Паспорт архива организации – еще один учетный документ архива, сложный, но крайне полезный, поскольку содержит аккумулированную информацию из всех основных учетных документов. Огромным плюсом является то, что паспорт состоит всего из 1 листа, в котором содержатся совокупные количественные показатели по всем архивным фондам, которые вы вносили в течение года во все учетные документы архива, т.е. паспорт может иметь и чисто прикладное значение. Вы сами поймете это, дочитав статью до конца. Однако сразу отметим: без качественного составления учетных документов архива вы не сможете составить достоверный паспорт, так что паспорт никоим образом не заменит их.
См. статью «Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации» в № 12’ 2023
См. статью «Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации» в № 1’ 2024
См. статью «Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации» в № 2’ 2024
Паспорт архива – документ не новый. В 1993 году были изданы Основы законодательства РФ «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» 1. В ст. 19 Основ было установлено, что все документы государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации подлежат государственному учету. В соответствии с Основами Росархив в 1997 году утвердил Регламент государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации 2, одним из приложений к которому и являлась форма паспорта архива организации, хранящего управленческую документацию.
Вот тут внимательный читатель заметит первое отличие статуса паспорта в системе учетных документов архива: паспорт предназначен для государственного учета архивных документов, тогда как прочие учетные документы архива – для учета архивных документов 3 внутри организации.
А самый внимательный читатель заметит еще одно отличие статуса: паспорт архива является обязательным документом, но не для всех организаций. Почему? Потому что он предназначен для учета документов Архивного фонда Российской Федерации, к которым относятся только документы постоянного хранения, а в соответствии с законодательством об архивном деле организации, хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов 4. То есть организации, не являющиеся источниками комплектования, вправе не составлять паспорт архива. Если в зоне вашей ответственности находится архив организации, не являющейся источником комплектования архивного учреждения, вы можете с облегчением отложить в сторону нашу статью, но мы не рекомендуем торопиться это делать. Помните, мы сказали о прикладном значении паспорта? Даже архивы неисточников комплектования могут здорово облегчить себе жизнь с таким паспортом. Интересно? Читайте дальше.
В связи с вступлением в силу Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» 5 Основы законодательства об архивном деле утратили силу, но и новый закон устанавливает обязательность государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Кстати, в Основах законодательства об архивном деле и в Законе об архивном деле государственному учету посвящены статьи с одинаковым номером – 19 :)
Так почему мы вспомнили про утратившие силу Основы законодательства об архивном деле, когда есть действующий Закон? Потому что в соответствии с Законом об архивном деле новый регламент государственного учета не принимался – действует прежний Регламент 1997 года. На сегодняшний день это единственный документ федерального уровня, который дает разъяснения по составлению паспорта архива. В свободном доступе в Интернете есть множество пособий, рекомендаций, памяток, инструкций по заполнению паспорта, составленных архивными учреждениями как субъектов Российской Федерации, так и муниципальных образований. Но только в нашей статье вы найдете ответы на вопросы, которых вышеперечисленные памятки и инструкции даже не коснулись, но с которыми вы вполне можете столкнуться на практике.
Основной задачей паспортизации архивов организаций является определение количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архивах организаций. Регламентом государственного учета предусмотрены 3 формы паспорта архивов организаций:
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Показываем, какие номера возникают у дела и его томов при заведении в структурном подразделении (это индекс по номенклатуре), потом на этапе описания в структурном подразделении, в архиве организации, после передачи в государственный или муниципальный архив. Как нумеровать дела внутри описей. Когда заполнять индекс на обложке дела и архивный шифр, включающий номер дела.
Что стоит закупать для обеспечения нормальной работы архива организации? Вам пригодится как сам подробный список, так и пояснения опытного архивиста о том, что бывает и что лучше выбирать, как использовать. Поговорим о стеллажах, архивных коробах, светильниках и оборудовании окон, мебели, оргтехнике, канцтоварах, коммунальном обслуживании, охране и пожарной безопасности. Ссылки на нормативную базу и сама логика работы помогут доказать руководству, что это вам действительно нужно.
Какие категории дел подлежат полной технической обработке. Как отсортировать документы внутри дела, что изымать. Как пронумеровать листы дела (в т.ч. вложения в конвертах) и заполнить лист-заверитель дела. Как составить внутреннюю опись документов дела и для каких дел она, действительно, нужна. Что делать, если обнаружена пропажа какого-то документа. Как оформить лист использования документов. В какие дела стоит вложить пустой лист сразу после обложки. Как оформить обложку дела. Как заполнить поле номер дела на обложке, в листе-заверителе и во внутренней описи дела. Где указывается индекс дела по номенклатуре, а где архивный шифр, включающий номер дела по описи.
Распространяется ли закон о персданных на архивные документы? Какие документы считаются архивными? Заметим, что ответы на эти вопросы пока не однозначны. Как тогда архиву защищать персональные данные при ответе на запросы граждан, в т.ч. из-за рубежа? На какую нормативную базу можно опереться? Данная статья стала результатом подготовки ответов на вопросы наших читателей, которым сложно работать при отсутствии ясной и логичной нормативной базы.
Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.
Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.
Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.
Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
