Разделы VII «Организация хранения архивных документов» и VIII «Обеспечение сохранности архивных документов» «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов... в... организациях», утвержденных Росархивом в 2023 г. 1 содержат минимальное количество нововведений.
Вместе с тем выделение двух разделов, один из которых посвящен организации хранения архивных документов, а второй – обеспечению сохранности, представляется искусственным, т.к. сохранность архивных документов обеспечивается:
- и соблюдением нормативных условий хранения (раздел VII),
- и проведением проверок наличия и состояния архивных документов (раздел VIII).
В разделах установлены требования, направленные на поддержание архивных документов в оптимальном физическом состоянии, минимизацию рисков их порчи и (или) утраты. Это требования:
- к зданиям и помещениям, в которых размещается архив организации;
- обеспечению противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов;
- средствам хранения архивных документов (шкафам, стеллажам) и их размещению в архивохранилище;
- проведению физико-химической, профилактической и (или) реставрационно-профилактической и технической обработки архивных документов;
- проведению проверок наличия и состояния архивных документов.
К положениям, которых не было в Правилах 2015 года, относятся несколько:
1) о расчете площади архивохранилища, необходимой для размещения архивных документов. Правила 2023 года (п. 78) рекомендуют исходить из того, что на 1 кв. м архивохранилища размещаются в среднем 400 единиц хранения.
Это положение не противоречит более сложной методике расчета 2, в которой за основу берется количество единиц хранения, умещающихся на 1 полке архивного стеллажа длиной 1 м. На такой полке может поместиться от 30 папок типа «Корона» до 50 папок типа «скоросшиватель». В обычном архивном стеллаже 12 полок, следовательно, на 1 стеллаже размещаются от 350–400 до 600 единиц хранения (дел).
При расчете необходимо учитывать, что расстояние между стеллажами – 75 см, между рядами стеллажей – 1 м 20 см, ширина стандартного стеллажа – 45 см, длина – чуть более 1 м.
Кроме того, для расчета площади под архив необходимо знать:
- количество единиц хранения (дел), подлежащих хранению;
- количество единиц хранения, которые поступят на хранение как минимум в ближайшие 3–5 лет;
- какими стеллажами будет оборудовано архивохранилище (стационарными или передвижными);
2) еще одно новое положение (п. 87 Правил 2023 года) – это разрешение применять лампы:
-
не только накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью, как это было установлено старыми Правилами 2015 года,
-
но и люминесцентные с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, а также светодиодные светильники, разрешенные уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере пожарной безопасности (имеется в виду МЧС России). При выборе светодиодных и люминесцентных осветительных приборов для архивохранилищ следует руководствоваться нормативными документами 3.
В остальном требования к обеспечению противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов хранения не изменились.
Важный участок работы архивиста, направленный на обеспечение сохранности архивных документов, – это проверка наличия и состояния документов. Порядок проведения проверок установлен в разделе VIII «Обеспечение сохранности архивных документов». Обращают на себя внимание сроки проведения плановых проверок в п. 97: «Проверка наличия документов на бумажном носителе 4 должна производиться не реже одного раза в 10 лет (с пометкой «Для служебного пользования» – не реже одного раза в 5 лет)».
Периодичность проверок документов с грифом «Для служебного пользования» 1 раз в 5 лет позаимствована разработчиками Правил из профильного постановления Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 5, посвященного работе со служебной информацией ограниченного распространения: «...В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой «Для служебного пользования», проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет».
Напомним, что в п. 6 раздела «Общие положения» Правил 2023 года говорится о том, что эти Правила распространяются и на документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну 6, однако в Правилах ничего не сказано о том, с какой периодичностью нужно проводить проверки наличия и состояния архивных документов с грифами секретности, а также документов, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, персональные данные или иные виды конфиденциальной информации. Если действующим законодательством такие требования не установлены, следовало бы в Правилах 2023 года восполнить этот пробел – указать сроки проведения проверок для всех видов документов, содержащих сведения конфиденциального характера. Как известно, половинчатые решения создают дополнительные проблемы.
