, сколько всего архивных фондов в архиве организации? Для этих случаев Правилами 2023 года¹ предусмотрен такой учетный документ, как список фондов. Рассмотрим порядок его ведения, а затем дадим пример заполнения формы.

Список фондов² – это документ, предназначенный для регистрации поступающих в архив фондов, присвоения им номеров, учета количества фондов, находящихся на хранении в архиве или выбывших.

Каждый впервые поступивший фонд записывается в список фондов. Номера фондам присваиваются в валовом порядке в хронологической последовательности их поступления. Порядковый номер архивного фонда используется только 1 раз: номера утраченных, переданных, объединенных архивных фондов в дальнейшем не присваиваются другим архивным фондам. Присвоение одинаковых номеров архивным фондам внутри архива не допускается. К номеру фонда через косую черту может добавляться номер, присвоенный соответствующим архивным учреждением. Перенумерация фондов не допускается. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером и сохраняется за ним во всех учетных документах.

Датой первого поступления фонда является дата первой передачи документов в архив.

Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки или титульного листа описи дел. Если название фондообразователя в передаваемый период менялось, то в список фондов вносится последнее наименование в рамках периода, за который передаются документы. Название архивного фонда состоит из полного и (в скобках) официально принятого сокращенного наименования фондообразователя (при наличии) с указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования.

Внимание! В список фондов вносятся даты деятельности организации, независимо от того, за какой период документы фактически переданы в архив. Если организация является действующей на момент передачи документов, вторая дата оставляется открытой.

При последующих поступлениях наименование архивного фонда в списке фондов не меняется – оно меняется во всех других учетных документах, но в списке фондов остается без изменений за исключением второй даты – она может быть дополнена, когда станет известна.

При выбытии фонда в списке фондов ставится отметка о выбытии, указываются номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл.

Список фондов имеет титульный лист. По окончании календарного года к списку фондов составляется итоговая запись, в которой фиксируется количество поступивших и выбывших в течение года фондов и общее количество архивных фондов, находящихся на хранении в архиве (по состоянию на 1 января, следующего за отчетным годом). Если изменения впервые произошли в 1991 году, то и итоговую запись мы за 1991 оформляем (см. Пример 16). А если потом других архивных фондов не добавляется, то мы каждый год оформляем новую итоговую запись (в 1992, 1993, 1994 и т.д.), повторяя содержимое первой итоговой записи за 1991 год.

Итак, благодаря таким учетным документам, как книга учета поступления и выбытия дел и список фондов, в архиве организации без труда можно установить следующее:

• сколько дел поступило / выбыло за год в архив организации;
• сколько фондов поступило / выбыло за год в архив организации и сколько фондов в архиве организации вообще.

Лист фонда

Но как узнать, за какие годы и сколько дел хранится в каждом архивном фонде? Сколько из них описанных и сколько неописанных? Где искать, были ли переименования организации? Список фондов в этом деле не помощник, а по книге учета поступления и выбытия дел пришлось бы каждый раз, когда это потребуется, считать вручную все количественные показатели, да и названия фондообразователя тоже пришлось бы выбирать, что весьма неудобно, даже если в архиве организации только 1 фонд, а уж если их 2 и более, то задача существенно усложняется.

И вот специально для того чтобы отслеживать движение единиц хранения по каждому отдельно взятому фонду, Правила 2023 года предусматривают еще один учетный документ – лист фонда.

В листе фонда³ отражаются те же записи, что и в книге учета поступления и выбытия дел, документов, т.е. книга учета поступления и выбытия дел служит основой для составления листа фонда. Но кроме того, лист фонда служит для фиксации изменений в названии фонда.

Лист фонда составляется на каждый архивный фонд при первом его поступлении. Лист фонда имеет 3 раздела:

• в первом разделе указывается общая информация по фонду;
• во втором разделе отражается движение неописанных документов;
• в третьем разделе – движение описанных документов.

