В целях расширения поля своей деятельности организации создают филиалы и представительства. Они, в свою очередь, осуществляют собственную деятельность в интересах головной организации в пределах полномочий, закрепленных в положении о филиале (представительстве). Территориально филиалы и представительства могут находиться как в пределах региона места нахождения головной организации, так и в другой местности. Филиалы и представительства создают собственные документальные фонды, из которых далее образовываются архивные фонды. И рано или поздно встанет вопрос об организации архивного фонда (фондировании) конкретного представительства или филиала, а в дальнейшем возникнет вопрос о передаче документов на постоянное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив (далее – архивное учреждение).
Фондирование – это процесс организации документов в условиях конкретного архивного фонда. В процесс фондирования входит выявление границ архива каждого фонда совместно с определением принадлежности конкретных документов к определенному фонду. В процессе определения границ конкретного архивного фонда прежде всего необходимо учитывать юридическую самостоятельность фондообразователей.
Здесь, казалось бы, все просто: обращаемся к нормативной базе. Правилами архивов организаций 2023 года 1 установлено, что документы филиалов и представительств поступают в архив головной организации (п. 35). Это нововведение, т.к. в действовавших ранее Правилах архивов организаций 2015 года 2 не было указаний на этот счет.
См. новость «В какой архив и за чей счет передавать документы по личному составу ликвидируемого АО?» в № 2’ 2024
См. новость «Архив обязали принять кадровые документы банкрота бесплатно» в № 6’ 2017
См. новость «Когда платное принятие архивом документов по личному составу банкрота суд оправдает?» в № 5’ 2017
Аналогичная позиция изложена в Правилах архивных учреждений 2020 года 3.
И те и другие правила являются нормативными документами и подлежат безусловному исполнению. То есть ни те, ни другие правила не предусматривают вариантов: документы филиалов и представительств должны поступать в архив головной организации, а затем в соответствующее архивное учреждение (источником комплектования которого является головная компания). Но «складно было на бумаге»…
На практике при определении, источником комплектования какого архивного учреждения является представительство или филиал, зачастую ключевыми становятся такие факторы, как:
Связано это, скорее всего, с тем, что в период с 2020 по 2023 год (когда одновременно действовали еще не отмененные Правила 2015 года для организаций и...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Показываем, какие номера возникают у дела и его томов при заведении в структурном подразделении (это индекс по номенклатуре), потом на этапе описания в структурном подразделении, в архиве организации, после передачи в государственный или муниципальный архив. Как нумеровать дела внутри описей. Когда заполнять индекс на обложке дела и архивный шифр, включающий номер дела.
Какие требования к составу сведений на титульном листе описи дел предъявляют архивные Правила 2023 года? Кстати, образца его оформления там нет, его показываем мы, опираясь на рекомендации ГОСТ Р 7.0.97-2016. Какие дополнительные сведения стоит включить в титульный лист описи, чтобы облегчить поиск информации в архиве? Стоит ли оформлять его к каждому годовому разделу описи? Все предлагаемые варианты мы иллюстрируем примерами.
Какие категории дел подлежат полной технической обработке. Как отсортировать документы внутри дела, что изымать. Как пронумеровать листы дела (в т.ч. вложения в конвертах) и заполнить лист-заверитель дела. Как составить внутреннюю опись документов дела и для каких дел она, действительно, нужна. Что делать, если обнаружена пропажа какого-то документа. Как оформить лист использования документов. В какие дела стоит вложить пустой лист сразу после обложки. Как оформить обложку дела. Как заполнить поле номер дела на обложке, в листе-заверителе и во внутренней описи дела. Где указывается индекс дела по номенклатуре, а где архивный шифр, включающий номер дела по описи.
На примерах разбираем заполнение всех граф паспорта архива организации, хранящего управленческую документацию: откуда брать данные, по какой логике что надо суммировать и где указывать. Показываем образец полностью заполненного паспорта архива.
Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.
Показываем, какие номера возникают у дела и его томов при заведении в структурном подразделении (это индекс по номенклатуре), потом на этапе описания в структурном подразделении, в архиве организации, после передачи в государственный или муниципальный архив. Как нумеровать дела внутри описей. Когда заполнять индекс на обложке дела и архивный шифр, включающий номер дела.
Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?
Какие категории дел подлежат полной технической обработке. Как отсортировать документы внутри дела, что изымать. Как пронумеровать листы дела (в т.ч. вложения в конвертах) и заполнить лист-заверитель дела. Как составить внутреннюю опись документов дела и для каких дел она, действительно, нужна. Что делать, если обнаружена пропажа какого-то документа. Как оформить лист использования документов. В какие дела стоит вложить пустой лист сразу после обложки. Как оформить обложку дела. Как заполнить поле номер дела на обложке, в листе-заверителе и во внутренней описи дела. Где указывается индекс дела по номенклатуре, а где архивный шифр, включающий номер дела по описи.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
