Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив
  3. Архивное дело

Разные номера у одного дела

0
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 11 / 2024
Вера Марышева
руководитель муниципального архива
Показываем, какие номера возникают у дела и его томов при заведении в структурном подразделении (это индекс по номенклатуре), потом на этапе описания в структурном подразделении, в архиве организации, после передачи в государственный или муниципальный архив. Как нумеровать дела внутри описей. Когда заполнять индекс на обложке дела и архивный шифр, включающий номер дела.
Связанный материал
Когда формировать дела?
№ 12 / 2023

Когда нужно формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел: в начале года сразу оформить все папки или же оформлять их по мере появления документов в течение года? Ответ в № 12’ 2023
Связанный материал
Полная обработка дела: подготовка к длительному хранению в архиве
№ 10 / 2024

В статье «Полная обработка дела: подготовка к длительному хранению в архиве» в № 10’ 2024 показано, какие категории дел подлежат полной технической обработке; как отсортировать документы внутри дела, что изымать, как пронумеровать листы (в т.ч. вложения в конвертах), оформить листзаверитель, внутреннюю опись, обложку, как прошить дело; что делать, если обнаружена пропажа какогото документа

Присвоение номера делу в структурном подразделении

При заведении дела в структурном подразделении ему присваивается индекс по номенклатуре дел, который отражается на корешке и лицевой стороне папки (см. отметку «1» в Примере 1 и 5).

Если документов за год 1 в деле собралось много и дело подлежит архивному хранению, то его делят на несколько томов (частей) так, чтобы каждое из них не превышало 250 листов и 4 см в толщину. Дела, которые подлежат архивному хранению, проходят полную техническую обработку (упорядочение документов, нумерация листов дела, составление листазаверителя и при необходимости внутренней описи документов, оформление обложки и подшивка дела), на обложках указывается индекс дела (его «первый номер»). Далее на них составляются описи дел структурного подразделения.

В описи дел каждый (или единственный) том дела должен фигурировать в отдельной строке и иметь собственный порядковый номер 2. См. Примеры 1 и 2. Вот так появляется «второй» номер дела.

Если опись дел структурного подразделения составляется впервые, то первым порядковым номером дела, естественно, является № 1. И здесь возникает вопрос: надо ли каждый годовой раздел описи дел структурного подразделения начинать с номера 1?

Пример 1. Дело с приказами по личному составу в номенклатуре дел за 2023 год

Пример 2. Два тома дела с приказами по личному составу в описи дел за 2023 год

А теперь представьте: если в описи структурного подразделения за 2021, 2022, 2023 годы нумерация дел/томов в каждом году начинается с 1, то в этой описи получится три дела с № 1, три...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
доступ
к Базе знаний

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

доступ
к Базе знаний

Рекомендовано для вас

Передача документов в архив из подразделений

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2025
Архивное дело

После проведения экспертизы ценности документов архивист должен принять в архив дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также по личному составу. Подскажем, как лучше организовать и провести этот процесс. Когда это надо делать. Как составить график приема-передачи дел разными подразделениями в архив организации, как его утвердить (показываем возможные варианты). Образец описи дел структурного подразделения на передачу их в архив сопровождаем подробными комментариями по ее составлению. Как на основе итоговой записи номенклатуры дел рассчитать количество ожидаемых к поступлению в архив дел, как рассчитать необходимое место на стеллажах (к математическому примеру добавляем важную оговорку, т.к. чистая математика здесь не спасет). Как выбрать стеллажи. Документы со сроком хранения до 10 лет включительно не включаются в архивный фонд, но в исключительных случаях могут быть переданы в архив на депозитарное хранение – показываем пример акта для этого.

Евгения Кожанова
директор компании «Архив-63», эксперт по делопроизводству и архивному делу

Разбор хранилища документов, или Путь от склада макулатуры к работающему архиву

Делопроизводство и архив
№ 06 / 2025
Архивное дело

Многие организации хранят свои документы в одном помещении, куда год за годом стихийно переносят коробки и папки, а то и просто пачки файлов, которые уже не помещаются в кабинетах. Порядка в таких помещениях нет. Рано или поздно кому-то предстоит разобрать эти завалы и начать движение к системе архивного хранения документов компании. Автор статьи неоднократно справлялась с этой задачей на практике и делится своей оптимальной методикой: порядок действий, ценные тонкости, таблица для систематизации.

Евгения Кожанова
директор компании «Архив-63», эксперт по делопроизводству и архивному делу

Должно ли совпадать количество дел постоянного хранения в номенклатуре и описи?

Делопроизводство и архив
№ 09 / 2025

В итоговой записи к номенклатуре указано, сколько дел постоянного хранения образовано в истекшем году. Но в архив организации поступило дел больше, чем указано в итоговой записи. Возможна ли ситуация наоборот: в архив поступает меньше дел, чем указано в итоговой записи к номенклатуре? В принципе, должно ли совпадать количество дел постоянного хранения в номенклатуре дел и в описи за один и тот же год?

Вера Марышева
руководитель муниципального архива

Если обнаружены документы за период, за который остальные уже сданы в архив (часть 2)

Делопроизводство и архив
№ 05 / 2025
Архивное дело

Мы разобрались в сложном вопросе, потому что в действующих архивных Правилах 2023 года не дана четкая технология действий. Поэтому на практике поступают по-разному. Мы описали все эти варианты и пояснили, от чего зависит выбор каждого их них, какие + и – надо учитывать. Если обнаружены документы, которые составляют отдельные дела или тома дел за тот период, за который документы уже сданы в архив, то можно действовать по-разному: внести изменения рукописно в первоначальный вариант описи дел, оформить отдельный документ – дополнение к описи дел или дополнительную опись, можно даже полностью переработать опись. Объясняем, в каком порядке действовать; как составить акт об обнаружении неучтенных документов или дел; как нумеровать новые единицы хранения; оформлять лист-заверитель этих дел; как корректировать итоговую запись к годовому разделу описи дел; надо ли подписывать, согласовывать и утверждать эти изменения.

Вера Марышева
руководитель муниципального архива

Личные дела и должностные инструкции работников в вопросах и ответах

Делопроизводство и архив
№ 01 / 2020
Современное делопроизводство

Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Делопроизводство и архив
№ 06 / 2020
Современное делопроизводство

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

Сергей Шуринов
начальник отдела документационного обеспечения ОАО «Метрострой»

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 1)

Делопроизводство и архив
№ 12 / 2023
Архивное дело

Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.

Вера Марышева
руководитель муниципального архива

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 3)

Делопроизводство и архив
№ 02 / 2024
Архивное дело

Читайте третью часть подробной статьи в этом номере журнала. Мы на примерах объясняем логику заполнения следующих учетных документов архива организации: список фондов (нужен, если их несколько), лист фонда, реестр описей дел. Вы поймете, как в них отражать различные ситуации: наличие нескольких архивных фондов, смену наименования организации, поступление документов по новым видам сводных описей, а также поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей дел, получение архивом из подразделений неописанных документов и их последующее упорядочивание с составлением описи силами специалистов архива, переработку ранее полученной описи дел, передачу части документов в архивное учреждение (что актуально для источников комплектования). Мы освещаем наиболее сложные вопросы, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в архивных Правилах 2023 года.

Вера Марышева
руководитель муниципального архива