В первом разделе (его еще называют заголовочной частью листа фонда) указывают следующую информацию:

• номер фонда. К номеру фонда через косую черту может добавляться номер фонда, присвоенный организации в архивном учреждении, если организация является его источником комплектования. Если организация хранит только свои документы, номер фонда может не указываться либо указывается только номер, присвоенный организации в архивном учреждении;
• местонахождение фонда или наименование организации, где хранится фонд. Указывается наименование организации, хранящей дела фонда согласно учредительным документам на момент оформления листа фонда. Заполнять эту строку обязательно, т.к. организацией, осуществляющей хранение архивного фонда, может быть не фондообразователь, а его правопреемник либо и вовсе стороннее лицо – если архивное хранение документов фондообразователя передано по аутсорсингу, что в последнее время хоть и не слишком активно, но тем не менее набирает обороты;
• дата первого поступления фонда должна обязательно совпадать с датой, указанной в списке фондов и в книге учета поступления и выбытия дел;
• сведения о переименованиях с указанием дат. Крайние даты для каждого названия фонда (графа 1 заголовка) указываются согласно исторической справке или правовым актам о создании, реорганизации или ликвидации организации-фондообразователя. Указываются начальная и конечная даты функционирования организации-фондообразователя независимо от наличия в фонде документов за этот период. Значимость данной таблицы трудно переоценить, т.к. иногда переименования уходят в такую историческую глубь, что последнее наименование архивного фонда даже отдаленно не напоминает самое первое название. Вы сможете в этом убедиться на нашем Примере 17.

Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение. В его правом верхнем углу указывается: «Продолжение. Ф. №…, лист 2», а на 1-м листе делается ссылка: «См. продолжение Л. 2 (3, 4 и т.д.). Листы-продолжения хранятся вместе с основным в хронологической последовательности.

В Примере 17 цифрой «1» отмечен номер фонда «1/10», где:

• 1 – это номер фонда в архиве организации,
• число 10 после косой черты – номер фонда в архивном учреждении, источником которого является фондообразователь.

В строке «местонахождение фонда» (см. «2») указано наименование правопреемника фондообразователя. Дата первого поступления («3») соответствует дате, указанной в списке фондов, и должна соответствовать дате в книге учета поступления и выбытия дел.

В графе 1 раздела о переименованиях указаны даты деятельности фондообразователя отдельно по каждому переименованию. В идеале должны быть указаны число, месяц и год, но иногда точную дату установить не удается. Обычно это начальная дата, и тогда отсутствующая информация записывается многоточием, например: «… – 22.03.1946». Если нет точной даты, но понятен хотя бы месяц, то пишем его, например «август 1931 года». В крайнем случае стараемся указать хотя бы год.

В графе 2 указаны переименования фондообразователя, и вы видите, что первоначальное наименование даже близко не похоже на последнее.

Теперь рассмотрим порядок заполнения разделов по учету документов и начнем со второго раздела, т.к. традиционно в архив поступают документы по утвержденным описям дел.

Записи в лист фонда вносятся раздельно по каждому виду описи (см. Пример 18). Каждая запись в листе фонда делается с новой строки и завершается заполнением раздела «Наличие (остаток)». Это даст возможность сразу определить количество дел в фонде – как общее (графа 10), так и по учитываемым категориям (графы 11–16):

• из первой записи мы видим, что по описи № 1 поступило 20 дел постоянного хранения за 1982–1990 годы (они фигурируют в графах, отмеченных «1»), и поскольку ранее поступлений не было, фонд всего насчитывает 20 дел постоянного хранения за 1982–1990 годы, и все они внесены в утвержденные ЭПК описи;
• из второй записи мы видим:
  • поступило 105 дел по личному составу за 1944–1990 годы (они фигурируют в графах, отмеченных «2»);
  • фонд насчитывает 125 единиц хранения (20 дел постоянного хранения за 1982–1990 годы, и все они внесены в описи дел + 105 дел по личному составу). Вы заметили, что для документов по личному составу отсутствует графа о наличии включенных в описи дел. Это связано с тем, что документы постоянного хранения являются частью Архивного фонда Российской Федерации, будут передаваться в соответствующее архивное учреждение, и здесь важен их учет именно по описям;
  • обратите внимание: в графе 3 начальные даты более поздние, чем дата начала деятельности организации. Это означает, что за более ранние годы документы не были переданы в архив.

