Когда нужно формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел: в начале года сразу оформить все папки или же оформлять их по мере появления документов в течение года? Ответ в № 12’ 2023
В статье «Полная обработка дела: подготовка к длительному хранению в архиве» в № 10’ 2024 показано, какие категории дел подлежат полной технической обработке; как отсортировать документы внутри дела, что изымать, как пронумеровать листы (в т.ч. вложения в конвертах), оформить листзаверитель, внутреннюю опись, обложку, как прошить дело; что делать, если обнаружена пропажа какогото документа
При заведении дела в структурном подразделении ему присваивается индекс по номенклатуре дел, который отражается на корешке и лицевой стороне папки (см. отметку «1» в Примере 1 и 5).
Если документов за год 1 в деле собралось много и дело подлежит архивному хранению, то его делят на несколько томов (частей) так, чтобы каждое из них не превышало 250 листов и 4 см в толщину. Дела, которые подлежат архивному хранению, проходят полную техническую обработку (упорядочение документов, нумерация листов дела, составление листазаверителя и при необходимости внутренней описи документов, оформление обложки и подшивка дела), на обложках указывается индекс дела (его «первый номер»). Далее на них составляются описи дел структурного подразделения.
В описи дел каждый (или единственный) том дела должен фигурировать в отдельной строке и иметь собственный порядковый номер 2. См. Примеры 1 и 2. Вот так появляется «второй» номер дела.
Если опись дел структурного подразделения составляется впервые, то первым порядковым номером дела, естественно, является № 1. И здесь возникает вопрос: надо ли каждый годовой раздел описи дел структурного подразделения начинать с номера 1?
Пример 1. Дело с приказами по личному составу в номенклатуре дел за 2023 год
Пример 2. Два тома дела с приказами по личному составу в описи дел за 2023 год
А теперь представьте: если в описи структурного подразделения за 2021, 2022, 2023 годы нумерация дел/томов в каждом году начинается с 1, то в этой описи получится три дела с № 1, три...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Подскажите, пожалуйста, как лучше прошивать зачетную книжку в личном деле студента, учитывая то, что зачетка в твердой обложке и имеет скобы (они вклеены в обложку). Делать копию и прошивать со всеми листами?
Какие документы включать в личное дело гражданского служащего? В каком порядке? Какие обязанности есть у кадровой службы по ведению личных дел? Правила оформления личных дел служащих: когда и по какой форме составлять внутреннюю опись документов личного дела (есть региональная специфика); когда ознакамливать человека с его личным делом и как это документировать; как нумеровать листы и заполнять лист-заверитель дела; пример обложки личного дела. Как регистрировать (нумеровать) личные дела? Когда их надо «закрывать»? Сколько лет хранить после увольнения? И сколько лет держать дела в кадровой службе (есть отличие от общего правила)? Когда они могут быть переданы в другую организацию (вместо сдачи в свой архив)? Обращаем ваше внимание на сложные моменты, связанные с разношерстностью нормативного регулирования данной работы в федеральных правилах и на региональном уровне.
Показываем алгоритм действий и образцы документов: запроса на передачу личного дела, сопроводительного письма, акта приема-передачи, внесения изменений на обложку личного дела, полученного с предыдущего места службы. Разбираемся в «недомолвках» нормативной базы: что значит продолжение ведения личного дела по новому месту службы? Сколько лет хранить личное дело в кадровой службе после увольнения? В каком виде его передавать на новое место службы? А если госслужащий уходит работать в коммерческий сектор?
Работаем с организацией, где было порядка 10 000 личных дел уволенных работников. Но была еще одна проблема: часто уволенные сотрудники возвращались и вновь устраивались на работу. Тогда кадровая служба забирала дело такого работника из архива и продолжала его вести. Как вносить данное дело в опись? Делить его или нет?
Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.
Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.
Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?
Читайте третью часть подробной статьи в этом номере журнала. Мы на примерах объясняем логику заполнения следующих учетных документов архива организации: список фондов (нужен, если их несколько), лист фонда, реестр описей дел. Вы поймете, как в них отражать различные ситуации: наличие нескольких архивных фондов, смену наименования организации, поступление документов по новым видам сводных описей, а также поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей дел, получение архивом из подразделений неописанных документов и их последующее упорядочивание с составлением описи силами специалистов архива, переработку ранее полученной описи дел, передачу части документов в архивное учреждение (что актуально для источников комплектования). Мы освещаем наиболее сложные вопросы, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в архивных Правилах 2023 года.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
