Top.Mail.Ru
Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив
  3. Архивное дело

Разные номера у одного дела

0
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 11 / 2024
Вера Марышева
руководитель муниципального архива
Показываем, какие номера возникают у дела и его томов при заведении в структурном подразделении (это индекс по номенклатуре), потом на этапе описания в структурном подразделении, в архиве организации, после передачи в государственный или муниципальный архив. Как нумеровать дела внутри описей. Когда заполнять индекс на обложке дела и архивный шифр, включающий номер дела.
Связанный материал
Когда формировать дела?
№ 12 / 2023

Когда нужно формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел: в начале года сразу оформить все папки или же оформлять их по мере появления документов в течение года? Ответ в № 12’ 2023
Связанный материал
Полная обработка дела: подготовка к длительному хранению в архиве
№ 10 / 2024

В статье «Полная обработка дела: подготовка к длительному хранению в архиве» в № 10’ 2024 показано, какие категории дел подлежат полной технической обработке; как отсортировать документы внутри дела, что изымать, как пронумеровать листы (в т.ч. вложения в конвертах), оформить листзаверитель, внутреннюю опись, обложку, как прошить дело; что делать, если обнаружена пропажа какогото документа

Присвоение номера делу в структурном подразделении

При заведении дела в структурном подразделении ему присваивается индекс по номенклатуре дел, который отражается на корешке и лицевой стороне папки (см. отметку «1» в Примере 1 и 5).

Если документов за год 1 в деле собралось много и дело подлежит архивному хранению, то его делят на несколько томов (частей) так, чтобы каждое из них не превышало 250 листов и 4 см в толщину. Дела, которые подлежат архивному хранению, проходят полную техническую обработку (упорядочение документов, нумерация листов дела, составление листазаверителя и при необходимости внутренней описи документов, оформление обложки и подшивка дела), на обложках указывается индекс дела (его «первый номер»). Далее на них составляются описи дел структурного подразделения.

В описи дел каждый (или единственный) том дела должен фигурировать в отдельной строке и иметь собственный порядковый номер 2. См. Примеры 1 и 2. Вот так появляется «второй» номер дела.

Если опись дел структурного подразделения составляется впервые, то первым порядковым номером дела, естественно, является № 1. И здесь возникает вопрос: надо ли каждый годовой раздел описи дел структурного подразделения начинать с номера 1?

Пример 1. Дело с приказами по личному составу в номенклатуре дел за 2023 год

Пример 2. Два тома дела с приказами по личному составу в описи дел за 2023 год

А теперь представьте: если в описи структурного подразделения за 2021, 2022, 2023 годы нумерация дел/томов в каждом году начинается с 1, то в этой описи получится три дела с № 1, три...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
доступ
к Базе знаний

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

доступ
к Базе знаний

Рекомендовано для вас

Если обнаружены документы за период, за который остальные уже сданы в архив (часть 1)

Делопроизводство и архив
№ 04 / 2025
Архивное дело

В этом номере журнала рассказываем, как действовать, если дело уже сформировано, прошито, включено в уже утвержденную опись дел и передано в архив, а после этого в подразделении обнаружились документы, которые должны были быть подшиты в это дело. Объясняем, как вшить или вклеить новые листы в ранее обработанное дело, перенумеровать все листы, оформить новый лист-заверитель, что исправить на обложке дела, как отразить изменения в описи дел.

Вера Марышева
руководитель муниципального архива

Составление описи дел (часть 3)

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2025
Архивное дело

Показываем, как можно оформить титульный лист и предисловие к годовому разделу описи дел. Могут ли быть описаны документы разных лет в одном годовом разделе. Как отразить изменение наименования организации. Кто может составлять опись дел, кто ее должен согласовать и утвердить. Какие требования содержат Правила 2023 года, что они не конкретизируют, как в результате делают эту работу на практике. Какие элементы справочного аппарата к описи дел стоит составлять к каждому годовому разделу, а какие только после завершения описи (кроме титульного листа и предисловия могут потребоваться перечень переименований и изменения подведомственности, оглавление, список сокращений, указатели). Когда опись дел можно завершить.

Вера Марышева
руководитель муниципального архива

Каким образом передавать электронные документы в государственные и муниципальные архивы

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2025
Архивное дело

Что сейчас тормозит прием-передачу электронных документов в архивные учреждения. Какая нормативная база уже есть и что ожидаем в ближайшем будущем. Как развивается работа на специальной государственной платформе «Центр хранения электронных документов» – какой прорыв в технологических решениях нас ожидает до конца 2030 года.

Елена Романова
заместитель директора Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Что делать, если опись дел утрачена?

Делопроизводство и архив
№ 02 / 2025
Архивное дело

Разбираем ситуацию, когда единицы хранения на месте, но отсутствует учетный документ – годовой раздел описи дел, по которому они были переданы в архив организации. Показываем алгоритм действий для источников и неисточников комплектования: где искать опись и как восстановить документ, если его все-таки не нашли, что отразить в предисловии к описи.

Вера Марышева
руководитель муниципального архива

Личные дела и должностные инструкции работников в вопросах и ответах

Делопроизводство и архив
№ 01 / 2020
Современное делопроизводство

Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 1)

Делопроизводство и архив
№ 12 / 2023
Архивное дело

Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.

Вера Марышева
руководитель муниципального архива

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Делопроизводство и архив
№ 06 / 2020
Современное делопроизводство

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

Сергей Шуринов
начальник отдела документационного обеспечения ОАО «Метрострой»

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 3)

Делопроизводство и архив
№ 02 / 2024
Архивное дело

Читайте третью часть подробной статьи в этом номере журнала. Мы на примерах объясняем логику заполнения следующих учетных документов архива организации: список фондов (нужен, если их несколько), лист фонда, реестр описей дел. Вы поймете, как в них отражать различные ситуации: наличие нескольких архивных фондов, смену наименования организации, поступление документов по новым видам сводных описей, а также поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей дел, получение архивом из подразделений неописанных документов и их последующее упорядочивание с составлением описи силами специалистов архива, переработку ранее полученной описи дел, передачу части документов в архивное учреждение (что актуально для источников комплектования). Мы освещаем наиболее сложные вопросы, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в архивных Правилах 2023 года.

Вера Марышева
руководитель муниципального архива