Если документы поступают в архив неописанными, заполняется первый раздел листа фонда. Допустим, в архив поступили:

• описанные документы по 1990 год (см. строки «!» в Примере 18) и
• неописанные документы за 1991–1992 годы (см. строки «!» в Примере 19). Неописанные документы принимаются по актам приема-передачи, нумерация актов валовая: в нашем примере неописанным документам «достались» номера актов 3 и 4.

Но рано или поздно неописанные документы должны быть описаны (т.е. приведены в порядок и внесены в опись). Соответственно, неописанные документы снимаются с учета и в качестве описанных ставятся на учет (см. записи, отмеченные «1» и «2» в Примере  19). Порядок внесения записей в лист фонда такой же, как при внесении записей в книгу учета поступления и выбытия дел при выбытии неописанных дел, поступивших:

• по описям дел структурных подразделений (Пример 7 во 2-й части статьи в предыдущем номере журнала), либо
• по номенклатурам дел (Примеры 10, 11), либо
• по актам приема-передачи (Пример 12).

Обратите внимание: записи из граф 1, 5, 6 раздела по учету неописанных документов дублируются в графы 1, 3, 5 раздела по учету описанных документов. При этом в графах 12, 14 и 16 мы указываем все годы, за которые у нас накопились описанные документы в архиве.

Предположим, что наша организация является источником комплектования архивного учреждения и, соответственно, должна передавать туда документы на постоянное хранение. В этом случае в листе фонда делаются отметки о выбытии документов, заполняются графы 1 и 6–16 (см. 3-ю запись в Примере 18). При этом наименование документа, на основании которого произошло выбытие, указывается полностью в графе 7.

Реестр описей дел

Вот теперь большинство вопросов снято: количество поступивших и выбывших в течение года дел мы найдем в книге учета поступления и выбытия дел, а сведения о количественно-видовом составе документов мы найдем в листе фондов. Но нередки ситуации, когда в организации есть несколько описей дел одного вида документов (т.е. с документами одинакового срока хранения).

В Примере 20 мы видим, что по состоянию на 20.03.1994 в фонде насчитывалось 442 единицы хранения (графа 10). Показатель сложился из количества дел:

• постоянного хранения (графа 11) и
• по личному составу (графа 15).

Но ведь у нас 2 описи дел постоянного хранения и 2 описи дел по личному составу, а в графах 11 и 15 даны суммированные показатели. Как же нам узнать, какое количество дел имеется всего по каждому виду описи? Неужели опять придется считать вручную, складывая количество дел по каждой такой описи по графе 5? Совсем неудобно, согласитесь. Есть ли более простой способ?

Для учета описанных дел отдельно по каждой описи Правилами 2023 года предусмотрен реестр описей дел⁴. Он ведется в организации при наличии 2 и более описей дел и служит для регистрации поступающих в архив описей по каждому фонду. Реестр позволяет вести учет:

• количества описей дел в каждом фонде в архиве организации (если в организации хранится более одного фонда);
• общего количества описей дел в архиве организации;
• количества дел по каждой описи;
• количества дел по каждому фонду;
• общего количества дел в архиве.

В реестр вносится информация только по утвержденным описям дел⁵. Описи вносятся в реестр в хронологической последовательности под соответствующими порядковыми номерами. Каждая опись вносится в реестр отдельной строкой только 1 раз. Присвоение одинаковых номеров описям дел в пределах одного архивного фонда не допускается. В реестре фиксируются количественные данные по каждой описи дел отдельно: номер фонда, номер описи, количество описанных дел, количество листов в описи, количество экземпляров описи.

