Top.Mail.Ru
Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив
  3. Архивное дело

Разные номера у одного дела

0
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 11 / 2024
Вера Марышева
руководитель муниципального архива
Показываем, какие номера возникают у дела и его томов при заведении в структурном подразделении (это индекс по номенклатуре), потом на этапе описания в структурном подразделении, в архиве организации, после передачи в государственный или муниципальный архив. Как нумеровать дела внутри описей. Когда заполнять индекс на обложке дела и архивный шифр, включающий номер дела.
Связанный материал
Когда формировать дела?
№ 12 / 2023

Когда нужно формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел: в начале года сразу оформить все папки или же оформлять их по мере появления документов в течение года? Ответ в № 12’ 2023
Связанный материал
Полная обработка дела: подготовка к длительному хранению в архиве
№ 10 / 2024

В статье «Полная обработка дела: подготовка к длительному хранению в архиве» в № 10’ 2024 показано, какие категории дел подлежат полной технической обработке; как отсортировать документы внутри дела, что изымать, как пронумеровать листы (в т.ч. вложения в конвертах), оформить листзаверитель, внутреннюю опись, обложку, как прошить дело; что делать, если обнаружена пропажа какогото документа

Присвоение номера делу в структурном подразделении

При заведении дела в структурном подразделении ему присваивается индекс по номенклатуре дел, который отражается на корешке и лицевой стороне папки (см. отметку «1» в Примере 1 и 5).

Если документов за год 1 в деле собралось много и дело подлежит архивному хранению, то его делят на несколько томов (частей) так, чтобы каждое из них не превышало 250 листов и 4 см в толщину. Дела, которые подлежат архивному хранению, проходят полную техническую обработку (упорядочение документов, нумерация листов дела, составление листазаверителя и при необходимости внутренней описи документов, оформление обложки и подшивка дела), на обложках указывается индекс дела (его «первый номер»). Далее на них составляются описи дел структурного подразделения.

В описи дел каждый (или единственный) том дела должен фигурировать в отдельной строке и иметь собственный порядковый номер 2. См. Примеры 1 и 2. Вот так появляется «второй» номер дела.

Если опись дел структурного подразделения составляется впервые, то первым порядковым номером дела, естественно, является № 1. И здесь возникает вопрос: надо ли каждый годовой раздел описи дел структурного подразделения начинать с номера 1?

Пример 1. Дело с приказами по личному составу в номенклатуре дел за 2023 год

Пример 2. Два тома дела с приказами по личному составу в описи дел за 2023 год

А теперь представьте: если в описи структурного подразделения за 2021, 2022, 2023 годы нумерация дел/томов в каждом году начинается с 1, то в этой описи получится три дела с № 1, три...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
доступ
к Базе знаний

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

доступ
к Базе знаний

Рекомендовано для вас

Сколько хранить проекты документов и листы согласования к ним

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2024
Современное делопроизводство

Несколько противоречивая формулировка в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления приводит к тому, что некоторые организации длительно хранят не только подписанный документ, но и все его рабочие проекты с листами согласования, даже когда этого не требуется. Объясняем, как делать правильно: какие рабочие проекты надо хранить столько же, сколько подлинники, а какие нет; как оба эти варианта отразить в номенклатуре дел. Поводом для статьи стал вопрос читателя.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Заявления – основания к приказам

Делопроизводство и архив
№ 07 / 2024

Нужно ли хранить заявления – основания к приказам в деле вместе с приказами? Каким нормативным документом регулируется этот вопрос?

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

Полная обработка дела: подготовка к длительному хранению в архиве

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2024
Архивное дело

Какие категории дел подлежат полной технической обработке. Как отсортировать документы внутри дела, что изымать. Как пронумеровать листы дела (в т.ч. вложения в конвертах) и заполнить лист-заверитель дела. Как составить внутреннюю опись документов дела и для каких дел она, действительно, нужна. Что делать, если обнаружена пропажа какого-то документа. Как оформить лист использования документов. В какие дела стоит вложить пустой лист сразу после обложки. Как оформить обложку дела. Как заполнить поле номер дела на обложке, в листе-заверителе и во внутренней описи дела. Где указывается индекс дела по номенклатуре, а где архивный шифр, включающий номер дела по описи.

Вера Марышева
руководитель муниципального архива

Оформляем титульный лист к описи дел

Делопроизводство и архив
№ 07 / 2024
Архивное дело

Какие требования к составу сведений на титульном листе описи дел предъявляют архивные Правила 2023 года? Кстати, образца его оформления там нет, его показываем мы, опираясь на рекомендации ГОСТ Р 7.0.97-2016. Какие дополнительные сведения стоит включить в титульный лист описи, чтобы облегчить поиск информации в архиве? Стоит ли оформлять его к каждому годовому разделу описи? Все предлагаемые варианты мы иллюстрируем примерами.

Вера Марышева
руководитель муниципального архива

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Делопроизводство и архив
№ 06 / 2020
Современное делопроизводство

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

Сергей Шуринов
начальник отдела документационного обеспечения ОАО «Метрострой»

Уничтожение документов

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2011
Архивное дело

С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация. В данной статье мы расскажем о порядке проведения этой процедуры, а также о способах ее документального подтверждения. Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов? Как меняется комплект оформляемых документов, если вы прибегаете к услугам сторонней организации? Когда и как оформляется акт об уничтожении испорченных бланков документов? Какие способы уничтожения применяют для бумажных и электронных документов?

Екатерина Шестакова
генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент», к.ю.н.

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 1)

Делопроизводство и архив
№ 12 / 2023
Архивное дело

Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.

Вера Марышева
руководитель муниципального архива

Личные дела и должностные инструкции работников в вопросах и ответах

Делопроизводство и архив
№ 01 / 2020
Современное делопроизводство

Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