В целях расширения поля своей деятельности организации создают филиалы и представительства. Они, в свою очередь, осуществляют собственную деятельность в интересах головной организации в пределах полномочий, закрепленных в положении о филиале (представительстве). Территориально филиалы и представительства могут находиться как в пределах региона места нахождения головной организации, так и в другой местности. Филиалы и представительства создают собственные документальные фонды, из которых далее образовываются архивные фонды. И рано или поздно встанет вопрос об организации архивного фонда (фондировании) конкретного представительства или филиала, а в дальнейшем возникнет вопрос о передаче документов на постоянное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив (далее – архивное учреждение).
Фондирование – это процесс организации документов в условиях конкретного архивного фонда. В процесс фондирования входит выявление границ архива каждого фонда совместно с определением принадлежности конкретных документов к определенному фонду. В процессе определения границ конкретного архивного фонда прежде всего необходимо учитывать юридическую самостоятельность фондообразователей.
Здесь, казалось бы, все просто: обращаемся к нормативной базе. Правилами архивов организаций 2023 года 1 установлено, что документы филиалов и представительств поступают в архив головной организации (п. 35). Это нововведение, т.к. в действовавших ранее Правилах архивов организаций 2015 года 2 не было указаний на этот счет.
См. новость «В какой архив и за чей счет передавать документы по личному составу ликвидируемого АО?» в № 2’ 2024
См. новость «Архив обязали принять кадровые документы банкрота бесплатно» в № 6’ 2017
См. новость «Когда платное принятие архивом документов по личному составу банкрота суд оправдает?» в № 5’ 2017
Аналогичная позиция изложена в Правилах архивных учреждений 2020 года 3.
И те и другие правила являются нормативными документами и подлежат безусловному исполнению. То есть ни те, ни другие правила не предусматривают вариантов: документы филиалов и представительств должны поступать в архив головной организации, а затем в соответствующее архивное учреждение (источником комплектования которого является головная компания). Но «складно было на бумаге»…
На практике при определении, источником комплектования какого архивного учреждения является представительство или филиал, зачастую ключевыми становятся такие факторы, как:
Связано это, скорее всего, с тем, что в период с 2020 по 2023 год (когда одновременно действовали еще не отмененные Правила 2015 года для организаций и...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Описываем документы за много лет. Появилось подозрение, что состав документов неполный. Проверить, так ли это, невозможно, т.к. номенклатуры дел за описываемый период отсутствуют. Как установить состав документов?
После проведения экспертизы ценности документов архивист должен принять в архив дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также по личному составу. Подскажем, как лучше организовать и провести этот процесс. Когда это надо делать. Как составить график приема-передачи дел разными подразделениями в архив организации, как его утвердить (показываем возможные варианты). Образец описи дел структурного подразделения на передачу их в архив сопровождаем подробными комментариями по ее составлению. Как на основе итоговой записи номенклатуры дел рассчитать количество ожидаемых к поступлению в архив дел, как рассчитать необходимое место на стеллажах (к математическому примеру добавляем важную оговорку, т.к. чистая математика здесь не спасет). Как выбрать стеллажи. Документы со сроком хранения до 10 лет включительно не включаются в архивный фонд, но в исключительных случаях могут быть переданы в архив на депозитарное хранение – показываем пример акта для этого.
Почему нельзя все электронные документы определенного года включать в одну опись (по форме из Приложения № 12 к архивным Правилам 2023 года)? На какие группы их следует разбить как минимум (каждую включив в свою опись электронных документов)? И какие дополнительные разновидности описей используют практики для удобства работы? Поводом для «разбирательств» стал вопрос читателя.
Многие организации хранят свои документы в одном помещении, куда год за годом стихийно переносят коробки и папки, а то и просто пачки файлов, которые уже не помещаются в кабинетах. Порядка в таких помещениях нет. Рано или поздно кому-то предстоит разобрать эти завалы и начать движение к системе архивного хранения документов компании. Автор статьи неоднократно справлялась с этой задачей на практике и делится своей оптимальной методикой: порядок действий, ценные тонкости, таблица для систематизации.
Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?
Почему нельзя все электронные документы определенного года включать в одну опись (по форме из Приложения № 12 к архивным Правилам 2023 года)? На какие группы их следует разбить как минимум (каждую включив в свою опись электронных документов)? И какие дополнительные разновидности описей используют практики для удобства работы? Поводом для «разбирательств» стал вопрос читателя.
Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.
Описываем документы за много лет. Появилось подозрение, что состав документов неполный. Проверить, так ли это, невозможно, т.к. номенклатуры дел за описываемый период отсутствуют. Как установить состав документов?
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