Рассмотрим порядок заполнения граф реестра:

• графа 1 – заполняется в хронологической последовательности;
• графа 2 – указывается номер фонда согласно списку фондов;
• графа 3 – порядковый номер описи присваивается только 1 раз. К порядковому номеру может добавляться буквенный индекс;
• графа 4 – указывается наименование описи дел, документов;
• графы 5–8 – заполняются отдельно по каждой описи;
• графа 9 – указывается количество листов описи, включая научно-справочный аппарат и итоговую запись к ней;
• графа 10 – описей дел в архиве должно быть не менее 4 экземпляров на бумажном носителе и 1 экземпляр в электронном виде (согласно п. 29, 220 Правил 2023 года);
• графа 11 – вносятся примечания, пояснения к описям. Мы рекомендуем вносить в эту графу отметки о поступлении и выбытии описей – таким образом удобно контролировать движение описей в пределах года при составлении итоговой записи к реестру.

В нашем Примере 21 в архиве организации хранится 3 архивных фонда, в каждом из них по 2 описи.

В Примере 22 показано, что если в фонд поступает новая опись, ей присваивается очередной номер внутри фонда, сама опись располагается следующей за последним номером описи внутри этого фонда. Во внесенных ранее записях меняются только порядковые номера записей. Все эти изменения мы выделили в Примере 22 оранжевым цветом.

И здесь у работников архива возникает закономерный вопрос: но ведь количество дел в описи может изменяться – ведется прием документов, и показатели граф 5–8 не могут оставаться неизменными. Все верно: графы 5–8 – это динамичные, изменяемые данные. Давайте вспомним Пример 18, где в листе фонда отражено выбытие части дел постоянного хранения в архивное учреждение, и рассмотрим, каким образом это следует отражать в реестре описей дел – см. Пример 23.

При поступлении новых годовых разделов по ранее заведенным видам описей дел (см. Пример 24) в реестре в соответствующих строках меняются количественные показатели, конечная дата описи дел и количество листов описи. Количество экземпляров описи не меняется, в графу «Примечание» уточнения не вносятся.

Если в Примере 22 у нас поступали в архив организации новые виды описей (были для дел с постоянным сроком хранения и по личному составу, добавились описи НТД и личных дел), поэтому для описей с НТД и с личными делами мы заводили новые строки в реестр описей, то в Примере 24 у нас в архив поступает вторая партия дел постоянного срока хранения и по личному составу, поэтому новые строки в реестре мы не добавляем, а корректируем данные в соответствующих ранее заведенных строках!

Если из архива организации выбывает весь комплекс документов по конкретной описи и поступления более не планируется, то такая опись считается выбывшей. В нашем Примере 25 в фонде 1 выбыла опись № 1 (документы переданы в архивное учреждение и в архив организации более поступать не будут, т.к. фондообразователь был акционирован и с этого момента образован новый архивный фонд). В таких случаях:

• в графу «Примечание» вносится отметка о выбытии описи;
• в графе 1 меняется нумерация всех записей;
• в графе 5 ставится прочерк;
• графы 8–10 остаются заполненными, т.к. даже при передаче всего комплекса документов в архиве организации всегда остается 1 экземпляр описи, поэтому графы 8–9 остаются без изменений, а в графе 10 изменяется количество экземпляров описи;
• в графе 3 при выбытии описи перенумерация описей внутри фонда не производится, номер выбывшей описи остается свободным и не присваивается никакой другой описи внутри фонда, даже вновь поступившим описям.

Рассмотрим ситуацию, когда выбывают одни описи, но поступают другие (например, 1 опись была переработана и выбыла, но взамен появились 2 новые описи). В нашем Примере 26 выбыла опись № 3 научно-технической документации и поступили описи № 5 и № 6В. Но при этом выбывший в результате переработки описи № 3 и выбывший ранее № 1 вновь составленным описям не присваиваются. Также вы увидели, что в случае выбытия описи по акту ее переработки графы 8–10 не заполняются (ставится прочерк). Это связано с тем, что в результате переработки описи 1-й экземпляр включается в новую опись дел как единица хранения, а все оставшиеся экземпляры описи уничтожаются в установленном порядке. Нумерация записей в реестре меняется.

Мы рассмотрели порядок ведения таких учетных документов архива, как книга учета поступления и выбытия дел, документов, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Еще одним из сложных учетных документов архива является паспорт архива, но это тема для отдельной статьи. А мы напомним, что в архиве должно быть заведено еще и дело фонда – тоже обязательный учетный документ, однако с ним обычно затруднений не возникает.